6 forretningstrusler i 2020 og hvordan man møder dem ved hjælp af risikostyring

Dato:4 / 29 / 2020
Længde:13 minutter
Forfatter:Jan Pop
Del:

Har du identificeret alle risici i dit projekt eller firma, som du løbende overvåger og opsætter processer for at forhindre dem? Fra min egen erfaring er dette normalt ikke tilfældet, og risikostyring , som f.eks. backup af data, bliver en forsømt aktivitet, som kun værdsættes retrospektivt, når det normalt er for sent.

2020 er et vendepunkt med hensyn til risikostyring. Med udbruddet af coronavirus krise og den endelige slutningen af ​​den lange økonomiske vækstperiode, skifter de fleste virksomheder fra at maksimere overskuddet og opnå vækst KPI'er til at stabilisere og sikre deres forretning og forberede sig på de betydelige ændringer, der venter os i de kommende uger, måneder og år.

Så lad os se på mest almindelige risici vi står overfor i dag eller står snart overfor. I den anden del af artiklen præsenterer jeg de grundlæggende principper for risikostyring, der hjælper dig med at tackle disse trusler.

1) Økonomiske problemer, pengestrøm og budgetnedskæringer

Kombinationen af ​​regeringsbestemmelser, karantæne, lukning af et stort antal virksomheder, suspension eller reduktion af mange tjenester enten af ​​økonomiske eller menneskelige ressourcer, budgetnedskæringer hos de fleste virksomheder og usikkerhed om fremtiden har medført, at alle vores økonomiske planer og prognoser vi havde i begyndelsen af ​​2020 er nu absolut ud af virkeligheden. Derfor kan det forventes, at mange virksomheder er nødt til at håndtere pengestrømsproblemer, krisestyring og se efter betydelige økonomiske besparelser i stedet for planlagt vækst og ekspansion til nye markeder.

2) Forstyrrelse i forsyningskæden

Ifølge en undersøgelse af Institut for Supply Chain Management i marts næsten 75% af virksomhederne har oplevet forstyrrelser i forsyningskæden på grund af Covid-19-pandemien og restriktionerne pålagt. Fremstilling, detailhandel og mange andre virksomheder er derfor nu i betydelig usikkerhed omkring levering af varer fra Kina, som ofte er deres største eller endda eneleverandør.

3) Mennesker, arbejdsproduktivitet og ressourcestyring

Hurtige og uventede ændringer, såsom reduceret efterspørgsel efter de fleste varer og tjenester, karantæneforanstaltninger, øget fjernarbejde hjemmefra, men også de nye forretningsmuligheder, der opstår ved hver krise, har medført, at virksomheder er nødt til at tage spørgsmål om menneskelige ressourcer mere end nogensinde før , og skal fleksibelt planlægge deres arbejdsevne. Således emner som kontrol og styring af fjernarbejde fra en home office ved hjælp af specialiseret projektsoftware såsom Easy Project, overvågning af medarbejdernes produktivitet, Men også reduktion af arbejdstiden, en fald i lønninger eller afskedigelser blev relevant.


4) Cybersikkerhed

Med udbruddet af coronavirus-pandemien og meddelelsen om karantæne flyttede virksomheder millioner af deres ansatte til et hjemmekontor. Mange af disse mennesker arbejder eksternt for første gang i deres liv, og mange på usikre netværk og enheder, der er lette mål for hackere. Derfor har vi været vidne til en et stadigt stigende antal cyberangreb i de seneste måneder.

5) Juridiske problemer

I lyset af de ovenfor beskrevne begivenheder er det meget sandsynligt, at mange mindre iværksættere såvel som mellemstore og store virksomheder, vil ikke længere være i stand til at opfylde deres kontraktlige og andre juridiske forpligtelser. Dette vil afspejles i øget usikkerhed mellem forretningspartnere, andre omkostningsbesparende foranstaltninger og endda et øget antal retssager og erstatningstvister.

6) Uforberedelse over for den "nye normale" verden

Selvom meget af den aktuelle ændring er temmelig negativ, kan hele situationen ses som en transformation af systemet. Mange mennesker og virksomheder er stadig på udkig efter en tilbagevenden til den "normale" tilstand, før krisen brød ud, hvor deres forretning fungerede og gav overskud. Jeg tror dog, at du aldrig kommer ind i den samme flod to gange, og ny "normal" verden, der opstår fra denne krise, kan for evigt være meget forskellig fra den gamle for mange brancher. Dette vil uundgåeligt føre til afslutning eller svækkelse af mange virksomheder. Omvendt vil det også åbne op for nye muligheder, der i sidste ende vil føre til omfordeling af kapital på lokalt såvel som globalt niveau. Mange ændringer kan også blive fremskyndet af et politisk skift forårsaget af en markant stemningsændring i samfundet forbundet med virkningerne af den økonomiske krise og usikkerhed. Vi kan allerede iagttage mange nye trends i dag, såsom at fremskynde den digitale transformation af lande og virksomheder, ændre forbrugernes shoppingadfærd, endnu hurtigere e-handelsvækst eller stigningen i telemedicin.

Det betyder ikke noget, om du er påvirket af flere af de trusler, der er beskrevet ovenfor, eller om du har identificeret helt andre udfordringer i din virksomhed. Effektiv risikostyring og dens principper kan let anvendes til ethvert problem det er ikke helt sikkert at forekomme.

Selvom der er utallige tip til "hvordan man styrer risiko", mit mål er ikke at overvælde dig med ideer og lektioner, hvis brugervenlighed og funktionalitet ofte er ganske individuel for en given type projekt og type risiko. Tværtimod vil jeg gerne introducer tre universelle principper der danner grundlæggende elementer i vellykket risikostyring, uanset om du er et it-selskab, en mellemstor produktionsvirksomhed eller en lille opstart.

1. Omfattende tilgang fra identifikation til handlingstrin ledelse

Risikostyring har en klar metode og flere faser, hvis korrekte implementering er afgørende for en vellykket styring af enhver potentiel trussel. I teorien kan de individuelle faser kaldes forskelligt, men i princippet er det disse Identifikation - Evaluering - Reaktion - Løsning - kontrol.

Risikoidentifikation er tilsyneladende den enkleste fase, hvis Formålet er at afsløre alle mulige trusler. Jeg anbefaler at bruge brainstorming, hvor gruppemedlemmer kaster en mulig risiko efter den anden, drøfter hver enkelt, og arrangøren skriver risikoen på tavlen, så alle kan se dem. I anden runde distribuerer arrangøren et stykke papir til hvert medlem, og det følgende er en 10-15 minutters blok, hvor alle har plads til at tænke selv og nedskrive yderligere risici, som endnu ikke er identificeret. Efter afslutningen af ​​risikoidentifikationen vil gruppemedlemmerne gå frem efter hinanden foran bestyrelsen, kort præsentere deres risici og skrive dem på tavlen blandt de andre trusler.

Dette efterfølges af a risikovurdering, hvis formål er at vurdere, prioritere og ekskludere individuelle punkter, der ikke er risici. Især fordi deres mulige påvirkning eller sandsynlighedsrate er ubetydelig, eller omvendt, fordi deres opfyldelse forekommer næsten sikker. Derefter er dette ikke risici, men reelle problemer. Vi kan dog normalt bruge en risikostyringsmetodik til alligevel at adressere dem.

Ved evaluering af individuelle risici anvender vi metoderne for kvalitativ og efterfølgende kvantitativ analyse. Vi bestemmer især dens sværhedsgrad, det sandsynlighed for opfyldelse, det mulige konsekvenser, det tidsmæssig nærhed af opfyldelsen og størrelsen af ​​det mulige økonomiske virkninger. Under hensyntagen til sandsynligheden og mulige økonomiske virkninger kan vi let beregne krævet beredskabsreserve. For korrekt evaluering anbefaler jeg at bruge specialiseret software, der sparer dig tid og sikrer, at du ikke har glemt noget. Desuden vil det visualisere de vurderede risici i grafer og indikatorer som risikomatrixen, der viser individuelle risici i henhold til sværhedsgrad og sandsynlighedsrate og således giver dig mulighed for klart at bestemme dine prioriteter.

Risikovurderingen følges af Responsfase, hvor den mest passende måde at tackle risikoen skal vælges. Bemærk dog, at valg er ikke begrænset til kun modvilje. I princippet har vi flere mulige reaktioner - risikoaversion, afhjælpning, accept eller overførsel til en tredjepart. Det er sandsynligvis sandsynligt, at du har identificeret flere risici, end du kan afværge, eller at afværge dem alle ikke ville være effektive i betragtning af mulighedsomkostningerne. Derfor er det vigtigt ikke at undervurdere evalueringsfasen, da det giver dig mulighed for effektivt at prioritere og korrekt beslutte, hvilke risici du vil adressere, og som du simpelthen vil acceptere.

Den næstsidste fase for de risici, du har valgt at tackle, er opløsning. Nu kommer projektledelse, opgaver, tidsfrister og teamwork-koordinering i spil. Du kan normalt administrere handlingstrinnene for at tackle risici i almindelig projektstyringssoftware. Jeg bruger Easy Project, hvor jeg let kan styre de nødvendige handlingstrin som projektleder, samt evaluere, vurdere og visualisere individuelle risici. På den måde kan jeg det kontrollere hele risikostyringsprocessen i den samme software, som jeg bruger til projektstyring.

Når først risiciene er identificeret, evalueret og handlingstrin styres, er det kun tilbage kontrol. Som en del af risikostyringen overvåger jeg regelmæssigt individuelle risici (ideelt visualiseret i grafer og indikatorer) og reagerer på de skiftende omstændigheder, som normalt manifesteres af en ændring i mulige konsekvenser eller en ændring i sandsynligheden for opfyldelse. Ideelt set i form af væsentlig afbødning af den potentielle indvirkning eller endda modvilje af selve risikoen.

2. Anvendelse til daglig drift

Som jeg skitserede i indledningen, er den største svaghed ved risikostyring, at det sandsynligvis vil blive glemt, indtil der virkelig sker noget. Uden forhåndsforebyggelse befinder hold ofte sig midt i krisestyring med den eneste opgave at minimere skader, som måske ikke er sket overhovedet. Jo senere reaktionen kommer, jo vanskeligere er det at løse problemet. Derfor forebyggelse i form af risikostyring er normalt billigere og mere effektiv med hensyn til skader og kapacitetsanprisninger end at løse et problem, der allerede er opstået.

At indarbejde risikostyring i de daglige processer er en effektiv måde at endelig starte forebyggelse til tiden. Men hvordan gør man det? Efter min erfaring vil de følgende tre trin være nyttige: 1) Indstil risikostyringsprocessen, så den passer til din virksomheds størrelse og drift og involver alle medarbejdere i den. Hvert teammedlem skal være ansvarlig for at identificere risici i sit arbejde og skal være motiveret til at adressere dem, enten alene eller i samarbejde med manageren. Omvendt bør gentagen ignorering af risici og manglende deltagelse i processen med identifikation og løsning ikke tolereres. 2) Udnævne en advokat for risiko i dit team eller afdeling. Den ideelle person til denne rolle er for eksempel en projektleder, der er synkroniseret med alle projektspecialister og har et overblik over alt, hvad der sker. En risikoadvokat er normalt ikke i stand til at udføre sin funktion i projekter eller afdelinger, hvor han på grund af arten af ​​hans vigtigste job ikke engagerer sig fuldt ud dagligt. Derfor, hvis du er et større firma, anbefaler jeg, at du udnævner flere advokater til risiko for at dække alle dine projekter. Advokatens opgave er ikke at forhindre alle risici ved ens magt, men at lede individuelle teammedlemmer til selv at komme med mulige risici og etablere en effektiv proces, der hjælper med at løse dem. Så advokaten for risiko er en person, der ofte vil stille dette spørgsmål på møder: "Hvad er risikoen ved denne beslutning?" og vil være ansvarlig for at sikre, at de enkelte faser, dvs. Identifikation - evaluering - respons - løsning - inspektionen finder faktisk sted. 3) Adresser ikke risikostyring i et Excel-regneark, som alle kan få adgang til, men ingen kommer virkelig dertil. Integrer i stedet risikostyring i et projektsystem, som teammedlemmer bruger hver dag. 

3. Inddragelse af hele teamet, fleksibilitet og eksternt samarbejde

Som du sandsynligvis allerede forstår, er risikostyring ikke en separat aktivitet fra en specialist. Det er ofte nødvendigt at involvere flere teammedlemmer og undertiden eksterne specialister, såsom en advokat, revisor eller dataanalytiker. Dette gælder især i identifikations- og evalueringsfasen, når du har brug for ekspertise på forskellige områder for at kunne finde og korrekt vurdere forskellige risici. Det er næppe muligt for en person at korrekt identificere og vurdere alt produkt, økonomisk, juridisk personale såvel som tekniske risici. Det er også nødvendigt at involvere flere mennesker, tildele opgaver og sikre effektiv kommunikation i løsningsfasen, når du prøver at afværge risikoen eller i det mindste mindske dens indflydelse.

Begivenhederne i 2020 lærer os, hvor vigtig fleksibilitet og muligheden for at arbejde eksternt er i projektet og menneskeledelse. Dette er især gælder risikostyring. For eksempel kan det let ske, at du i sidste øjeblik opdager en risiko, der vil have en ødelæggende indflydelse, og hvis sandsynlighed ikke er lav. I dette tilfælde skal du svare så hurtigt som muligt, engagere teamet, planlægge handlinger, tildele ressourcer, oprette opgaver, tildele frister og effektivt koordinere hele processen. Ofte i samarbejde med mennesker, der af en eller anden grund ikke kan være på kontoret eller arbejde eksternt som standard.

Hastigheden og effektiviteten af ​​dit svar vil blive stærkt påvirket af de værktøjer, du bruger. Derfor, Jeg anbefaler at bruge omfattende risikostyringssoftware såsom det allerede nævnte Easy Project. Det tilbyder specielle funktioner til alle individuelle faser af risikostyring såvel som alle nødvendige projektstyringsfunktioner såsom tjeklister  med frister, Gantt diagrammer , WBS tankekort , integreret kalender , holdchat og videokonferencer via Zoom-integration  or ressource  og økonomiske styringsværktøjer . På et par klik kan du prøve det gratis og beslutte selv.

Jeg ønsker dig held og lykke med at identificere og styre dine risici. Hvis du har spørgsmål vedrørende dette emne, er du velkommen til at kontakte mig på denne e-mail.

Prøv Easy Project i en 30-dages gratis prøveperiode

Fuldt udstyret, SSL-beskyttet, Daglige sikkerhedskopier, i din Geo