Leder du et nyt projekt? Besvar disse 11 spørgsmål før dens egen start

1. Hvad er målet med projektet?

Dette spørgsmål har flere fortolkninger, den første fortolkning er rent praktisk. Hvad skal være det endelige resultat af projektet? I de fleste tilfælde er der ikke kun et resultat, men et helt antal leverancer spredt i flere faser. Som svar på det første spørgsmål er en enkel liste over leverancer tilstrækkelig. Og de leverancer, der forventes at blive leveret, fungerer som en Tjekliste gennem hele projektet.

2. Hvad er det egentlige mål med projektet?

Den anden fortolkning er noget mere kompliceret, men også mere vigtig. Målet med projektet er ikke selve resultatet, men effekten, som resultatet skal have. Designer du et nyt websted? Hvad forventer kunden fra hjemmesiden? Hvordan vil du måle succes? Hvilken vision skal du følge? Find svar på disse spørgsmål med dit team, og opbevar den i hukommelsen gennem hele projektet.

3. Hvad er IKKE formålet med projektet?

Så vigtig som indstilling projektets mål, er også en afklaring af, hvad der IKKE vil være formålet med projektet. Efter afklaring af output er det tilrådeligt at tænke over hvert segment af projektet separat og krydskontrol med modparten, der er ansvarlig for levering af hvert segment af projektet. Tilsvarende tilrådes det at diskutere med kunden hans forventning til projektets indvirkning og forsøge at fjerne de urealistiske forventninger. Dette er den bedste måde, hvordan man undgår mulige uoverensstemmelser og ikke-planlagt ekstra arbejde.

4. Hvor meget tid har vi?

Dit projekt har sandsynligvis en deadline fastsat på forhånd. Og selvom du helt sikkert har gennemført en række projekter, hvor deadlines gentagne gange er blevet udskudt, bør du stadig tage deadlines alvorligt. Deadlines er nøglen til at forstå projektets tidslinje og dermed projektets arbejdsramme. Opsætning af en velovervejet deadline vil hjælpe dig med at vælge en passende strategi til styring af projektet. Selvom nogle frister er temmelig fleksible, er det nødvendigt at indstille mindst interne frister, ideelt inklusive undertrin, som giver dig mulighed for at spore fremskridt med dit team.

5. Hvem er den rigtige klient?

De af jer, der tidligere har leveret et projekt til en større virksomhed, har helt sikkert oplevet en situation, hvor folk, du aldrig har hørt om før, begyndte at kommentere på aspekterne og formen for leverancerne i projektets slutfase. Det er bestemt ikke forkert, for det meste er det et spørgsmål om intern politik og for større virksomheder er det simpelthen en almindelig procedure. I et optimalt tilfælde vil man dog gerne undgå situationer, hvor nogen beder om større ændringer en uge før projektets afslutning. Afklar med modparten allerede i starten af ​​projektet, hvem der skal indgå i beslutningsproces og prøv at begrænse antallet af deltagere.

6. Hvem er din kontaktperson?

Ud over andre er det nødvendigt at afklare med modparten, hvem der er forbindelsesofficer. Det vil sandsynligvis være den person, du er i kontinuerlig projektkommunikation med. Det er dog vigtigt at kontrollere, om det i tilfælde af en nødsituation og en ad hoc-beslutning er denne person, der er ansvarlig for dem. Og når du afklarer disse punkter, skal du også gøre klart, hvilke form for kommunikation (e-mail, WhatsApp, opkald) denne person foretrækker.

7. Hvem arbejder på projektet?

Dette burde være ideelt klart. Hvis du allerede er fortrolig med projektledelse, kan du nemt løse dette spørgsmål selv. Det kan være mere kompliceret, hvis du deltager i et allerede startet projekt med et team, du ikke kender. Men også her kan du sagtens hamle op med de andre. Hvad skal du primært fokusere på? Du bør fokusere på udpegelsen af ​​hver person, om de har de nødvendige færdigheder, erfaring og tid nok. Gør derefter afsæt ekstra ressourcer og støtte, hvis du føler, at der ikke tildeles nok kompetencer / erfaring / tid.

8. Hvem er publikum?

Når vi administrerer et projekt, kan det let ske, at vi har en tendens til at tilfredsstille ønsker fra klienten eller anden modpart til enhver pris. Men deres ønsker imødekommer ikke altid målgruppens behov, og at opfylde disse behov vil ikke føre til opfyldelse af projektets mål, som det blev sat i spørgsmål nummer 2. Derfor, når du leverer et projekt, skal du ikke glemme dig eller dit team, målgruppen. Og selvom det undertiden føles som at kæmpe mod vindmøller, så spørg din klient det samme spørgsmål.

9. Hvad har vi brug for?

Har du og dit team alle de nødvendige værktøjer til rådighed? Selv denne faktor skal gennemtænkes, og om nødvendigt bør den nødvendige teknologi sikres. Alt starter med den rigtige projektstyringssoftware til beta-testfaciliteten. Har du alt til rådighed, eller skal du have noget at købe til denne lejlighed?

10. Har nogen nogensinde gjort dette før?

Vi taler her både i snævrere og bredere forstand. Resulterer dit projekt i at være noget, som virksomheden tidligere gjorde? Har de konkurrerende organisationer noget, der ligner dit produkt/projekt? Findes der sådan noget på et andet marked? Eller på et andet kontinent? Se efter inspiration, skabeloner og prøver, hvor du kan. Hvis du vil innovere, er det fantastisk, men der er ingen grund til at opfinde cyklen igen.

11. Hvad er der i vores måde?

Problemet med forhindringer er, at det mest er umuligt at forudsige dem. Men inden du går ind i det næste projekt, kan du prøve det i det mindste som en tankeøvelse. Tænke over tidligere projekter og tænk på, hvad der kan gå galt denne gang, og hvad der kan få os til at miste vejen til en vellykket afslutning. Og tænk på, hvem der vil være ansvarlig for at løse sådanne problemer, og hvordan han skal løse dem.

I sidste ende skal den seneste anbefaling stilles disse 11-spørgsmål i starten af ​​projektet. Men da forskellige aspekter af projektet pludselig kan ændres, tilrådes det form spørgsmål ofte og opdater dem hvis situationen anmoder herom.