Bedste værktøjer til digital projektstyring (del 2): ​​Sådan styres risiko, økonomi og mennesker

7/13/2021
5 minutter
Jakub Zaťovič
Tillykke! Hvis du også har læst vores første del, så har du allerede gennemført halvdelen af ​​"forberedelsen" til styringen af ​​dit digitale projekt. I anden del af bloggen vil vi se på de risici, der venter dig i projektledelse af denne type projekter, og hvordan du effektivt kan håndtere dem ved hjælp af værktøjerne i Easy Project. Fra planlægning til risikostyring til kunsten at kommunikere effektivt.

Risikostyring og digitale projekter

Risikoidentifikation er som at samle alt, der kan have en negativ indvirkning på projektudviklingen. Det lyder ikke særlig fristende, men hvis du inkluderer denne aktivitet i projektplanlægningsfasen, du vil hjælpe dig selv (og dit projekt) meget. Derudover får du en nyttig liste, som du kan registrere direkte i værktøjet til risikostyring.

Dette er en fuldgyldig projektledelsesproces:

  • Risikoidentifikation og vurdering - find ud af sandsynligheden, sværhedsgraden og tidspunktet for risici og følgelig hvilken beredskabsreserve, du kan stole på.
  • Risikoovervågning og -kontrol - filtrer individuelle risici, fx efter projekt, sværhedsgrad eller timing, og prioriter dem i overensstemmelse hermed.
  • Risikostyring - tildele en reaktion på risiko og håndtering af den: oprette opgaver, tildele ansvarlige personer og overvåge udviklingen.

Tip: Sende en masse-e-mail til alle teammedlemmer, der spørger: "Hvad tror du kan gå galt her?" er ikke den optimale løsning. Du må hellere indkalde et møde! Det er stadig ikke standarden i vores region, men hvis du i sidste ende diskuterer risiciene direkte med hinanden - og endda med klienten - sparer du tid. Derudover vil du ikke overse særlige risici, som du muligvis ikke kan identificere som en manager, men dine specialister gør det. Kollegaer, der er ansvarlige for hver opgave, vil kunne forklare direkte til andre teammedlemmer, hvad risikoen er i deres del af projektet, og hvad der kan gøres ved det. Til digitale projekter er der nok at forklare, især fra udviklere. For eksempel fjerner du truslen om utilstrækkelige leverancer, som derefter kan "blokere" for projektet. Desuden hjælper det med at lægge hjernen sammen ikke kun med at identificere trusler, men også finde løsninger. Så lad os sige, at det første skridt i risikostyring er at planlægge et sådant møde.

 

Budget og omkostningsoverslag

Svarende til "klassiske" projekter, er budget af digitale projekter er meget skrøbelig. Projektledere temmelig ofte støder på den situation, hvor selve produktets digitalisering - under programmering, test og optimering - prisoverslag stemmer ikke overens med, hvad der blev godkendt i forberedelsesfasen. Hvad kan man gøre ved dette? Hvis du følger de første råd i økonomistyring og overvåger også regelmæssigt nuværende forbrug vs. projektbudget, finder du hurtigt ud af, om du er på rette spor, eller hvis du mister sporet. Nøglen er at altid have kontrol over økonomien. Ved, om du er over planen, eller om du er i varmt vand, og forstå i begge tilfælde hvorfor. Dette hjælper dig med at reagere hurtigt og undgå at skulle løse problemet hurtigt.

 

Ressourcestyring i digitale projekter og optimering

Hvornår planlægningsopgaver, vigtigst af alt glem ikke test og efterfølgende optimering. For ethvert program eller websted vil der være fejl, som du finder ud af under testen. Vores råd er derfor:

  • I Scheduler, afsæt tid til (A / B) test, som inkluderer de kolleger, der ikke arbejdede på projektet. Det kan meget let ske, at de giver dig en drivkraft, som du som alt for involveret i projektet med succes har overset.
  • Reserve tid til optimering, som inkluderer fejlrettelser. Pas på, disse kan også være tidskrævende opgaver, ikke kun "kosmetiske behandlinger".
  • Mindst en uge efter den officielle lancering af projektet give kapacitet til eventuelle ændringer af produktet efter feedbacken du modtager fra slutbrugere. Men sørg for, at du har et sted at registrere det, og hvordan du vurderer det. Det Help Desk er ideel til dette formål.

 

Resumé

Processen med at skabe et digitalt produkt har sine detaljer, som også afspejles i projektledelse. Det er en god ide at diskutere projektrisici med dit team lige fra starten. Når du opretter dit projekts budget, skal du huske på, at dit projekts bane ikke kun kører fra A til B, men at test, optimering og derefter brugerstøtte også følger. Vi ser frem til dit nye digitale projekt, lad os vide, hvordan du har det!

Alt-i-et-software til en moderne projektleder? Let.

Få alle kraftfulde værktøjer til perfekt projektplanlægning, styring og kontrol i en software.

Prøv Easy Project i 30 dages gratis prøveperiode

Fuldstændige funktioner, SSL-beskyttet, daglige backups, i din geolocation