Centraliseret ressourcestyring – Drøm med høj udnyttelse eller et planlægningsmareridt?

Menneskelige ressourcer er en organisations største udgift. At sikre, at din planlægning af menneskelige ressourcer er gennemtænkt og udnyttet fuldt ud, er et kritisk aspekt af projekter.

Inden du ansætter flere ressourcer, vil du sikre dig, at den arbejdsstyrke, du har til rådighed, er fuldt udnyttet. Der er ikke noget værre end at skaffe yderligere ressourcer kun for at indse, at du ikke kan beholde dem på grund af manglende arbejde.

Ressourcehåndteringssoftware hjælper dig med at administrere ressourcer til aktuelle og potentielle projekter, der sikrer, at du har de rigtige ressourcer med de bedste kvalifikationssæt, der er tildelt, hvor de er mest nødvendige. Dette værktøj hjælper dig med at planlægge, planlægge og forudsige efter individ eller rolle, herunder efter projekt- eller opgaveniveau.

Alle virksomheder laver ressourceplanlægning. Det er nødvendigt for medarbejdere, entreprenører eller begge dele. Det type værktøjer brugt reflekterer virksomhedens størrelse. Den oprindelige planlægning udført på en tavle af et lille firma vil udvikle sig, når virksomheden vokser. Et større selskab vil kræve at etablere målinger for at nå sine økonomiske mål. Når du har brug for eller vil investere i et ressourcestyringssystem, er der nogle fordele og ulemper, du skal overveje.

Fordele

Synlighed for, hvor dine ressourcer tildeles

For at maksimere dine ressourcer ønsker du at vide, hvilke projekter de arbejder på, og hvornår de vil være tilgængelige til at påtage sig et andet projekt. For at opnå dette på en effektiv måde skal du have et system på plads. Et centralt ressurssystem giver dig en visuel eller en rapporter om fordelingen af ​​dine ressourcer.

Forudsigelighed ved skalering

Når virksomheden vokser, vil antallet af projekter også. Du vil have det et vist niveau af forudsigelighed for at hjælpe dig med at skalere op til efterspørgslen efter ressourcer. Måske behøver du overhovedet ikke at skalere op, fordi du har de ressourcer, du har brug for, bare for at gå af med et andet projekt. Planlægningssoftware kan vise dig, hvor du har ressourcer til rådighed til at tildele nye opgaver.

Nem projektstyring

Tidsporing

Projekter har typisk budgetter tildelt dem. I projektets varighed vil du have et system på plads, så ressourcer kan indtaste deres tid, så du kan spore deres indsats. Du kan bruge planlægningssoftwaren til at se projektets fremskridt, bekræfte opgaveestimater, og akkumulere de tilhørende omkostninger.

tid Management

Når ressourcer indtaster deres tid og synligheden for opgaveprogression, kan du hurtigt tildele ressourcen til en anden opgave. Afhængig af typen af ​​implementeret ressourceplanlægningssoftware kunne en ressource se den samlede projektstatus og udviklingen af ​​deres opgaver. Når en ressource ser progressionen af ​​indsatsen, er den hjælper med at bevare fokus og forblive motiveret for at nå projektets milepæle.

Nem projektstyring

Ulemper

Sikkerhed og privatliv

At sikre og beskytte medarbejdernes privatliv er et vigtigt forretningsansvar. Ja, systemet vil være adgangskodebeskyttet, men nogle hackere finder denne information værdifuld og forsøger at bryde ind i dit system. Andre sikkerhedsforanstaltninger kan indføres, såsom at begrænse adgangen til autoriserede personer eller investere i andre sikkerhedsværktøjer for at mindske et angreb.

Menneskelig fejl

Data skal tilføjes til ressourceplanlægningssystemet, og dette skaber en mulighed for menneskelig fejl. En dato kunne indtastes forkert eller en medarbejders navn. Korrigering af en medarbejders navn kan muligvis ikke have væsentlige konsekvenser, men en dato, der er indtastet forkert, kan have indflydelse på et projekts tidslinje, der påvirker en kundes levering.

Bundlinjen

Brug af et menneskeligt ressourcestyringssystem kan hjælpe dig med at nå dine virksomhedsmål. Men med ethvert system vil en gennemgang og analyse af fordele og ulemper hjælpe dig med at bestemme det bedste system til dine behov.