Covid F ** kups i projektledelse, der virkelig skete: Hvordan man undgår afgørende premierministerfejl i Covid Times

Fordi det er okay at lære ved at lave fejl, men at lære af andres fejl er bare køligere!

1. Det var en syg tv-spot! Bogstaveligt talt.

Karel er en erfaren kontodirektør, der arbejder for en af ​​de mest succesrige kreative bureauer i Tjekkiet. I begyndelsen af ​​marts 2020 modtog han gode nyheder - hans bureau blev bedt om at oprette et tv-sted, der lancerede en ny premium-kaffe.

To dage før skyderiet lærte han, at et medlem af produktionsteamet blev testet positivt for coronavirus. Med det, næsten hele produktionsteamet måtte gå i karantæne.

”Det var ikke muligt at udsætte skyderiet - låsen blev annonceret om at komme om to dage. Jeg var nødt til at finde, ansætte, underskrive og orientere et helt nyt produktionsteam om 24 timer. Plus, arranger Covid-test og håb, at allesammen er negativ. ”

Siden da, Karels projektledelse har ændret:

”Når det kommer til optagelse, fotooptagelse eller radiospotoptagelse, skal alle involverede mennesker have negative covid-tests. Jeg har arrangeret en aftale med en privat klinik, der leverer hurtige testresultater. Og det hele er inkluderet i projektbudgettet. Koster det mere? Jo da. Men meget mindre end at arrangere et helt nyt hold på få timer. Tro mig, forebyggelse er billigere og meget mere effektiv i det lange løb end 'brandbekæmpelse'. "

2. Stol aldrig på 'The best-case scenario' eller hvorfor du ikke kunne læse denne artikel for en måned siden

Denne er vores. Ærligt talt kører vi normalt projekter problemfrit. Men nogle gange overmotiverer vi os selv. Vores efterårskampagne (som også giver dig denne artikel) er et godt eksempel på hvordan ikke så god planlægning kan lægge pres på hele holdet.

Hvad skete der?

Vi tror på det originale indhold, der virkelig kan hjælpe projektledere og deres teams med at organisere sig bedre og levere hurtigere. Derfor forsøgte vi at samle førstehånds ideer og læring om problemer og løsninger, som PM'er står over for, og skrive dem ned. Vi kontrollerede, hvilke ressourcer vi har brug for til det:

• Indholdsadministrator - organisere teamet og svar fra klienter
  
  
• Tekstforfatter - skriv den egentlige artikel ned
  
  
• Social Media Manager - administrer sociale medieannoncer og brummer om emnet
  
  
• Grafisk designer - vælg billeder og opret annoncer til artiklen

Nu kan vi garantere dig, at ingen af ​​disse fyre keder sig i at arbejde for Easy Project. Men da vi tjekkede vores projektoversigt, virkede det som om der stadig var noget ekstra ressource tid. Her er hvad der skete - vi planlagde dem alle på fuld tid. Uden tidsreserve tilbage. Hvilken grundlæggende fejl kan du sige, og ja, vi er enige. Alligevel gjorde vi det! Vores strateg Paul siger:

"Min fejl. Den generelle regel, du ikke bør ignorere, især ikke i 2020, er 'Planlæg dine ressourcer med reserve'. Ellers ender du enten med et udbrændtholdsteam eller meget forsinket. ”

Den endelige version af denne artikel og hele den sociale mediekampagne, der fører her, blev udsat dag for dag. Der var simpelthen vigtigere ting at gøre på projekterne. Men så gik der en måned, og emnet begyndte at blive mindre og mindre varmt. Til sidst afsluttede vi alt på en regnfuld weekend og diskuterede det hele i Zoom-mødet. Så vær venlig at planlægge med en reserve for at undgå den f ** kup, vi gjorde!

"Planlæg med mange reserver.
Både med hensyn til ressourcer og budget. "

3. Så seje ideer! (Farede vild.)

Mark er senior produktchef i et succesfuldt softwarefirma med base i Zürich, Schweiz. De leverer fantastiske applikationer over hele verden. Da en af ​​deres klienter bad ham om at komme med den såkaldte Covid-tracker (med en mulig brug af de nationale regeringer), syntes det at være en udfordring.

”Jeg har lavet online brainstorming mange gange. Hjemmekontor eller ej, jeg sammensatte en stor gruppe seniorer fra UX, IT og sundhedspleje. Klienten var også en del af dette onlinemøde, da hans indsigt og ønsker var vigtige. ”

Forestil dig det møde: alle til tiden. Alle er perfekt forbundet. Alle havde gode point at sige.

”Det var ærligt talt en af ​​de mest effektive brainstormings, jeg nogensinde har ført. Til sidst takkede jeg alle og lovede at sende en optagelse, så vi kan komme tilbage til ideer når som helst vi ønsker det. Så kiggede jeg på optageknappen, og jeg indså: den var slukket hele tiden. ”

På grund af hans manglende opmærksomhed og ingen noter nedskrevet har Mark simpelthen mistet alle idéer fra brainstormingsteamet og måtte gentage hele mødet.

”På den ene side var det godt, det skete. Ikke alene havde jeg dobbeltkontrolleret optageknappen og lavet optagelsen af ​​videoen, men jeg har også startet hele projektet med en fantastisk tankekort vi gjorde. Vi har simpelthen brugt WBS, der blev bredere og bredere, efterhånden som mødet fortsatte. Da det var en del af alt-i-en PM-software, blev opgaverne fra kortet automatisk rettet til Task Manager. På denne måde vidste alle perfekt, hvad de skulle gøre, og hvordan deres arbejde påvirker andre. ”