Sådan automatiseres kundeservice med nemt projekt

Som ejer af enhver virksomhed, uanset hvilken skala du opererer på, kundeservice skal være en af ​​dine nøgleprioriteter og du skal sikre, at dine eksisterende og potentielle kunder får hjælp og vejledning på den mest effektive måde.

Hvad er automatiseret kundeservice, og hvorfor er det vigtigt?

Når det er sagt, er det også vigtigt at forstå, at kundeservice er vanskelig, og det er ikke så let, som det ser ud til at få det rigtigt. I første omgang, selv de mest effektive af menneskedrevne kundeservicerammer kan kollapse på grund af en overbelastning af mennesker, der har brug for assistance, udfordrende situationer og konstant tidspres, hvilket fører til forskellige konsekvenser blandt kundeservicepersonalet, herunder træthed, irritabilitet og nedsatte beslutningsevner.

Det er her begrebet automatiseret kundeservice kommer i spil. Automatiseret kundeservice refererer til udnyttelse og inkorporering af digitale teknologier og fungerer i din kundeserviceproces, for at reducere elementet af menneskelig involvering og gøre din kundeserviceramme mere pålidelig og pålidelig.

HelpDesk i Easy Project

Årsager til at automatisere kundeservice

At investere i automatisering af kundeservicen af ​​din virksomhed/projekt er noget, du ikke vil fortryde, og det betaler sig altid, både på den korte og den lange bane. Her er fordelene forbundet med det.

1. Live support døgnet rundt

Kunder hader at overholde åbningstider for at få deres spørgsmål besvaret, og dette kan være en deal-breaker for dem. Selvom dette er en begrænsning i menneskedrevet kundeservice, kan du nemt sikre, at dine eksisterende og potentielle kunder kan få assistance og svar på deres forespørgsler gennem automatiseret kundeservice, der arbejder døgnet rundt.

Ifølge Zendesk, en overvældende 89% af kunderne anser det for vigtigt at have et hurtigt svar på deres første forespørgsel, hvilket kun er muligt gennem automatiseret kundeservice.

2. Nedsatte driftsomkostninger

Automatisering af kundeservice ville kræve en engangsinvestering for at erhverve softwaren/hardwaren og give træning, men det er alt. Du kan nedbringe dine løbende udgifter forbundet med kundeservice i væsentligt omfang ved at vælge automatisering.

3. Hurtig svartid

Selvfølgelig ville automatiseret kundeservice reducere ventetiden og svartiden drastisk, hvilket øger dine chancer for at lande en kunde.

4. Pålidelighed

Til monotone opgaver som at besvare forespørgsler og give grundlæggende assistance, er teknologien yderst pålidelig, og du kan forvente, at dit automatiserede system udfører disse opgaver i en glat måde med minimale fejl eller fejl.

5. Kundernes komfort

Kunder er ofte mere komfortable i at kommunikere med automatiserede systemer for at formidle deres forespørgsler, så de kan stille flere spørgsmål og få deres forespørgsler / bekymringer behandlet.

6. Mindre afhængigheder

Afhængigheder i kundeserviceprocesser kan vise sig at være meget forstyrrende og kan bremse det hele kundeservicekæde. Heldigvis minimerer automatiseret kundeservice afhængigheder, hvilket gør processerne hurtigere og glattere.

HelpDesk i Easy Project

Sådan opsætter du Easy Project HelpDesk

For at automatisere kundeservice skal du bruge software, der passer til dine behov, og Nemt projektstyringsværktøj er en, du kan bruge, og opsætningen af ​​en Easy Project helpdesk er ret enkel.

1. Føj projekt til HelpDesk

Til at begynde med, før du opretter en HelpDesk, skal du oprette et grundlæggende projekt, som du senere skal lave tilføje til HelpDesk. Du kan se listen over eksisterende projekter og tilføje det, du ønsker, til HelpDesk ved hjælp af den givne mulighed. Når du tilføjer et projekt til HelpDesk, vises indstillingerne for HelpDesk.

2. Indstil og konfigurer standardpostkasse

Dernæst kan du oprette en standardpostkasse ved at gå til Administration >> HelpDesk >> Alle postkasser >> Tilføj postkasse. Dette vil bede om at åbne et panel, hvor du kan konfigurere indstillinger såsom intervaller og postkasseindstillinger. Når du er færdig, vises postkassen i indstillingerne, og du kan tildele et projekt til en postkasse.

3. Vælg Standardopgavetype

Easy Project giver dig også mulighed for at vælge en standardopgavetype for HelpDesk-billetterne, vælge en modtager fra rullemenuen og tilføje kolleger. Ved at vælge en ansat og tilføje kolleger, kan du sikre, at du har placeret de bedst egnede personer til at løse problemer, der hører under deres domæne, hvilket øger den samlede produktivitet.

Bagefter kan du definere kontraktlige timer (månedligt), resterende timer, aggregeret startdato og aggregeret periode. Det samme HelpDesk-indstillingspanel lader dig også definere domænet/e-mail/søgeord, der skal udfylde dette projekt. Denne funktion er yderst nyttig til at samle alle indgående meddelelser relateret til et bestemt domæne på samme sted og gøre svarcyklussen mere effektiv.

4. Overvåg SLA 

For at sikre effektiv løsning af billetter kan du også konfigurere indstillingerne for serviceniveauaftalen (SLA) ved at justere timer til svar, timer der skal løses, prioritetsniveau og SLA-arbejdstid. Det kan du gennem effektiv prioritering sikre dig tidsfølsomme spørgsmål blive løst hurtigt, og du mister ikke afgørende tid på at løse mindre vigtige problemer først.

At holde styr på SLA-metrics kan vise sig at være ekstremt vigtigt, da det giver dig mulighed for at analysere ydeevnen for dit kundeserviceteam, identificere uoverensstemmelser hvor det er tydeligt, og snarest afhjælpende.

Overvejelser og konklusion

Mens automatisering af din kundeservice helt sikkert kan gøre din samlet drift mere effektiv og meget pålidelig, er det også vigtigt at forstå, at automatisering af kundeservice er en løbende proces, der kræver, at du observerer og overvåger processerne såvel som resultaterne med jævne mellemrum for at sikre, at hele rammen kører problemfrit.

Du skal muligvis også introducere nyt funktioner og foranstaltninger at optimere processerne yderligere, hvilket behov er helt afhængig af typen af ​​din virksomhed/projekt og dine målsætninger.

Desuden afhænger omfanget af, hvor positivt automatiseret kundeservice kan påvirke hele din forretning / projekt hvor godt du integrerer hele kanalsættet og relaterede elementer. Teknologier såvel som dine medarbejdere skal alle integreres lige ind i systemet for at undgå et operationelt rod og flaskehalse i dine processer.