Sådan bygger du en PMO fra bunden

Hvad er et PMO (projektledelseskontor)?

Et projektledelseskontor er en vigtig komponent i enhver succesfuld organisation. Det fungerer som centralt knudepunkt for alle projektledelsesaktiviteter, yde støtte, vejledning og ressourcer til projektledere og teams.

Det er ansvarligt for at etablere projektledelsesstandarder, give uddannelse og støtte til projektledere og hjælpe med at sikre, at projekter afsluttes til tiden og inden for budgettet. Men PMO's rolle kan være forskellig i forskellige virksomheder afhængig af deres mål og behov.

Hvad er de mest almindelige typer af PMO?

Før du bygger en PMO, er det vigtigt at lære om de forskellige typer så du kan vælg den rigtige til din virksomhed. Der er flere slags, hvoraf nogle er blandet sammen og skaber endnu en - de er defineret af organisatoriske behov, mål og ressourcer.

1. PMO-direktivet: Denne type PMO er ansvarlig for håndhævelse af PM-standarder og processer på tværs af organisationen. Det kan også give vejledning og støtte til projektledere, men det har ikke autoritet til at træffe beslutninger på vegne af projektgrupperne.
2. Understøttende PMO: Giver støtte og ressourcer til projektledere, men den har ikke myndighed til at træffe beslutninger eller håndhæve standarder. Dens primære rolle er at bistå projektledere i planlægningen og udførelsen af ​​deres projekter.
3. Samarbejdende PMO: Denne arbejder tæt sammen med projektledere for at sikre, at projekter er afstemt med organisationens overordnede strategiske mål. Det kan også have en mere rådgivende rolle, der giver vejledning og anbefalinger til projektteams.
4. Aktivering af PMO: Fokuseret på at levere værktøjer, ressourcer og støtte nødvendigt for, at projektledere kan levere deres projekter med succes. Det kan også give trænings- og udviklingsmuligheder for at hjælpe projektledere med at forbedre deres færdigheder.
5. Strategisk PMO: Denne PMO-type er ansvarlig for at tilpasse organisationens projekter til dens overordnede strategi og mål. Det kan også være ansvarlig for porteføljepleje og identificere nye projektmuligheder.

Hvornår er et godt tidspunkt at starte?

Det er der intet entydigt svar hvornår er det rigtige tidspunkt at bygge en PMO. Det er vigtigt for en organisation omhyggeligt at vurdere sine behov og ressourcer, før de beslutter sig for dem. Imidlertid, nogle tegn kan tyde på det er den det rigtige tidspunkt at bygge en PMO. Fandt du nogle af disse problemer i din organisation?

• Inkonsekvent projektledelsespraksis: en PMO kan hjælpe med at etablere standardprocesser og procedurer til styring af forskellige projekter.
• Flere projekter uden centralt tilsyn: Hvis din organisation administrerer mange forskellige projekter uden centralt tilsyn eller koordinering hjælper en PMO med at give det tilsyn og sikre, at projekter er i overensstemmelse med organisationens overordnede mål og målsætninger.
• Svært ved at håndtere interessenter: Hvis din organisation har svært ved at håndtere interessenter og opfylde deres forventninger, kan en PMO hjælpe med at forbedre interessenternes engagement og kommunikation.
• Udfordringer med projektlevering: Hvis din organisation oplever problemer med at levere projekter til tiden og inden for budgettet, kan en PMO hjælpe dig med at identificere og løse de grundlæggende årsager til disse udfordringer.

"Vi byggede vores PMO sidste år. Efter et år, takket være den gennemsigtige sporing af projekter, den fastsatte struktur og processer og den ensartede rapportering direkte i Easy Project, har vi spild ikke tid på Project Office-møder med unødvendige og lange statusopdateringer og det kan vi bruge den sparede tid primært på projekter Der har ikke kører efter planen. Vi kan se på dem strategisk og optimere deres fremskridt, så vi med succes kan styre dem. Og på projekter, der kører efter planen, fejrer vi endnu mere for deres afslutning."

Jan Řeřicha, chef for PMO, Easy Software

Tid til at komme i gang! Men hvordan?

At bygge dit første projektledelseskontor lyder måske som en skræmmende opgave, men i virkeligheden behøver det ikke at være så udfordrende, hvis du følger de rigtige trin og husker på, at processen kan tage noget tid.

Her er syv trin at følge, hvis du vil at komme i gang:

1. Definer formålet, typen og omfanget af PMO'en: Bestem, hvorfor du vil etablere en PMO, og hvilke specifikke funktioner den skal tjene.
2. Vurder den aktuelle tilstand af projektledelse i din organisation: Identificer styrkerne og svaghederne ved din nuværende projektledelsespraksis, og afgør, hvilke forbedringer der kan foretages gennem etablering af en PMO.
3. Udarbejd en plan for PMO: Opret en detaljeret plan for PMO, herunder dens struktur, personale, ressourcer og budget. Denne plan bør stemme overens med de overordnede mål og mål for din organisation.
4. Kommuniker planen til interessenter: Del planen for PMO med relevante interessenter, og søg deres input og buy-in. Dette vil være med til at sikre, at PMO'en har den støtte, den skal bruge for at få succes.
5. Implementer PMO: Sæt planen for PMO i værk, herunder ansættelse af personale, allokering af ressourcer og etablering af processer og procedurer.
6. Etablere processer og kommunikation: Klare processer og procedurer for PMO er vigtige for at lykkes, herunder retningslinjer for projektledelse, kommunikation og beslutningstagning. En god måde er også at etablere effektive kommunikationskanaler for PMO, herunder både interne og eksterne interessenter, for at sikre, at alle er informeret og opdateret om PMO-aktiviteter.
7. Overvåg og evaluer PMO'en: Gennemgå regelmæssigt PMO'ens ydeevne og foretag justeringer efter behov for at sikre, at den opfylder organisationens behov.

Er en PMO rigtig for din virksomhed?

hvis et projektledelseskontor ikke er det rigtige for digEr du stadig i tvivl om, hvorvidt din organisation skal bygge en PMO? Så er det et godt tidspunkt at se på nogle faktorer, der vil give dig et hint hvis et projektledelseskontor ikke er det rigtige for dig.

• Koste: Etablering af en PMO kan være dyrt, da det kan kræve ansættelse af yderligere personale, allokering af ressourcer og investering i teknologi og infrastruktur. Hvis en organisation ikke har budgettet eller ressourcerne til at understøtte en PMO, kan den vælge ikke at bygge en.
• Et par projekter: En PMO er muligvis ikke nødvendig, hvis en organisation kun har få projekter og effektivt kan styre dem uden et centralt tilsynsorgan.
• Manglende støtte: En PMO bliver muligvis ikke vellykket, hvis den ikke har støtte fra nøgleinteressenter, såsom ledelse eller projektledere.
• Kompleksitet: En PMO kan tilføje kompleksitet til en organisations struktur og kan kræve udvikling af nye processer og procedurer. Hvis en organisation allerede fungerer effektivt, er det muligvis ikke nødvendigt at tilføje en PMO.

Konklusion

En effektiv PMO kan hjælpe dig med at køre dine projekter problemfrit, forbedrer dit teamsamarbejde og giver dig mulighed for lettere at nå mål. Hvis du føler, at din PMO ikke er perfekt lige fra starten, så bliv ikke modløs, det tager tid at tilpasse det til dit teams behov. Hvis du er en virksomhed med mere end et team og et produkt glem ikke, at du skal bruge et moderne projektporteføljestyringsværktøj at opbygge en effektiv PMO. Oplev Easy Project – en komplet PPM-løsning, der vil gøre din PMO-implementering meget hurtigere og nemmere!