Sådan oprettes en projektplan af høj kvalitet med Easy Project

1 / 12 / 2021
6 minutter
Lukáš Beňa
Intet vellykket projekt startede nogensinde uden en effektiv plan. En af de komponenter, der skal komme først i denne plan, er tidsplanen. Som projektleder kan du blive fristet til hurtigt at komme videre med arbejdet og finde ud af tidsplanen, når du går videre.

Denne tilgang kan efterlade dig farligt udsat, og efter et stykke tid har du ringe eller ingen måde at vide, om dit projekt er til tiden eller sent. Din tidsplan afhænger af arten af ​​dit projekt. Det kan variere fra en simpel kronologi af opgaver til et sammenfiltret web af indbyrdes forbundne aktiviteter.

Uanset dit projekt kan du udvikle dig en pålidelig tidsplan ved at overholde flere konkrete trin og bruge de rigtige værktøjer. Med Easy Project, Kan du planlæg dine projekter onlineOpret opgavelisterog administrere ressourceralt fra én platform.


Sådan opretter du en effektiv tidsplan

Nedenfor er vores trin-for-trin guide til at skabe en effektiv projektplan med Easy Project.


1. Opdel dine projekter i nøgleopgaver

Den første fase i udførelsen af ​​ethvert projekt er at finde ud af, hvad du skal gøre. Det lyder indlysende, men ikke overraskende er det her, de fleste mennesker glemmer nogle af de afgørende ting. Når projektplanen er lavet, husker de sjældent at gå tilbage og tilføje udeladte aktiviteter.

Den bedste måde at komme med en omfattende opgaveliste er at involvere hele dit team. Start med alt, hvad du ved, skal inkluderes i tidsplanen, og få resten af ​​dit team til at tilføje det. Deres specialviden vil sikre, at hvert element i dit projekt er planlagt.

ganske vist samarbejde har taget et enormt hit fra det igangværende Coronavirus-pandemi. Ikke desto mindre er det kun et par korte virtuelle møder, der kræves for at diskutere din tidsplan med dit team.

Mens du segmenterer dit projekt i individuelle opgaver, skal du passe på ikke at miste det overordnede omfang og mål af syne. Easy Project kan hjælpe dig med at skabe dynamiske tjeklister og eliminere sandsynligheden for at gå glip af et trin. Du kan også gem eventuelle nye ændringer for at give dit team et klart billede af, hvad der går ind og ud af din tidsplan.


2. Organiser opgaverne

Når du har valgt de nødvendige opgaver, er det næste trin at etablere en ordre for disse aktiviteter. Når alt kommer til alt kan du ikke planlægge, at alt skal begynde samtidigt, medmindre du har latterlige mængder ressourcer.

Gantt diagrammer har eksisteret i et stykke tid, og deres effektivitet i opgaveorganisationen er uovertruffen. Gantts repræsenterer en projektplan visuelt og viser dig ikke kun opgaverne, men også forbindelserne mellem dem.

Easy Project Gantt-diagram vil tegne forbindelserne for dig, hvilket giver dig mere synlighed på afhængigheder, især dem, der vedrører eksterne teams.


3. Angiv milepæle

Projektmilepæle er specifikke punkter i et projekts livscyklus, der markerer afslutningen af ​​en vigtig opgave på tidsplanen. Dette punkt kan være afslutningen på en udviklingsfase, begyndelsen af ​​en produktopbygning eller åbningen af ​​en ny produktionsfabrik.

Milepæle skal placeres på passende steder. De skal også knyttes til de relevante opgaver. Lige så vigtigt er, at du vil have, at de regelmæssigt vises på din tidsplan, så du kan bedømme, om du stadig er på mål for at fuldføre din opgave.


4. Indstil tidsskalaen

Når du har valgt og organiseret dine opgaver og har etableret milepæle, er det næste trin at tilføje nogle datoer.

Med Nemt projektkalenderværktøj, kan du problemfrit planlægge dit projekt med en træk-og-slip kalender det viser, hvad der kan starte i dag, og hvad der starter ud af vejen. Du kan også ændre varigheden manuelt til enhver tid, så hver opgave varer i den rigtige periode.


5. Tildel ressourcer

Din tidsplan er færdig på dette stadium. For at det skal fungere effektivt, skal du dog tænke over de ressourcer, du har brug for til at udføre planlagte opgaver som forventet. Ellers kan du ende med at overbelaste eller misbruge nogle af dem.

Gå gennem din opgaveliste og tildele ressourcer baseret på tilgængelighed og kompetence. Easy Project tilbyder dig Resource Management løsning du skal tildele opgaver korrekt og spore dem inden for den angivne tid. Du kan endda bruge Resource Dashboard for en visuel oversigt over ressourceudnyttelsesniveauer.


6. Gennemgang

Ovenstående trin er utvivlsomt opmuntrende. Du kan dog ikke oprette den perfekte tidsplan ved første forsøg. Din tidsplan ændres, efterhånden som dit projekt udvikler sig, især hvis du ændrer projektets omfang.

Derfor skal du have mindst en formel gennemgang hver måned. Sørg for, at dine interessenter er opmærksomme på ændringer i tidsplanen, så de kan tilpasse deres forventninger i overensstemmelse hermed.


Konklusion

projektstyringsplan er et kritisk stykke dokumentation for projektejeren og teamet. Den beskriver de vigtigste aktiviteter såvel som hvordan og hvornår de skal udføres. 

Vi håber, at ovenstående trin har hjulpet dig med at opbygge en solid tidsplan for dit næste projekt. Tilmeld dig Easy Project i dag og transformer din projektledelseserfaring.

Opretter du en tidsplan med et par klik? Let.

Få alle kraftfulde værktøjer til perfekt projektplanlægning, styring og kontrol i en software.

Prøv Easy Project i 30 dages gratis prøveperiode

Fuldstændige funktioner, SSL-beskyttet, daglige backups, i din geolocation