Sådan estimerer du projekter i Easy Project

Alt dette taler meget om, hvor vigtigt estimering er i projektledelse. Tidsestimering er et vigtigt element i projektledelse, og ineffektiv tidsstyring kan føre til uundgåelige forsinkelser og omkostningsoverskridelser, hvilket er noget, som en projektleder vil undgå for enhver pris.

Estimering af kritiske variabler såsom tid kan spille en afgørende rolle i at bestemme omfanget af et projekts succes og derfor må projektestimat aldrig tages for givet.

Hvordan kan man sikre en effektiv estimering af projekter?

Selvom tidsestimering ser ud til at være en let opgave, er det bestemt ikke. Som oplyst af Project Management Institute (PMI), "Estimering er ikke en begivenhed, det er en proces!". Skøn over et projekt baseret på dømmekraft og intuition er nødt til at mislykkes, fordi elementet af bias blandt mennesker fører til for det meste alt for optimistiske og undertiden alt for pessimistiske skøn.

Estimer projekter ved hjælp af Easy Project

Med udgangspunkt i, hvad PMI sagde, er estimering af projekter en løbende proces, der kræver regelmæssig input og intervention fra alle interessenter, for at et projekt kan glide hen imod afslutning i tide.

1. Valg af aktiviteter

Til at begynde med skal du tilføje / aktivere aktiviteter, for hvilke opgaver der skal udføres, og tiden logges og udvælge projekter, som aktiviteten vil være en del af. Dette kan gøres ved at gå til Administration >> Kategorier >> Aktiviteter (brugt tid). Du kan blot tilføje eller aktivere en allerede tilføjet aktivitet og markere afkrydsningsfelterne for projekter, som denne aktivitet er en del af.

2. Tilføj eller vælg opgave

En opgave, også kendt som estimeringsobjektet, er det, du skal måle tid for et estimat. At tilføje en opgave eller vælge en er ret simpel og kræver, at du går til Indstillinger >> Aktiviteter (brugt tid). Her kan du enten vælge en eksisterende opgave at logge tid på eller tilføje en ny ved at klikke på "Ny opgave' knap”. Dette dashboard giver dig også en ekstra mulighed for enten at aktivere valg af aktivitet, når du opretter en opgave, eller mens du logger tid.

3. Logningstid

Naturligvis er logningstid det vigtigste trin i måling og estimering af projekter, og Easy Project giver flere måder at gøre det på.

Log tid direkte fra en opgave

Opgavedashboardet giver dig mulighed for at udføre flere opgavefunktioner, herunder logning af tid. Kontrolpanelet viser flere muligheder, og du kan klikke på indstillingen Logtid på en opgave.

Logtid fra opgavelisten

Du kan også logtid fra en opgaveliste hvis du vil, og processen med at gøre det er ret enkel. Alt hvad du skal gøre er at navigere til opgavelisten. Når opgavelisten er foran dig, skal du bare højreklikke på den relevante opgave, som du vil logge tid til. Når du højreklikker på opgaven, vises en menu, der giver dig flere muligheder at vælge imellem, herunder mulighed for at logge tid.

Logtid ved hjælp af knappen Start arbejdskraft

En anden nem og interaktiv måde at logge tid til en opgave automatisk er at bruge knappen "Start at arbejde". i menuen opgavefunktioner. Du skal bare vælge den respektive opgave, og en række muligheder vises.

Når du vil begynde at logge ind i tide, skal du blot klikke på knappen "Start at arbejde" i panelet og timeren begynder automatisk at køre. Du kan også bruge pauseknappen til midlertidigt at stoppe timeren, før du genoptager den eller fuldfører den.

Når du trykker på "Afslut"-knappen, stopper timeren, og tidsloggingssiden udfyldes automatisk. Dette er uden tvivl den mest bekvemme og praktisk måde at logge på tid og udarbejde estimater på.

4. Visning og analyse af logget tid

Du kan ikke tegne projektestimater uden at rapportere og analysere den loggede tid til forskellige opgaver og aktiviteter. Følgelig, Easy Project giver flere metoder til at vise og kategorisere logget brugt tid, efter dine krav og bekvemmelighed.

Rapportering ved hjælp af personlig erklæring

Det personlige oversigtsdashboard giver dig mulighed for at gruppere din loggede brugte tid efter dage, uger, måneder, år eller endda en tilpasset tidsramme efter eget valg. For at gøre det skal du gå til Mere >> Personlig erklæring >> Detaljer >> Indstillinger, hvor du kan finde muligheden "Grupper resultater efter". Denne mulighed giver dig mulighed for at vælge en tidsramme efter eget valg og vise loggede tidsindtastninger i overensstemmelse hermed.

Rapportering ved hjælp af personlige sidemoduler

Easy Project giver dig også mulighed for at rapportere logget brugt tid ved hjælp af et interaktivt og grafisk modul og ved hjælp af Personlige sidemoduler fremvises. Denne funktion giver dig mulighed for at vise eller rapportere dine loggede tidsindgange som en liste eller et diagram, hvilket gør det let at forstå og fortolke. For at gøre det skal du navigere til Side redigeringstilstand >> Tilføj et nyt modul >> Konfigurer tidsperiode og outputformat.

Rapportering ved hjælp af kalendervisning

Du kan også rapporter logget tid ved hjælp af en kalendervisning, ved at gå til sideredigeringstilstand >> Tilføj et nyt modul (brugt tidskalender) og konfigurer tidsrammen fra de tilgængelige muligheder.

Konklusion

Nu hvor vi har fastslået vigtigheden af ​​at estimere projekter, er det vigtigt at forstå det effektiv tidssporing er den vigtigste forudsætning for at udlede handlingsegnede estimater, og Easy Project giver en yderst praktisk og interaktiv platform, udstyret med adskillige funktioner og dashboards, til at gøre det.

Hvis en projektleder kan sikre, at en effektiv tidsregistreringsmekanisme er på plads, projektvurdering kan være mere effektiv, og chancerne for tids- og omkostningsoverskridelser falder drastisk.