Sådan implementeres Knowledge Base 2.0 i Harmony: Story of Easy Software

Hvad er Knowledge Base 2.0

Det er den perfekte måde at få adgang til en virksomheds viden, integreret i Easy Project og leverer et kraftfuldt værktøjssæt til at organisere og skalere dokumentation, manualer, processer, kvalitetsstyring og andre behov for at vedligeholde viden i en organisation.

Læs mere

Hvordan vi skabte det

• Hvad var udfordringen: Hos Easy Software var den eksisterende løsning til at dele intern viden ikke længere tilstrækkelig på grund af informationernes stigende kompleksitet. At kategorisere artikler var ikke nok.
• Hvad vi havde brug for: Vi ledte efter en specialiseret applikation, knyttet så tæt til Easy Project som muligt. Det skal bestemt være open source, fordi vi understøtter det, og Easy Project i sig selv er open source-software.
• Hvilken løsning valgte vi: BlueSpice var den perfekte pasform til vores krav. Det er et open source wiki-værktøj med tilpasningsevne og problemfri integration med Easy Project.

Hvordan migrationen foregik

Vi havde vigtige data i vores tidligere Knowledge Base, som skulle overføres til den nye løsning. Læs videre for at opdage syv trin, vi brugte for at få det til at ske problemfrit:

1. Ryd op i data i den originale vidensbase – start før migreringen. Vi anbefaler at sortere alle artikler fra "sidst opdateret" dato og gå fra den ældste.

• Du vil opdage, at mange artikler fra toppen ganske enkelt kan slettes
• Andre placerer du i en bestemt kategori kaldet "til gennemgang" - du vil opdatere dem senere
• Nogle kan opdateres med det samme
• Resten kan blive som den er

Yderligere to tips:

• If flere folk bliver gennemgang af artiklerne, kan det være en god idé på en eller anden måde at tagge dem eller indstille et brugerdefineret felt - for eksempel "Anmeldt".
• Tjek også titlerne på artiklerne. Hvis de indeholder problematiske symboler, kan de forårsage problemer under migreringen. Her er nogle tips på mediawiki.org om sidetitler , Lovlig titel tegn.

Læs mere

2. Installer Knowledge Base 2.0 – teknisk levering af funktionen. Da vi kører på Easy Cloud, foregik det næsten automatisk

3. Lav nogle testmigreringer – vi var ikke sikre på resultatet, så vi foretog en testmigrering

• Vi tjekkede sidetitler, indholdsformatering (overskrifter, afsnit, links og billeder) og kategorier
• Vi tjekkede, hvor lang tid det ville tage (vi havde 900+ artikler at migrere)
• Vi foretog nødvendige ændringer i indholdet af den originale vidensbase baseret på vores resultater fra testmigreringen
• Vi "opfriskede" Knowledge Base 2.0-applikationen - fjernede alle data

4. Information til vores brugere

• Vi informerede dem om datoen for produktionsmigrering = efter dette tidspunkt er den primære videnkilde Knowledge Base 2.0. Efter dette tidspunkt vil brugerne kun have skrivebeskyttet adgang til de originale artikler (bare til reference og sammenligning), hvordan de ser ud nu og før
• Vi afholdt et par runder med brugertræning og admin færdigheder

5. Produktionsimport

• Dagen kom, hvor vi ville klikke på knappen, og migreringen blev kørt
• Efter vores første kontrol sænkede vi tilladelserne for alle roller i den originale vidensbase – til skrivebeskyttet tilstand

Se migreringsproces

6. Intern support

• Vi udpegede nogle kolleger og en kanal i Microsoft Teams, hvor vores brugere kunne stille spørgsmål om funktionen af ​​Knowledge Base 2.0
• Nogle problemer efter migrering er blevet fundet i produktionen. Da vi stadig havde den originale aktiv, var vi i stand til at løse hvert problem i overensstemmelse hermed

7. Deaktiver original Knowledge Base

• Efter omkring 6 uger forsvandt de interne supportanmodninger
• Vi har deaktiveret den originale vidensbase fra vores Easy Project-applikation
• Vi anbefaler at lave en sikkerhedskopi, før du afinstallerer pluginnet

Hvordan virksomheden accepterede en ændring

Hver ændring i en organisation kræver noget tid til at blive fuldt accepteret. Begyndelsen er den sværeste, og derfor er vi nødt til at minde vores brugere om fordelene ved det nye system.

I tilfældet med Knowledge Base 2.0 og den åbenlyse er, hvis du ikke ved noget, prøv at søge først (pære i sidebjælken). Du vil ikke kun se resultater i form af artiklens titel (som i den originale Knowledge Base), men også i det faktiske indhold på siderne ved første øjekast => der er en god chance for, at du får svar uden at skulle gå andre steder hen.

Når bruger enkelt og hurtigt finder ønsket viden fra andre er de mere tilbøjelige til at dele deres viden med de andre, til gå tilbage gunst og følelse.

Hvordan implementeringen forløb

Kategorier

De var importeret fra den originale Knowledge Base, hvilket er fantastisk. Men strukturen (kategorier og underkategorier) kunne teknisk set ikke importeres. Det første vi gjorde var at gennemgå de kategorier, som siderne er organiseret i.

Vi startede med 3 vigtigste "dimensioner" af kategorier

• Publikum – for hvem er siden mest nyttig – flere muligheder er tilladt som
• Salg
• Udvikling
• Marketing
• alle
• Dokument type – hvilken slags viden deles. Til sidst vil hver type have sin egen skabelon, så de vil alle se standardiserede ud. Bedste praksis dikterer, at hver side kun skal have én dokumenttype.
• Politik
• Hvordan
• Proces
• Træningsnoter og optagelser
• Emne – hvad handler siden om. Denne struktur kan gå dybere, da der er mange emner i virksomheden. Tilføjelse af side til en emnekategori er frivillig – ikke påkrævet, hvis der ikke findes en passende kategori.
• Produkt
• Kerneegenskaberne
• Ressourcestyring
• Help Desk
• Agile bord
• Infrastruktur
• Cloud
• Server
• Hybrid løsning
• Intern IT
• Teams
• Outlook
• Hardware
• Delt HW
• Individuel HW

Da hver redaktør kan oprette nye kategorier, laver vi månedlige revisioner så der ikke blev oprettet for mange uklare engangskategorier, en slags oprydning i strukturen, så det ikke går vildt.

Navigationssider

Det er afgørende, at brugerne kan navigere godt i den nye applikation. Et naturligt element til navigation er hovedmenuen, som delvist kan tilpasses. En nyttig yderligere mulighed er hjemmeside, som byder læserne velkommen, links til artiklen om bedste praksis for Knowledge Base 2.0 og links til sider dedikeret til afdelinger i vores virksomhed.

Ved at klikke f.eks. på Marketing, vil brugeren blive dirigeret til indekset over Marketing-sider for at bladre igennem. Den indeholder også yderligere information, der er relevant for den pågældende afdeling.

Vi overvejer at bruge navigationssider til andre sorteringskriterier (såsom produktinfo eller generelle virksomhedspolitikker).

Et skridt ad gangen

Når du har indstillet dine kategorier og dine navigationssider, er brugerne allerede i stand til at arbejde i dem. Det må virker lidt rodet fra starten, hvorfor vi har nogle få udpeget administratorer, som fører tilsyn med, at der holdes en vis orden.

Vi har været ved at bruge Knowledge Base 2.0 i et par måneder nu, og vi er stadig kun i gang. Vi indser, at vi langt fra er en ideel tilstand af perfekt organiseret og standardiseret wiki, som alle brugere (uanset erfaring) kender udenad.

Vi tror på, at videnbasen gradvist vokserorganisk, af dine engagerede brugere i sidste ende til en bedre adoption, end hvis vi ville bruge måneder på at forberede et system, som vores brugere skulle studere hårdt for at forstå.

Vores anbefaling er at nøje observere, hvordan brugerne bruger det og laver små trinvise skridt i retning af at implementere mere præcise organisatoriske konfigurationer såsom sideskabeloner, regler for typografi osv. Hvert trin, der selv lidt komplicerer brugen af ​​Knowledge Base til gavn for din organisation, bør ledsages af en forklaring af hvordan det gavner alle berørte.

Konklusion

Vi har gennemført migrerings- og implementeringsprocessen med succes, og nu er det din tur til at følge vores spor. Ved at bruge ovenstående tips og få inspiration kan enhver virksomhed implementere deres egen unikke version af Knowledge Base 2.0, der sikrer deres værdifulde viden.

Prøv det gratis