Sådan opretholdes dit teams disciplin hjemmefra: Virkelig historie delt af vores senior projektleder

Hvordan forbedrer du dine kollegers disciplin i "Covid hjemmekontor" -tider? Her har jeg delt 4 regler og værktøjer, der hjalp mig med at få alle tilbage på sporet. Parat?

1. Opsæt kommunikationsreglerne - brug notifikationer + delte kalendere

Kommunikation er hurtig på kontoret. Du spørger - du får svaret. Eller er der ingen at svare på? Du går tilbage på arbejde og spørger senere.

Hjemmekontoret er en helt anden historie.

Jeg var tilsluttet to chatværktøjer (ja, OG Facebook) plus firmaets software plus min mobiltelefon. Bombarderet af spørgsmål, kommentarer og stemmer i forskellige faser af desperation hjalp mig ikke med at handle cool.

Hverken mine projekter leveres til tiden - at besvare alle slags anmodninger på flere kanaler betyder mangel på tid til noget meningsfuldt dybt arbejde. Og det er her dit projekt sidder fast, og vejen til helvede starter.

Værktøjerne i sig selv var ikke et problem. Det var ordren til at bruge dem, der manglede. Og så kom jeg på disse enkle regler:

• Er det presserende? Opkald.
• Handler det om igangværende arbejde? Easy Project (eller dit PM-værktøj)
• Er det et 'Hvor er?' / 'Hvordan?' / 'Hvornår vil?' spørgsmål? Gruppechat.
• Noget ved evaluering / præsentation? Planlagt videoopkald.
• En-til-en personlige ting? Snak. (Da hver senior premierminister på et bestemt tidspunkt i hans / hendes karriere også bliver psykolog.)
• Spørgsmål om tilgængelighed af ressourcer? Delt kalender. Skriv ned, når du skal til din læge, byde en blikkenslager velkommen eller simpelthen ikke blive forstyrret under alle omstændigheder. Tro mig, det vil hjælpe dig meget, både i planlægning og ad hoc -situationer.

Vi lavede en "vigtig stige" og vendte vores arbejdsgang fra lidt kaotisk til næsten glat. Denne idé har faktisk meget at gøre meget med simpel respekt - tiden for alle på holdet er dyrebar, så lad os ikke forstyrre, men samarbejde. Vi kender alle de øjeblikkelige øjeblikke, der fører til 1.5 timer i din daglige tidsplan (og kunne let have været løst af Google).

Det bedste ved det hele? Fra da af, da min telefon ringede, vidste jeg, at det enten var noget seriøst eller levering af pizza.

"Brug logiske meddelelser, forbind alle til WBS, og tilpas mødeplanen til hjemmekontor-virkeligheden."

2. Hold alle teammedlemmer synkroniserede og engagerede

Jeg er en "mind map person". Jeg elsker mind maps, fordi de hjælper mig med at se mine ideer struktureret ved siden af ​​hinanden. Når jeg har et tankekort klar, kommer jeg på arbejde. Én ting jeg lærte om mindmaps i Covid-tider? Del det. Og endnu bedre - brug det som baggrund for dine videomøder!

Jeg plejede at oprette en WBS -struktur til mit projekt, og hold det derefter for mig selv. Ikke mere! Ja, det er stadig mig, der opretter den grundlæggende version af WBS, men så kommer et online teammøde, hvor vi tilføjer / fjerner projektets dele sammen.

Hvordan det hjælper holdets disciplin? Alle er involverede fra starten, alle føler sig mere som en ejer, og vigtigst af alt ser hvert teammedlem, hvad der ligger foran teamet - hvordan hans eller hendes leverancer påvirker den samlede arbejdsgang.

3. Juster mødetider til virkeligheden + to regler for alle møder

Vi havde tidligere mandagsmøder planlagt kl. 9.30. Hvad der normalt skete:

• Mindst et teammedlem manglede eller kom betydeligt sent
• Mindst et teammedlem havde et "problem med internetforbindelsen"?
• Mødet var altid kortere end planlagt på grund af andre planlagte opkald

Resultat? Mistet morgen | Tidskrævende individuelle opfølgninger | Kaos

Min løsning? Jeg aflyste simpelthen mandag morgen møder og planlagde Mandag eftermiddag møder. Hvorfor? Folk var simpelthen ikke parate, og da de blev hjemme, havde de brug for mere tid til at organisere sig individuelt. Så snart vi skiftede til eftermiddag, var alle til tiden, klar og mirakuløst, mens hans / hendes internetforbindelse fungerede.

To regler for alle møder? Fornavn, hold det kort og involver alle deltagere - det er sådan, DINE møder vil være alles yndlings plus vil give mening. (Har du også de kolleger, der bare sidder der stille i 30 minutter, og efter mødet begynder de at bombardere dig med spørgsmål?).

Anden, opsummer resultatet. Jeg ved ikke, hvor godt dit PM-værktøj er, men Easy Project forvandler alt, hvad vi finder på under brainstorming, til opgaver. Ligesom: WBS eller Gantt-ideer> opgaver i PM-tjeklisten, så jeg behøver ikke det manuelt. Åh, ja, og det hele sker live.

Bonus One: Glem ikke det “Godt job!” Øjeblik

Da jeg spurgte mit team, hvad de ville savne mest, der arbejdede hjemme-kontoret, overraskede deres svar mig lidt (selvom jeg antager, at det ikke skulle). Feedback, ville de sige. Hvilket godt punkt! At godkende noget er simpelthen ikke det samme som ros.

Eller som min grafiske designer sagde: ”Jeg følte mig som en maskine - bare afleverede og ventede på 'kryds' eller 'kryds'. Intet at tippe på skulderen eller endda tilskynde mig til at gøre det bedre. ” Du er projektleder, så du ved, hvor stærk våbenfeedback er. Fra min erfaring er det i dag vigtigere end nogensinde.