Hvordan får jeg mest ud af hjemmekontoret? 4 praktiske tip

Dato:3 / 24 / 2020
Længde:1 minutter
Forfatter:Jakub Ryba
Del:

På trods af at hjemmekontoret er blevet en udbredt fordel i de senere år, ved mange virksomheder stadig ikke, hvordan de får det til at fungere effektivt. Mens alt hvad du skal gøre er at holde sig til de vejledende principper, og dit team eller hele virksomheden kan fungere effektivt som fra kontoret.

Hvis du er interesseret...

  • Hvordan man sikrer, at medarbejderne opfatter ikke hjemmekontoret som en ferie?
  • Hvordan man effektivt distribuerer arbejde og holde folk motiverede når du arbejder hjemmefra?
  • Hvordan forhindrer du dit hjemmekontor i bliver til en pyjamasfest i sofaen og ser Netflix?

... så kan denne artikel være en fordel for dig at læse.

Jeg vil dele 4 grundlæggende, meget praktiske råd fra mit synspunkt, som dramatisk forbedrede produktiviteten fra mit team, der arbejder hjemmefra.

Hver af dem taler om et andet område:

  1. Arbejdsmiljø
  2. Møder
  3. Pauser
  4. Arbejdsopgave

1. Klæd dig som om du skulle arbejde og reserver et arbejdsområde

Du kan helt sikkert arbejde fra sofaen eller i sengen. Dog effektivitet tvivlsom. Og erfaringerne fortæller os, at graden af ​​potentiel distraktion er mere end sandsynligt.

Dette punkt overrasker sandsynligvis nogen, men det har vist sig at være sandt. Tøj betyder noget. Uanset om du sidder i din pyjama eller træningsdragt hele dagen lang, fremkalder behageligt "hjemmeklædning" andre følelser end dem, der ville motivere dig til at klare dig bedre. Kan du huske Pavlovs refleks fra dine skoledage? Når du klæder dig som om du skulle arbejde, skal du skabe en indre tilstand, som om du fysisk skulle arbejde. Kort sagt vil dit sind være klar til arbejde.

Du kan nemt se på "dress code". Men hvordan gør du det med dit team? Vi havde et lille trick til det kaldes "Vis mig dine bukser". Kunsten er, at en af ​​deltagerne under et videomøde ofte siger denne sætning i starten. Mødedeltagere skal derefter stå op og vise, at de er ordentligt klædt.

Bare rolig, du skal bare forklare, hvad det handler om, så skal du bare indlede det flere gange, og efter flere møder, vil andre også udløse dette. Du behøver ikke engang at minde dem om det. Jeg tør sige, at denne nye ting vil fange hurtigt, simpelthen fordi det er sjovt.


2. Brug videomøder / opkald

Kommunikation er afgørende. Kontakt med andre er det, der holder dig på sporet, især i langvarige hjemmekontorperioder.

Videokonference er derfor ideel. At møde video er meget sandsynligt, at der ikke er nogen mere effektiv kommunikation end endeløs e-mail-udveksling.

Visuel kontakt giver mulighed for straks at reagere på andres meninger og følelser. Og du får ikke dem til skriftlig kommunikation, uanset hvad. Takket være det vil teammedlemmerne have mere motivation og det koster dig meget mindre energi.

Det samme gælder for et almindeligt telefonopkald. Du kan føle følelser fra ens stemme og du kan reagere med det samme, på denne måde kan du holde dine teammedlemmer i en "bedre tilstand" og motiverede i længere tid.

Selvfølgelig er det vigtigt at finde en balance mellem møder og arbejde selv. I de fleste tilfælde er et holdkoordinationsmøde om ugen ikke nok. Jeg anbefaler at kalde hinanden oftere, korte en-til-en-møder til brainstorming og koordinering er også ønskelige. Alle skal finde den rigtige ration for sig selv.

Hvilken applikation skal kun bruges til møder? Fra min personlige erfaring kan jeg anbefale linse zoom der tilbyder antal avancerede funktioner. Det er integreret i Easy Project, som gør det muligt for mig oprette et nyt videomøde med bare få klik uden at miste tid på indstillingerne. Og det sparer meget tid, hvis du har flere online-møder om dagen.


3. Husk vigtigheden af ​​at tage pauser

Nogle mennesker bliver så forbrugt af arbejde, at de ender med at arbejde uafbrudt i flere timer. Det er dog ikke ideelt. Efter et stykke tid kan det føre til overarbejde, der kan have en negativ indflydelse ikke kun på produktiviteten, men også på sundheden i det lange løb.

Dette aspekt er svært at overvåge langdistance; mens afbrydelser er en naturlig del af kontorlivet. Det er ikke let at ændre en vane, og det tager et stykke tid at skabe nye vaner.

Den nemmeste måde er at være et eksempel for andre og dele succeshistorier - tilgange og metoder, der viste sig at være effektive for de andre. Succeshistorier er attraktive.

For mig er det Pomodoro teknik viste sig at fungere godt. Det handler om bevidst at skifte mellem arbejdsblokke og korte pauser. Jeg bruger det ved at arbejde i 45 minutter i træk og derefter tage et par minutters pause. Nogle gange går jeg bare rundt i rummet, tager et glas vand eller tager hunden ud. På denne måde undgår jeg at sidde fast ved en ting i timevis.

Ved at tage den afstand, der tilbydes ved at tage en pause, får jeg mere energi, når jeg vender tilbage til mit arbejde, og nye ideer kommer ganske enkelt selv. I begyndelsen af ​​hver arbejdsblok definerer jeg, hvad jeg vil opnå. Ligegyldigt om jeg formår at opnå det eller ej, i det mindste ved slutningen af ​​blokken ved jeg, hvordan jeg brugte disse 45 minutter. Og det giver mig værdifuld feedback på min tidsstyring. Dette er grunden til, at jeg har brugt Pomodoro-teknikken i over 10 år.


4. Brug et arbejdsstyringssoftware / informationssystem

Informationssystem til projekt- eller processtyring er ikke kun gavnligt for det eksterne hjemmekontor, men du vil sætte pris på det endnu mere, mens du arbejder hjemmefra!

Forestil dig dette - hvis du skulle kommunikere med dine kolleger via e-mail, ville det være som at bruge oldtids post-service, mens du kører projekter, teams og forretninger. Det kan være en ekstrem sammenligning, men måske på baggrund af dette eksempel vil du indse, at det ikke er så langt fra virkeligheden.

Eksempel 1: Du send en e-mail med en opgave der skal afsluttes med to kollegers samarbejde.

  • Begge læser e-mailen.
  • Kollega 1 svarer måske relativt hurtigt, men glemmer at sætte kollega 2 i CC.
  • Det betyder ikke noget, da kollega 2 indså, at han ikke ved, hvordan man opretter forbindelse til firmaets VPN (som er på plads på grund af forretningssikkerhed) hjemmefra, så han ikke læste e-mailen overhovedet ...

Vent, siger du, at du har en fungerende VPN, og alle kolleger ved, hvordan de skal bruge den? Store! Lad os fortsætte med et andet eksempel.

  • Kollega 2 har muligvis læst e-mailen, men modtog ikke et svar fra kollega 1 (var ikke i CC).
  • Efterfulgt af mange kombinationer af hvem der sendte hvilken e-mail til hvem, hvor lang tid tog de for at svare, og hvem der ellers skulle involveres i løsningen af ​​opgaven, hvor mange gange mistede informationen eller var ufuldstændig. Vi taler om reaktioner, der ofte kan blive forsinket med timer.

Med lidt held bliver du glad at afslutte opgaven inden for flere dage.

Siger du, at det er et overdrevent eksempel? Hvem bruger stadig e-mail til koordinering af deres arbejde? Tro mig, der er et antal virksomheder, der stadig tildeler arbejde via e-mail og står over for problemer som det, der er beskrevet ovenfor.

Måske er du i en bedre situation, og du har et informationssystem, hvor du organiserer din arbejdsbyrde. Store! Du er bestemt bedre stillet end dem, der bare arbejder med e-mail. Dog vil jeg stadig vise dig endnu et eksempel, der illustrerer mange virksomheders oplevelse. For at gøre det lettere bruger jeg den samme strøm som i det foregående eksempel.

Eksempel 2: Du oprette en opgave i en “stand-alone” software, kan denne opgave kun udføres ved hjælp af to kollegers samarbejde.

  • De læser begge opgavebeskrivelsen og begynder at reagere på den. Begge kolleger har brug for hjælp fra en anden (en grafisk person, en programmør, en marketingkollega eller endda en kunde) til at fuldføre deres del af opgaven.
  • Kollega 1 fører tilsyn med kommunikationen med en klient, og han har brug for at få en tekst til et websted fra ham. Så han sender en e-mail til en klient, der beder om dem. En klient svarer på e-mailen om eftermiddagen, når kollega 1 er hos tandlægen, så han får først læst e-mailen dagen efter. Den nye tekst vises først i opgaven en dag senere.
  • Kollega 2 fører tilsyn med indholdet på hjemmesiden. Og for at ændre teksten er han nødt til at samarbejde med en kollega fra en teknisk afdeling. Denne afdeling bruger dog et andet informationssystem. Så han er nødt til at oprette en anmodning i deres system, vente på, at den bliver færdig, og derefter opdatere opgaven i sit system af sig selv. Dobbelt arbejde = ikke effektivt.

Eksempel 2 er stadig mere effektiv end e-mail-kommunikation i eksempel 1, og dette opgaven bliver løst hurtigere.

Jeg mener dog, at der er en måde at styre dette endnu bedre på - eksempel 3.

Eksempel 3: Du opretter en opgave i en "integreret software", denne opgave kan kun udføres ved hjælp af to kollegers samarbejde.

  • Begge kolleger læser beskrivelsen og begynder at arbejde på den. Begge kolleger har stadig brug for hjælp fra en anden (en grafisk person, en programmør, en marketingkollega eller endda en kunde) til at fuldføre deres del af opgaven.
  • Kollega 1 fører tilsyn med kommunikationen med en klient, og han har brug for at hente en ny tekst til et websted fra ham. Så han vil tilføje klienten direkte til opgaven. Han sender en e-mail direkte fra opgaven, klienten reagerer, og svaret gemmes i opgaven, mens kollega 1 er hos tandlægen (hvilket resulterer i at spare 1 dag sammenlignet med eksempel 2).
  • Kollega 2 fører tilsyn med indholdet på hjemmesiden. Og for at ændre teksten er han nødt til at samarbejde med en kollega fra en teknisk afdeling. Da denne afdeling bruger det samme system, forbliver dette krav og oplysninger om dets gennemførelse inden for en opgave (undgå dobbeltarbejde og muliggør hurtigere levering af arbejdet).

Kan du mærke forskellen mellem disse 3 eksempler? Jeg tør sige, at disse 3 eksempler repræsenterer 3 evolutionstrin, som alle, der ønsker at drive deres forretning og teams effektivt, skal gennemgå.

Jeg var ingen undtagelse.

Eksempel 1 er gammeldags og ikke effektiv - e-mail er ikke et egnet værktøj til arbejdsstyring, især når det involverer kommunikation af mere end 2 personer.

Eksempel 2 er bedre - du har allerede et informationssystem, hvilket er fantastisk. Samarbejde inden for et lille internt team er relativt organiseret, hvilket gør det muligt at nå de respektive resultater. Problemet er, at det kun fungerer i teamet - når du først ønsker at involvere andre afdelinger, eksterne arbejdere eller klienter, er det ikke effektivt.

Fremgangsmåden i eksempel 3 er en tilstand, hvor du har et informationssystem til alle hovedprocesser. Alle arbejder med en software dagligt, de kan endda samarbejde med eksterne medarbejdere og klienter i den, koordinere arbejdet med andre afdelinger. Alt fungerer glattere.

Jeg må nævne, at selvom jeg bruger mere end en software parallelt, er det muligt at integrere dem. Jeg har dog ikke fundet en integration på et sådant niveau, der ville imødekomme effektiviteten af ​​en integreret applikation, der kan gøre det hele (eksempel 3).

Jeg personligt befinder mig et sted mellem eksemplerne 2 og 3 på grund af mit engagement i flere projekter.

Når jeg ser tilbage, kan jeg sige, at mens jeg arbejder i et firma, der bruger “alt-i-en” -software (eksempel 3), administrerer jeg to gange arbejdsbyrden end mens du arbejder for klienter, der bruger flere software (eksempel 2). Takket være integrationen af ​​en række aspekter af forretningsstyring i en software undgår vi parallel oprettelse af krav i adskillige systemer. Dette gælder også e-mail-kommunikation - ikke mere at søge efter længe mistet information i gamle e-mails. Og hvad med planlægning af møder? Du skal åbne Outlook for at invitere andre? Og videomøder - en anden applikation om?

Lyder det velkendt? Alle disse handlinger koster dig værdifuld tid. Hvis du tilføjer det til sidst på dagen, vil det ikke være et lille antal. Jeg har personligt brugt applikationen “alt-i-en” Easy Project i over 5 år, og jeg tror, ​​at jeg har gemt måneder af mit liv ved at bruge det. Og det er et gyldigt punkt for mig at fortsætte med at bruge det.


Lad os komme tilbage til at arbejde hjemmefra.

Hvis du giver dit team en manual om, hvordan man arbejder hjemmefra, og du giver dem praktiske eksempler, du er halvvejs der.

Kun takket være praktiske eksempler vil de være i stand til at forstå hvad du vil have fra dem, og hvorfor - og så kan de anvende det selv. Hvis du finder mine eksempler interessante, og de vil hjælpe dig med at tilpasse dig hjemmekontoret i dit team eller din virksomhed, så brug dem venligst.

Jeg lærte også at give folk nok plads til spørgsmål. De har meget sandsynligt flere spørgsmål, mens nye ændringer implementeres. Ved at besvare spørgsmål undgår du desinformation, spekulationer og antagelser - alt hvad der ikke er ønskeligt.

Implementering af et hjemmekontor er ikke raketvidenskab, der er gennemprøvede og testede processer. Jeg ønsker Dem alt godt til Dem ved at implementere det.

Hvad mener du?

Har du en lignende oplevelse? Eller har du en anden mening? Er der noget, jeg har glemt at nævne?

Hvis du ønsker, Lad mig vide om din egen erfaring med fjernteamledelse. Jeg vil svare og dele min oplevelse. Hvem ved, måske vil det hjælpe dig med det opnå højere effektivitet under hjemmekontoret. Jeg tror, ​​vi alle vil kunne drage fordel af det i fremtiden.

RETTET ARTIKEL »  Er hjemmekontoret effektivt? Resultater af en to-årig undersøgelse.

Effektivt at arbejde hjemmefra? Let.

Få alle kraftfulde værktøjer til perfekt projektplanlægning, styring og kontrol i en software.

Prøv Easy Project i en 30-dages gratis prøveperiode

Fuldt udstyret, SSL-beskyttet, Daglige sikkerhedskopier, i din Geo