Projektbudget – Alt hvad du behøver at vide: Sådan estimerer, opretter og vogter du dit projekts finansiering korrekt

Vi rådgiver dig om, hvordan du skaber et solidt fundament for økonomisk planlægning til dit næste projekt og holder overblikket over økonomien! En projektleder, der kan udarbejde et solidt budget, er ekstremt vigtig for teamet.

Nogen der kan overvåge og optimere budgettet, så ikke kun teamet, men også virksomhedens ledelse er tilfreds med resultatet er uvurderlig. Heldigvis er der værktøjer til regelmæssig kontrol og rapportering – her er en oversigt over dem og også et par regler, der er værd at overholde.

Projektbudgetter i Easy Project

Hvad er et budget?

Projektbudgettet inkluderer de estimerede omkostninger, der er nødvendige for, at projektet kan lanceres og afsluttes, ideelt set inden for den tidsramme, som kunden kræver. Imidlertid budget udarbejdet ved projektets start er altid et skøn.

Dette er vigtigt at sige og forstå for alle, der arbejder på projektet og for dem, der har bestilt dets forberedelse hos jer – kunderne.

Du bør medtage i projektbudgettet, forenklet sagt, alt (f.eks. kaffe, som dine kreative drikker ved en brainstorming på en cafe eller regelmæssige telefonopkald med kunden for at informere dem om projektets status).

Denne artikel handler dog ikke om detaljerne i et stort budget; vi antager, at du allerede har f.eks. et timediagram over individuelle medlemmer af dit team eller præcist kvantificerede driftsomkostninger for dine ressourcer.

Banner: Hvordan udarbejder og overvåger man et budget?

Tip: Hvad skal du ikke glemme at medtage i budgettet?

• Direkte og indirekte omkostninger

• Faste og variable omkostninger

• Arbejde og materialer

• Rejseudgifter

• Potentielt udstyr og leje af lokaler

• NY! Foranstaltninger relateret til Covid-19-pandemien – såsom test

• Licenser

Projektbudgetter i Easy Project

Trin 1 – Budgetoprettelse

Når du skal i gang med et projekt, er det godt at lave en Work Breakdown Structure (WBS). Du kan således se alle emner, som dit projekt består af, og godkende dem med teamet.

Så kommer individuelle varer' prissætning - det Cost Breakdown Structure (CBS). For at gøre dit indledende arbejde så nemt som muligt, har vi integreret WBS og CBS i et enkelt modul i Easy Project, så du ikke behøver at skifte manuelt mellem dem.

Tip: Medtag alt arbejde eller ydelser udført af underleverandører i CBS.

Trin 2 – Budgetgodkendelse

At tage den frisklavede CBS og løbe direkte til klienten er nok ikke den bedste idé. Godkend budgettet internt først – på teamniveau, og så med ledelsen. Du eller dit hold kan have glemt noget, eller den budgetreserve, du regner med, er ikke tilstrækkelig.

At være så godt forberedt som muligt til økonomistyring af dit projekt og for at holde dit budget så tæt på virkeligheden som muligt, skal du sammenligne det med tidligere projekters budgetter.

Du vil sandsynligvis ikke finde et helt identisk budget, men du vil helt sikkert kunne få data om noget, som projekterne har til fælles – for eksempel prisen for at leje en kongreshal eller det antal timer, der skal bruges til at lave en række bannere til en konference.

Tip: Støder du på noget for første gang, når du laver et budget, så invester din tid i et kort møde med kolleger, der har erfaring med at prissætte lignende varer. Hellere en halv time i starten af ​​projektet end den manglende halve million kroner midt i arbejdet.

Projektbudgetter i Easy Project

Trin 3 – Budgetovervågning og -kontrol plus rapportering

En ting er at udarbejde budgettet og noget andet Visualiser det og overvåge, hvordan budgettet er eller ikke bliver opfyldt, og reagere derefter i tide. Permanent og løbende kontrol over din indkomst og dit forbrug beviser ikke kun, at du er professionel, men fungerer som velkommen forebyggelse af fuck-ups.

For at kunne overvåge din projektets pengestrøm (hvis det drejer sig om porteføljeforvaltere en hel portefølje), har vi flere tips – du kan også bruge de fleste direkte i den nye Easy Project:

• Penge strøm – overvåge og regelmæssigt rapportere til kunder, virksomhedsledelse og dit team, hvordan dit projekt skrider frem takket være dette gennemsigtigt værktøj,
• Regelmæssige møder – din projektledelse bør indeholde en kort økonomistatus – start med klar rapportering til ledelsen og fortsæt med at informere om forbrug på regelmæssige møder med kunden,
• budget – plan vs. virkelighed – takket være projektbudget, vil du ikke kun kunne timeplaner og tildelinger til individuelle roller, og efterfølgende hele budgettet, men også hurtigt og detaljeret sammenligne projektets budgetplan med det aktuelle forbrug,
• Projektprisberegning – et værktøj, hvormed du hurtigt og præcist kan lave et tilbud og en beskrivelse af prisberegningen, og derefter eksportere alt med dit logo til PDF.

Resumé

Selvom projektbudgettet altid kun er et skøn over omkostninger, bør dit mål være at udarbejde det så præcist som muligt. Adskillige afprøvede funktioner er tilgængelige, som vil gøre dit budget klarere.

Som følge heraf er det nemmere for dig at forsvare budgettet over for klienten og ledelsen. En af de vigtigste aktiviteter for en projektleder er dog at kontrollere opfyldelsen af ​​budgettet på baggrund af nøjagtige data.

Skub derfor regelmæssige møder igennem om den økonomiske status for dine projekter og giv en omfattende rapport om dem takket være værktøjerne i din projektstyringssoftware. Med et overblik over pengestrømmen vil du ikke støde på ubehagelige overraskelser og fuck-ups.