Ti bud fra et uoverbelastet hold
Det faktum, at overdreven arbejdsbyrde er et voksende problem, bekræftes af en Deloitte-undersøgelse i USA, hvor 64 % af lederne klager over, at deres teams er overbelastede med arbejde. Hvad kan konsekvenserne af en sådan situation være?
- Reduceret kvalitet af arbejdsoutput
- Holdet overholder ikke deadlines
- Reduceret motivation og proaktivitet
- Ubehagelig atmosfære på arbejdet
- Øget medarbejderomsætning
Lederens ti bud
Hvordan kan du hjælpe dit team fra at føle sig overvældet? Bare hold dig til "de ti bud fra et uoverbelastet team", og dit team vil arbejde roligt.
1/ Vær gennemsigtig
I mange virksomheder finder vi "uanerkendte projekter", der fjerner kapaciteter. Det kan være personlige opgaver, tidligere uafklarede projekter eller blot ad hoc opgaver, som man hurtigt vil af med. Det er vigtigt at fortælle alle om dem – især dem, der laver planlægningen.
Det kan være PMO, porteføljemanager, CEO eller ressourcemanager. Anerkend altid alle projekter i virksomheden. Det, der kan hjælpe dig med at gøre dette, er f.eks Agile ressourcestyring som giver dig et realtidsoverblik over alle projekter. Alle projekter er simpelthen stablet i dette værktøj, og andre kan nemt se dem.
2/ Brug et værktøj til projektopgave
Brug et værktøj, der viser dig, hvilke teams der allerede er overbelastede, og hvor kapaciteten bliver tilgængelig. Det ideelle projektopgaveværktøj er intuitiv – den tilføjer ikke arbejde og giver dig mulighed for til enhver tid at se status for hvert projekt. De, der har brug for at se detaljerne i opgaverne, kan se på individuelle projekter.
3/ Forbedre dit teams færdigheder
Er der ofte opgaver, som kun én bestemt medarbejder kan klare? Men hvad hvis han eller hun har travlt med en anden opgave? Overvej, om det er på tide at uddanne en anden medarbejder, så projekter ikke hober sig op på én person og overbelastes. Hvad der kan hjælpe er, at i afsnittet "Skills Management" i Agile ressourcestyring værktøj kan du altid se den aktuelle arbejdsbyrde for dine teammedlemmer.
4/ Vær ikke bange for at sige nej
Viser projektopgaveværktøjet dig konflikter eller teamoverbelastning? Forsøg ikke at presse endnu et projekt ind i en travl arbejdsuge, det er nødvendigt at skubbe arbejdet til andre uger. Dette vil forbedre ikke kun kvaliteten af projekter, men også stemningen på kontoret. Kommunikation er kort sagt afgørende i ethvert arbejdsmiljø, hvilket bringer os til næste punkt.
5/ Undervurder ikke kommunikation
Vi påtager os ofte flere projekter, end vi burde. Dette skyldes dårlig kommunikation. Det er afgørende at lytte til teammedlemmerne, så du kan sætte realistiske deadlines, estimere, hvor meget arbejde der kan håndteres, og give præcis information til alle parter. Det Agilt ressourcestyringsværktøj vil hjælpe dig med synlighed og kommunikation mellem teams om status for kapacitet.
Agile ressourcestyring
6/ Sæt ikke urealistiske deadlines
At mestre en udfordrende tidsplan starter med en realistisk deadline. Regn altid med uventede forsinkelser, feedback og glem ikke "buffertid" - et tidspunkt for uventede hændelser. For lidt tid til at udføre en opgave mindsker også medarbejdernes kreativitet.
7/ Sæt prioriteter
Det er nemt at fare vild i prioriteringer i løbet af et projekt. Har din liste over prioriteter ved hånden til enhver tid, og glem ikke at henvise til det regelmæssigt. Desuden har du i Easy Project altid alle dine prioriteter lige ved hånden takket være de personlige dashboards.
8/ Glem ikke at rose
Motivation og tillid kan gøre underværker. Lad medarbejderne vide, at du sætter pris på deres arbejde.
Vis dem tillid, for eksempel ved at give dem mulighed for selv at planlægge deres arbejde. Dette leder teams til individuel ansvarlighed.
9/ Bryd store opgaver op i små
Opdel altid projekter i delopgaver, for eksempel ved hjælp af WBS værktøj. Dette får projektet til at se mere overskueligt ud og hjælper medarbejderne til at fuldføre det hurtigere, da det motiverer dem til at se fremskridtene.
10/ Fokus på hvile
Og bare dine egne, men også dine holds. Undgå unødvendig arbejdskommunikation efter arbejdstid, og hvis nogen planlægger at tage på ferie, bør det ikke betyde, at de skal arbejde mere, før de rejser. Hvis det er muligt, tilskynd til fleksibilitet og arbejde hjemmefra.
Resumé: Farvel overbelastet hold
At balancere tingene godt og lære, hvordan man ikke overbelaste dit team, kan være en smule vanskelig. Men hvis du følger ''lederens ti bud'' og husker at tjekke ind med dit team regelmæssigt, er du godt på vej til at opnå en ideel arbejdsorganisation. Oplev det nye Easy Project 12, som indeholder de rigtige værktøjer du skal gøre netop det.
Alt-i-et-software til en moderne projektleder? Let.
Få alle kraftfulde værktøjer til perfekt projektplanlægning, styring og kontrol i en software.