De mest almindelige fejl, når du starter et nyt projekt

Hvorfor undervurderer projektledere og teams projektets initieringsfase?

Det er ikke sådan, at projektledere er dovne eller inkonsekvente. (Ja, det kan også ske, men vi tror du sigter mod at blive en TOP-spiller.) Sagen er den, at de fleste PM'er oplever en "spring-fra-et-projekt-til-andet" situation. Hvis du ikke havde tid til at lukke den "mentale dør" bag det projekt, du lige har leveret, MENS du allerede er under pres for at starte endnu et, vil du højst sandsynligt fejle - eller i det mindste tage fejl og dårlige beslutninger. Derfor, før du begynder at køre dit nye store projekt, så bed om lidt ekstra tid til at blive klar og fortsæt derefter trin for trin i henhold til vores råd.

"Tag hellere en dag eller to ekstra til at starte
et nyt projekt – så du kan omfavne
det både praktisk og mentalt.”

Inden kick-off

Der er noget arbejde, der skal gøres, før du kommunikerer et nyt projekt til dit team. Først og fremmest, start med tale med din klient og interessenter om nedenstående emner. Opret et nyt mindmap at skrive alle oplysninger, noter og ideer ned i en logisk struktur, så du har dem alle på ét sted, hvilket er afgørende for deres senere evaluering.

• Hvad sker der, hvis dette projekt aldrig sker?
  
  Selvfølgelig kunne du spørge det mere høfligt: ​​"Hvad er formålet med projektet?" Men du har brug for mere - at presse din klient til at tænke dybere over projektets reelle effekt og formål. Derfor er "Hvordan hjælper dette projekt med at få din strategi til at lykkes?" et langt bedre spørgsmål. Du ville blive overrasket over, hvor ofte spørgsmål som disse ændrer selve kortfattet i sidste ende!

• En rigtig historie: Et mælkeproduktfirma kontaktede et reklamebureau for at komme med en ny reklamekampagne for at øge salget. Efter en række dybere spørgsmål fra bureauet og adskillige udredninger ændrede hele tilgangen til anmodningen sig. Problemet manglede ikke reklamer, men simpelthen for store yoghurtkopper – det var bare for meget mad til børnene, så de blev aldrig færdige med al yoghurten, hvilket så forstyrrede forældrene, fordi de skulle smide resterne ud. Det første, der skulle gøres, var derfor at ændre emballagen på produkterne fra den nuværende størrelse til en mindre. Når kunden gik med til denne ændring, var det tid til at lave en reklamekampagne, der kommunikerer produktets mere praktiske størrelse.

• Hvor mange penge har vi til projektet?
  
  Igen handler det ikke kun om selve beløbet. Prøv at finde ud af, om der er nogle ekstra ressourcer (i tilfælde af, at du finder på en særlig løsning), eller om budgettet er fast. Vær ikke bange for også at tale om emner som forfaldsdato for fakturaer, betalingsmåde, andele fra ekstrasalget osv. Du vil sætte pris på svarene, når interessenterne spørger dig om Cost Breakdown Structure og cash flow af dit nye projekt.

• Hvornår skal projektet leveres?
  
  Prøv at få din klient til at være så præcis som muligt. "I oktober" er ikke et svar. Da der højst sandsynligt er flere projekter i gang i din virksomhed (og nogle af teammedlemmerne måske arbejder på flere af dem), bliver du nødt til at tilpasse timingen ikke kun efter din kundes ønske, men også din virksomheds nuværende projektportefølje.

• Definer kommunikationsmåden
  
  Spar dig selv for en masse stress, og definer på både din og din kundes side de personer eller teams, der vil kommunikere sammen om projektets fremdrift. På denne måde får du indsamlet og struktureret feedback i stedet for at modtage tonsvis af kaotiske e-mails fra forskellige personer. Aftal at bruge så få kommunikationskanaler som muligt. Når du vælger din projektstyringssoftware, skal du sørge for, at den også har en problemfrit kørende app med smarte e-mail notifikationer.
  
  TIP: For mange projekter (især digitale og softwareudviklingsprojekter), er det tilrådeligt at arbejde agilt. I så fald skal du udnytte begge dele Scrum or Kanban bestyrelse. Du kan også præsentere det for din klient og forklare princippet om sprints.

Resultat? Efter denne før-kick-off session, du er klar til at definere din jerntrekant bestående af budgettet, omfanget og tidsbegrænsningerne. Fantastisk, ikke?

"Start et nyt projekt to gange: på PM-til-klient
niveau og derefter med dit hold."

Sådan starter du projektet med dit team

Nu, når du kender svarene fra din klient, kan du begynde at arbejde på projektet. Tag det roligt, få organiseret dig selv, og få dit hold med ombord.

1. Byg dit hold
   
   For at bygge et drømmehold til dit projekt, skal du først kontrollere kapaciteten af ​​dine ressourcer. Få et aktuelt overblik over forfaldne opgaver og timefordelingsproblemer. Tag teammedlemmernes ferier og deres faktiske arbejdsbyrde i betragtning. Hvis der er en specifik rolle, der skal tages, så tøv ikke med at hyre en professionel udenfor virksomheden.
   
   Resultat: Et fuldt dækkende team baseret på tid + arbejdsbelastningskapacitet, optaget i dit PM-værktøj.
   
   
   
2. Arranger Kick-off mødet
   
   Inviter alle, der skal arbejde med projektet. Præsenter de fakta, du har lært af din klient, og giv dine teammedlemmer mulighed for at stille spørgsmål. Bliv ikke skuffet, hvis du ikke kan besvare nogle af dem på trods af din indsats forud for kick-off. Tværtimod, vær glad for at lære om hullet, før du falder i det!
   
   TIP: Afhængig af projektet og dit forhold til kunden, kan du også overveje at invitere din kunde til kick-off mødet.
   
   Resultat: Debrief med klienten eller fortsæt til Work Breakdown Structure.
   
   
   
3. Få overblik over alle idéer
   
   Hvis du læser vores blogs regelmæssigt, skal du have bemærket, at vi ofte retter vores læseres opmærksomhed på mindmapping. Brug Mind kortlægning værktøj til at drage fordel af at have hele teamet i ét rum – eller i ét opkald. Skriv alt ned, der er muligt for at levere hele projektet. På denne måde opretter du en liste over alle idéer, og senere kan du prioritere dem og overføre nogle af dem til opgaverne.
   
   Resultat: En visuel liste over alle mulige opgaver, oprettet af alle de teammedlemmer, der arbejder på projektet.
   
   
   
4. Organiser opgaverne i Gantt-diagrammet
   
   Når du ved, hvilke opgaver der skal leveres, kan du organisere dem i tidsrammen. Den nemmeste måde at gøre det på er ved hjælp af træk og slip Easy Gantt. Tilføj milepæle, delopgaver og relationer mellem opgaverne. Når det er klar, kan du dele det med dit team, så alle medlemmer kan se, hvordan deres arbejde afhænger og er relateret.
   
   Resultat: En visuel organisering af opgaver i tidsrammen.

"Hvis du har en tilbagevendende type projekt,
spar lidt tid ved ved hjælp af en projektskabelon. "

Konklusion

Projektets start afgør hele dets fremskridt og den endelige levering. For at undgå de mest forekommende fejl i begyndelsen af ​​et nyt projekt, bruge et sæt værktøjer der hjælper dig bedre med ombord på dit team. Men mest af alt, tag dig god tid med kunden og indhent dyb og detaljeret info om formålet med projektet og forventninger til det.