Hvorfor gøre ressourceallokering til en afgørende del af din projektledelse

Hvad er ressourceallokering, og hvordan gør man det?

Tænk på ressourceallokering som en proces af at tildele de rigtige opgaver til de rigtige ressourcer. Alt dette for at øge effektiviteten (både tidsrelateret og finansrelateret) af arbejdet på dit projekt. Hvis det ikke gøres rigtigt, kan du opleve uventede fremtidige problemer, der bremser dit projekt.

Når du har nok anstændig information om omfanget af dit kommende projekt, kan du gå ind i Planlægningsressourcefasen. Derfor er vores første råd: Hvis du allerede bruger projektstyringssoftware, skal du dobbelttjekke, om det indeholder planlægningsressourcer. Hvis ikke, er en af ​​mulighederne at købe et ekstra værktøj til kun at planlægge ressourcer. Dette anbefaler vi dog kun, hvis dit team består af to til tre personer.

For mellemstore og større hold, det nemmeste og klareste du kan gøre er at få en alt-i-et værktøj til tildeling og planlægning af ressourcer og efterfølgende styre dine projekter.

”En god ressourceallokering resulterer i, at de rigtige mennesker arbejder
på de rigtige opgaver med deres tid effektivt planlagt –
både ud fra et økonomisk og arbejdsmæssigt synspunkt.“

Tildeling af ressourcer før og under projektarbejdet

Du kan først allokere ressourcer til dit projekt, når du ved, hvad projektet består af, og når du har et klart overblik over dine ressourcers kapacitet. Der er således flere handlinger, der skal tages, før du begynder med tildelingen:

1. Opdel dit projekt i mindre, leveringsdygtige opgaver. Med andre ord, opret en arbejdsnedbrydningsstruktur (WBS) for at se det omtrentlige antal individuelle opgaver og sammenhængen mellem dem.
2. Tjek tilgængeligheden af ​​dine ressourcer for at se, om din kundes tidsestimat er realistisk.
3. Hvis du deler dine ressourcer på tværs af flere projekter (dine teammedlemmer er også en del af andre teams i din virksomhed), brug Global Gantt for at få det store overblik. Diskuter til sidst kapaciteterne med andre projektledere.

Når disse tre trin er udført, kan du allokere dine ressourcer og tildele dem opgaver. Efter projektets start er det uundgåeligt at holde styr på dine ressourcers ydeevne og reagere på det. For de daglige opgaver – og for de uventede situationer, der vil opstå styringen af ​​dit projekt vil bringe – skal du følge andre to mere detaljerede principper:

4. Tjek status og tilgængelighed af ressourcerne i projektets afgørende faser – vigtige møder, milepæle eller lanceringsdatoer. Især når der er en 'on fire' situation. Til dette kan du altid arbejde med den opdaterede status for dine ressourcer i Deltagelse Dashboard funktion.
5. Vær på forkant med det uforudsigelige. Til holde styr på dine ressourcers kapacitet , deres planer, skal du kunne se og godkende deres ledige dage (kontor, sygemelding, ferie, hjemmekontor osv.).

Specifikke funktioner og bedste praksis for at hjælpe dig med at allokere dine ressourcer

Ressourcestyring Master Plan

Her kan du se alle brugere og udnyttelse af deres tid i de kommende dage, uger eller måneder. Farver angiver brugerens arbejdsbyrde – tilgængelig, optimal udnyttelse eller arbejdsoverbelastning. Direkte inden for Resource Management Master Plan værktøj, kan du f.eks. forlænge tiden til en bestemt opgave eller endda gentildele den til en anden. Derfor, når du planlægger et fremtidigt projekt, vil du nemt undgå overbelastning af dine ressourcer.

”Ressourceallokering skærer ned på det fælles
problemer – under- eller overudnyttelse af din
holdspillere – til et minimum.”

Resource Dashboard

Ved planlægning af ressourcer er det væsentligt at undgå uoverensstemmelser i fordelingen. Resource Dashboard løser denne udfordring ved hjælp af diagrammerne med visualiseret medarbejdernes tidsudnyttelse, så du kan se arbejdsbyrden for mennesker på tværs af organisationen. Derudover viser den dig oversigten over opgavetyper med flest tildelte timer og samlede tildelte timer.

Afslutningsvis

At få de rigtige ressourcer til at udføre den rigtige del af arbejdet med projektet bliver udfordrende – især med flere teams på tværs af organisationen, der deler teammedlemmerne. Da der er nødvendige projektstyringstrin, der skal tages før selve tildelingen, er det bedste at få alle de moderne ressourcestyringsværktøjer inden for en enkelt PM-software. På denne måde undgår du mulige fejl og gentagne handlinger.