Hvorfor projektledere bør være ledere inden for kommunikation

Udfordring #1 – Kommunikationsledelse

Som projektleder skal du påtage dig rollen som en kommunikationsleder. Grund: du er den eneste person, der er i kontakt med alle på holdet – hvilket betyder, at der højst sandsynligt er "ikke-eksisterende kommunikationskanaler" mellem nogle teammedlemmer (f.eks. et trykkeristudie—tekstforfatter | UX/UI-designer—hardwareleverandør | indretningsdesigner—AC-leverandør).

Der er en populær 7Cs definition af kommunikation der siger, at kommunikation skal være klar, kortfattet, konkret, korrekt, sammenhængende, fuldstændig og høflig. Du vil mindske sandsynligheden for fejlkommunikation ved at følge disse 7C'er i dine output, men på samme tid, du bør ikke forvente, at andre teammedlemmer også følger disse principper.

Som kommunikationsleder skal du ikke blive fanget i at blive "Klageafdelingens leder". Vores gode råd er: Hvis der er noget uklart mellem teammedlemmerne, så løs det hurtigt ved at arrangere et fællesmøde eller et onlineopkald. Nogle gange er det bedre at lade folk fra forskellige flodbredder skabe broen end selv at blive broen.

"Hvis du er i mellem en diskussion af to emner på dit hold,
arrangere et fælles møde/indkaldelse for at løse det så hurtigt som muligt."

Udfordring #2 – Kommunikationsmidler og organisering (især for 3+ hold)

I vores artikel om opsætning af reglerne for hjemmekontoret, foreslog vi 6 kommunikationsmidler, der gør projektledelsen smidig og folk i teamet glade og effektive – opkald, planlagt onlineopkald, chat, gruppechat, delt kalender og en projektstyringsværktøj. Ikke meget har ændret sig siden da (bortset fra at vi nu har en fantastisk intuitiv Easy Project mobilapp), og disse regler er gyldige for internt fuldtids-, fjern- eller kombineret samarbejde mellem teammedlemmerne. Men vær alligevel forsigtig – det er afgørende at opsætte reglerne for, i hvilket tilfælde man skal bruge hvilken af ​​disse kanaler.

Udfordring #3 – Kommunikation som motivation til at sætte gang i projektets fremskridt

At bruge bløde færdigheder betyder ikke kun at fortælle folk, at de har gjort et godt stykke arbejde (selvom det også er vigtigt). Lad os grave dybere:

1. Informer dit team. Forestil dig dette som en daglig avis, der holder alle på holdet opdateret. Find din tid (og en passende kommunikationskanal til sådan en opsummering, f.eks. e-mail eller en gruppechat) til at lade dine folk vide, hvad der er blevet opnået i løbet af dagen. Det er en hurtig og intelligent måde at holde det optimistiske momentum og lade folk føle, at projektet går fremad. Motivation/sjov/seriøs tonefald (og illustrationer) er op til dig.

“Efter hver sprint, vis folk, hvad du har gennemført
– hold momentum ved at holde alle på banen.“

2. Giv folk mulighed for at tale. Et af de nemmeste, men ofte glemte tricks til at involvere folk i en diskussion, er at spørge dem om deres mening om det, de lige har hørt. Ret dit spørgsmål mod en bestemt person for at undgå de stille øjeblikke, hvor alt virker perfekt og senere bliver din postkasse fyldt med uønskede noter. Mange problemer kan løses og undgås ved en hurtig ansigt-til-ansigt (eller online) diskussion mellem teammedlemmerne.

3. Vis dit hold, hvad der foregår. Tal og data taler også. Hvad mere er, er det et sprog, der kun næppe kan betvivles. Indbyd fra tid til anden dit team og/eller interessenter og kunder til en lille præsentation. Få kaffe og snacks og vis dem din verden – den projektets fremskridt i visuelle og farverige grafer og statistikker. Det hjælper dem med at se projektet fra et andet perspektiv, og det hjælper dig også, da folk vil have det nemmere at forestille sig, hvad der faktisk er dit job (ikke alle ved det, stol på os!).

Udfordring #4 – Generel forbedring af kommunikationen i agile teams

Det har meget at gøre med den første og den anden udfordring; give det regler. Folk skal simpelthen vejledes, også når det kommer til kommunikation. Bevidst eller ubevidst stoler de på dit lederskab, og du skal bevæbne det med regler, kommunikationskanaler og, ja, også bløde færdigheder. Også, lad PM-funktionerne tale for sig selv – del projektets Gantt-diagram med dit team såvel som WBS fra det allerførste brainstorming- eller kickoff-møde.

Konklusion

Der er flere tips og tricks til god kommunikation generelt, men projektledere skal bare ikke forvente, at alle deres teammedlemmer følger dem. Derfor er det op til dig at bringe og holde på de gode kommunikationsmanerer og få dem understøttet af teknologi – især af en solid, moderne og visuel PM-software med funktioner til bedre kommunikation. Spørg og bemyndig andre til at tale. Allerede under den første brainstorming, forklar alle, at deres mening betyder noget. Alle ved, at jo bedre kommunikation, jo bedre arbejde.