Deltagelse Management

Indhold

Hvad er Tilstedeværelse
Typer af visning
Deltagelsesindstillinger
Roller og tilladelser
Godkendelse af deltagelse for underordnede
Sådan opsætter du en tilstedeværelseskalender Mit dashboard
Synkroniser deltagelse med andre systemer
Sådan indstilles deltagerdagsgrænser for individuelle brugere
Sådan viser du autofuldførelsesfeltet med deltagerstatus for brugere
Online/offline status for en bruger
Hjørnesituationer

 

Hvad er Tilstedeværelse

Dette Easy Project-plugin hjælper dig med at professionalisere din deltagelse overvågning. Overvåg ferier, hjemmekontor, fridage, syge blade eller blot tid på kontoret i dit projekt.

• Brugere planlægger deres ferie, brugerne logger tid på arbejde - let via en knap - start / stop. Brugere logger syge dage eller hjemmekontorer.

Alt nemt via en widget fra deres personlige dashboard.

• Systemadministratorer meddeles om planlagte ferier, hjemmekontorer eller sygedage via e-mail.

• Mens du logger på den pågældende dag, vælger brugeren kun tidsperioden og aktiviteten.

• Administratorer, ledere har perfekte statistikker om ferier og sygedage samt arbejdstid.

• Eller få det som en liste med mulighed for eksport.

 

Typer af visning

Når du går til Mere: Tilstedeværelse, du kan skifte mellem 4 grundlæggende typer af visning af deltagelsesregistre som følger:

• Kalender - Deltagelsesoptegnelser vises pr. dage, uger eller måneder i en kalendervisning

• Liste - tilstedeværelsesregistreringer vises på en liste, som kan filtreres, og kolonner kan tilføjes / fjernes efter dine behov

• Rapport - tilstedeværelsesregistreringer vises pr. valgt bruger og tidsinterval i en rapportvisning

• Detaljeret rapport - tilstedeværelsesoptegnelser vises i en detaljeret tabel, der omfatter alle brugere og deres timevisningsværdier pr. dag, uge, måned, kvartal eller år, som du nemt kan skifte mellem

 

Deltagelsesindstillinger

In Global menu >> Deltagelse >> Deltagelsesindstillinger, kan du oprette alle arbejdstids kalendere, deltagelse kategorier, , deltagelsesindstillinger.

I. Alle arbejdstids kalendere

Arbejdskalenderen kan også redigeres direkte fra administrationen.

Du kan enten vælge fra eksisterende kalendere, eller du kan tilføje en ny brugerdefineret en til højre. Du kan navngive kalenderen, indstille hvornår arbejdet starter og slutter, indstille arbejdstid pr. Dag, arbejdsdage i en uge, om kalenderen er standard, og du kan importere helligdage via en ICS-fil, hvis det er nødvendigt. Bemærk, at standard start / sluttidspunkt for arbejdet samt arbejdstimer pr. dag har en direkte indflydelse på hvilke data der automatisk vil blive udfyldt i vinduet for at underskrive ankomst / afrejse, så det kan lette dit arbejde lidt. Selvfølgelig kan alle dataene manuelt redigeres for hver deltagelsesrekord separat.

Når du logger på en fremmøde, kan du enten indsætte fra-til-tid manuelt (hvis aktiveret af kategorin indstillinger) eller automatisk ved at vælge en del af dagen, som kan være: hele dagen (= fra start til slut af din arbejdstid som pr. kalender) morgen (= Arbejdet starter ved + antallet af arbejdstimer / 2) eller eftermiddag (= Arbejdet slutter ved - antallet af arbejdstimer / 2).

Når din kalender er oprettet, kan du redigere den endnu mere, tilføj arbejder undtagelser og rediger arbejdstiden i kun nogle dage.

II. Deltagelseskategorier

I deltagelsesindstillinger kan der også være deltagerkategorier oprettet, redigeret eller slettet. For at oprette en ny kategori skal du blot klikke på "Ny værdi" -knap til højre. For at redigere en kategori skal du klikke på dens navn. For at slette det skal du blot bruge "Slet" -knappen med papirkurv ikon til højre for hver genstand. Hvis du vil omarrangere rækkefølgen af ​​kategorier, som de vises i listen, skal du bruge "Reorder" -knappen til venstre for hvert element.

Hvornår oprettelse af en ny kategori, som f.eks. Ferie, er der nogle indstillinger, der skal konfigureres, såsom:

• Navn - Udfyld navnet på denne kategori
• Vælg farveskema - Vælg farveskema for denne kategori som det fremgår af kalenderen
• Varsel post - Hvilken e-mail-adresse vil modtage besked, når tiden logges under denne kategori
• På arbejde? - Vælg om denne kategori betyder arbejdstid eller ikke-arbejdstid
• Systemaktivitet (ikke tilgængelig for brugere) - Dette afkrydsningsfelt henviser til en aktivitet, der bruges til operationer, der bruger REST API, såsom import af aktiviteter fra et eksternt system. Aktiviteten er inkluderet i købt licenser. Aktiviteten vises kun på de nødvendige steder, ellers er dens tilstand skjult.
• Indtast timer som - Vælg mellem automatisk / manuel interval af tidsinterval
• Standard værdi - Denne kategori vil blive valgt som standard, når du logger til stede
• Godkendelse kræves - Skal tilstedeværelseskort i denne kategori kræve godkendelse fra den overordnede arbejdstager?
• Uden logningstid - Ingen logning denne gang på et projekt
• Log også tid til projekt - Vælg et projekt, den loggetid vises også på. Vær opmærksom på, at du skal være medlem af et sådant projekt for at se de tilhørende deltagelsesregistre. Denne indstilling er følsom over for projektets indstillinger. Sørg for at du deaktiver aldrig aktiviteten på det givne projekt - du kan ikke godkende deltagelse i dette tilfælde.

Af den måde, hvornår "Godkendelse kræves" afkrydsningsfeltet krydses, vil enhver tilføjet ferie af arbejderen blive godkendt. Denne ændring påvirker ikke allerede eksisterende ferieindtastninger. For at godkende eller nægte ferieanmodning, skal du gå til Global menu >> Deltagelse >> Liste og filtrer ud, hvad du vil godkende eller nægte. I dette tilfælde udfyldte Jerry, at han ønsker en ferie den 2017-07-31. Klik på den med højre museknap, og vælg Afvis eller Godkend. Arbejdstageren kan se, om hans ferie blev godkendt eller nægtet, eller når den venter på godkendelse. Hvis en fremmøde kræver godkendelse, gemmes den som ikke godkendt. Hvis der foretages yderligere ændringer i en allerede godkendt tilstedeværelsespost i ankomst, afgang, bruger eller aktivitet, vender den automatisk tilbage til en ikke-godkendt status, der kræver en ny godkendelse.

III. Sådan oprettes kontorets IP til at adskille tid til kontor og hjemmekontor

Hvis dine brugere også kan arbejde hjemmefra, kan du holde styr på, hvorfra de arbejder, let ved at indstille kontorets IP. Når en bruger logger ind om morgenen, logger systemet automatisk sin fremmøde med standarddeltagelsen, som normalt er Office.

På denne måde kan du indstille din kontors IP, så hvis brugeren logger ind fra et andet sted, logger den tilstedeværende som "hjemmekontor".

Office IP-sortiment

Her udfylder du din kontor-IP (du kan finde ud af, hvilken IP du har på denne side https://www.whatismyip.com/ eller ved blot at skrive en søgning i google "Hvad er min IP" vil google fortælle dig.

Aktivitet i området

Her vælger du, hvilken aktivitet der tildeles den bruger, der logger ind på kontoret.

Aktivitet uden for rækkevidde

Her vælger du hvilken aktivitet der vil blive tildelt, når en bruger logger ind, f.eks. Hjemme.

Rundtid

Du kan tillade, at logget fremmødetid afrundes. Hvis du f.eks. Lægger et nummer 15 der, betyder det, at hvis brugeren logger ind kl. 9, logger systemet ham ind som om han kom kl. 05:9. Det samme kommer med afgang. Tiden mellem kl. 15 og kl. 11,46 afrundes automatisk til kl. 11,59, fordi kl. 11,59 allerede er klokken næste dag.

 

Roller og tilladelser

Tilladelserne til deltagelse kan oprettes i Global menu >> Administration >> Roller og tilladelser (se nedenunder).

 

Godkendelse af deltagelse for underordnede

1. Aktiver plugin Org strukturer (Global menu >> Administration >> Plugins >> Andet >> Nem - organisationsstruktur).
2. Opret brugerstrukturen
   
   
3. Rediger roller og tilladelser til brugere, der kan godkende deltagelse for underordnede
   
   
4. Forbered filtre for at få et hurtigt overblik over deltagelsesposter, der venter på godkendelse

Forbindelse med andre plugins

1. Org Structures - Oprettelse af brugerstruktur til at godkende deres deltagelse
2. Meeting Manager - synlighed af brugerens kontoraktiviteter, når han planlægger et møde

 

Sådan opsætter du en tilstedeværelseskalender på Mit dashboard

Som standard er deltagerkalenderen tilgængelig i Global menu >> Deltagelse >> Kalender. For at tilføje tilstedeværelseskalender på Mit dashboard, gå ned på siden og klik på følgende knap. Vælg derefter boksen, hvor du vil tilføje deltagelseswidgetten, og vælg deltagelse fra listen over tilgængelige widgets som vist nedenfor.

I det næste trin, konfigurere din deltagelseswidget. Du kan ændre grundlæggende attributter, filtre, listemuligheder, diagramvalg, kalendervalg, rapportindstillinger osv.

Når den er konfigureret, gem side ved at klikke på den grønne knap øverst. Nu skal du se widgetten på dit dashboard. Afhængigt af hvordan satte du det op, det kan se forskelligt ud som nedenstående eksempel.

For at tilføje Deltagelse-widget på Mit dashboard for alle eller udvalgte brugere i bulk, du skal oprette en skabelon til Mit dashboard først ved at gå til Global menu >> Administration >> Dashboard tilpasning >> Mit dashboard >> Skabelonoversigt >> Ny skabelon. Mere information findes i denne tutorial. Gå derefter til Brugers konto: >> Rediger >> Mit dashboard , Anvend den oprettede skabelon på denne brugers dashboard (kun Administrator har tilladelse til at ændre andre brugeres dashboards).

 

Synkroniser deltagelse med andre systemer

Eksempler på brug:

• indsamle data fra ankomst / afgang overvågningsenheder
• rapportering deltagelse i eksterne systemer

 

Sådan indstilles tilstedeværelsesbegrænsninger for individuelle brugere

Du kan indstille daglige grænser for deltagerkategorier, der repræsenterer ledighed (f.eks. Ferie eller syge) for individuelle brugere uafhængigt. Dette kan gøres i Mere: Brugere: vælg en bruger: Gå til fanen Arbejdstid: rul ned til Deltagelsesbegrænsninger som illustreret nedenfor. Her finder du nogle felter at indtaste dage pr. Aktivitet pr. 1 år. For eksempel betyder ferie 20 at brugeren har 20-dage med ferie om året, det gælder analogt for sygedage. Akkumulerede dage for ferie / syge beregnes automatisk efter årets afslutning, og derfor skal de ikke udfyldes manuelt af en bruger. Denne værdi repræsenterer en mængde uforbrugt orlov (resterende dage), der går til det næste år.

 

Sådan viser du autofuldførelsesfeltet med deltagerstatus for brugere

Når du gennemser et autofuldførelsesfelt med brugere (f.eks rettighedserhverver), kan du se deres tilstedeværelsesstatus med det samme på listen. Til dette formål skal du blot aktivere det kaldede rys-plugin "Nem Autofuldfør Med Tilstedeværelsesoplysninger", som er tilgængelig i Administration >> Plugins.

Resultatet vil så se således ud. En sådan funktion kan forenkle tildelingen af ​​opgaver til tilgængelige brugere, som er klar til at arbejde på dem med det samme.

 

Online/offline status for en bruger

En brugers online/offlinestatus kan ses uanset hans/hendes tilstedeværelsesstatus. Hver brugeravatar er udstyret med en indikator for denne status baseret på brugerens realtidsaktivitet. Denne indikator har form af en grøn prik (online) eller grå prik (offline) ved siden af ​​avataren nederst til højre. For at få denne funktion (WebSockets) aktiveret, skal Action Cable / Redis-rammeværket for Ruby on Rails være aktiveret.

 

Hjørnesituationer

• Når du har indstillet ferie for en dag og du klikker på knappen "Jeg er lige kommet til arbejde"På samme dag starter dit kontorsted uanset ferie, som også kører samtidigt. Men når du klikker på"Forladelse af arbejde"knappen så vil det sige"Dato er allerede taget af en anden aktivitet". Det er bevidst adfærd, der tvinger dig til at ændre din tilstedeværelsesstatus enten til ferie eller kontor, ikke begge på samme tid.
• Når du er i mødekalenderen, og du filtrerer data for flere brugere eller en gruppe, vises weekender og helligdage ikke i farver. Dette skyldes muligheden for, at hver bruger har forskellige feriedage, hvilket kan forårsage problemer med at vise ikke-arbejdsdage
• I deltagelsesrapporten (/ easy_attendances / oversigt), Resterende dage , Tilladte dage kan findes for hver ikke-arbejdsdeltagelseskategori såsom ferie eller syg. Mens tilladte dage repræsenterer årets grænse, repræsenterer Resterende dage uforbrugte dage af dette års grænse + akkumulerede dage fra tidligere år, der er gået til dette år. Problemet kan opstå, når du har brug for at se Resterende dage i et andet år end dette år. Da der ikke er nogen historisk sporing af Resterende dage for tidligere år, beregnes denne værdi altid som det aktuelt gyldige antal resterende dage minus antallet af dage, der er brugt i det respektive år. Derfor kan antallet af Resterende dage kun betragtes som korrekt for dette år, men ikke for nogen ældre.
• Når du har synkroniseret Easy Attendance-kalender med et eksternt kalendersystem via CalDav, annulleres en gyldig godkendelse af deltagelse (som f.eks. En ferie) i Easy Project ved et uheld at flytte dette deltagelse til en anden dag i det eksterne kalendersystem uden meddelelse om dette ændring i CalDav-tidsskriftet. Det samme kan ske, selv uden CalDav-synkronisering bare ved at flytte et godkendt deltagelse til en anden dag i Easy Attendance-kalenderen. I et sådant tilfælde er der dog meddelelse om denne ændring tilgængelig i CalDav-journal.
• Når undtagelser indtastes i brugerens kalender, tager det en dag til, før de vises i brugerens deltagelsesrapport (antallet af deltagertimer), da deltagelsesrapporten kun beregnes en gang om dagen på grund af præstationsårsager.
• I den detaljerede rapportside over tilstedeværelse viser visningerne "Kvartal" og "Årlig" ikke data for "Ferie" og "Sygefravær" -kolonnerne for tidsfiltrene "dette år" og "næste år".
• Hvis du bruger funktionen akkumulerede dage og har brug for at hente data fra det foregående år til dine rapporter, skal du sørge for at have den respektive rake-opgave slået fra og eksportere rapporterne i begyndelsen af ​​det nye år. Tænd derefter riveopgaven for genberegning af akkumulerede dage. Når genberegningen for det aktuelle år er udført, er det ikke længere muligt at få de korrekte data for det foregående år. Hvert påfølgende år beregnes med det aktuelle antal akkumulerede dage. Vi er ikke i stand til at give dig tilbage historiske data (som for det foregående år). Akkumulerede dage kan ikke gå til en minusværdi (dette kaldes ulønnet orlov). Den bedste fremgangsmåde er at eksportere ferierapporten først og derefter genberegne de akkumulerede dage manuelt ved at køre rake-opgaven.
   

  Eksempel på akkumulerede dage:
  
  Trin 1) Aktuel status
  Ledig ferie: 25
  Akkumulerede dage: 25
  Brugt ferie: 21
  Resterende ferie: 4

  Trin 2) Kør rake-opgaven
  En engangsberegning udføres for at udfylde de nye værdier for ferie. Derefter omskrives de gamle værdier permanent uden nogen gendannelsesmulighed.

  Trin 3) Ny status
  Ledig ferie: 25
  Akkumulerede dage: 29
  Brugt ferie: 0
  Resterende ferie: 29

  Vigtig note: At køre rake-opgaven på et forkert tidspunkt betyder, at du bliver nødt til at justere værdierne manuelt for at gøre dem korrekte for det nye år. At køre rake-opgaven to gange i træk vil også gøre værdierne helt forkerte.