Easy DMS - Dokumenthåndteringssystem

Sådan arbejder du med Easy DMS - Document Management System

Information til it-administratorer kan findes på GitHub.
Advarsel: Koden fra ressourcen er ikke kompatibel med Easy Project. Den tjener kun til yderligere teknisk information.

 

Indholdsfortegnelse

Hvad er let DMS
Hvad er hovedfunktionerne i Easy DMS
Sådan konfigureres plugin
Sådan opretter du brugerdefinerede felter
Sådan konfigureres dokumentmærkning
Sådan konfigureres roller og tilladelser
Sådan aktiveres Easy DMS på et projekt
Sådan konfigureres godkendelsesarbejdsgange
Sådan arbejdes med Easy DMS-modul
Sådan får du vist aktiviteter, der er relateret til Easy DMS
Sådan konfigureres WebDAV
WebDAV fejlfinding

 

Hvad er let DMS

Easy DMS er et dokumentstyringssystem, der bruges til at spore, administrere og gemme dokumenter og reducere papir. Det er i stand til at registrere de forskellige versioner oprettet og ændret af forskellige brugere (historikssporing). Easy DMS fås som et separat plugin til Easy Project. Det sigter mod at udvide det aktuelle Easy Projects moduler Dokumenter. Easy DMS leveres med WebDAV-funktionalitet, så du kan administrere dine dokumenter direkte fra din filhåndtering (f.eks. Windows Stifinder) ud over standard webadgang. Easy DMS er beregnet til at blive brugt af alle brugere, der har brug for at arbejde med dokumenter.

 

Hvad er hovedfunktionerne i Easy DMS

• mappestruktur
• Dokumentversion / revisionshistorik
• E-mail-meddelelser til mapper og / eller dokumenter
• Dokumentlåsning
• Multi (træk / slip afhængigt af browser) upload / download
• Multi download via zip
• Direkte dokument- eller dokumentlink-afsendelse via e-mail
• Konfigurerbar arbejdsgang til dokumentgodkendelse
• Dokumentadgangsrevision
• Integration med Easy Projects aktivitetsfeed
• Wiki-makroer til hurtig indkobling af indhold
• Fuld læse / skrive webdav funktionalitet
• Valgfri dokumentindhold i fuldtekstsøgning
• Dokumenter og filer symboliske links
• Dokumentmærkning
• Skraldespand

 

Sådan konfigureres plugin

Du kan konfigurere pluginet i Mere> Administration> Plugins. Plugin-konfigurationen er tilgængelig ved at klikke på Konfigurer.

Tilgængelige indstillinger er som følger (standardværdien i firkantede parenteser):

• Maksimal download af filer [0] Begrænser det maksimale antal filer, der er downloadet i zip eller sendt via e-mail. 0 betyder ubegrænset.
• Maksimal vedhæftningsstørrelse til e-mail [0] Begrænser den maksimale filstørrelse, der kan sendes via e-mail. 0 betyder ubegrænset. Nummeret er i MB.
• Fillagringsmappe [/ files / dmsf] Hvor de uploadede filer gemmes fysisk.
• Fysisk filsletning [Nej] Hvorvidt filer fysisk slettes efter sletning i webgrænsefladen.
• Standardfejlmeddelelse [Deaktiveret] Tillader angivne underretninger pr. Projekt.
• Vis meddelte modtagere [Deaktiveret] Når aktiveret, vil brugeren blive informeret om alle modtagere af netop sendt e-mail-meddelelsen.
• Titelformat [''] - Titelformat brugt, når et dokument downloades.
• Handle som vedhæftbar [Nej] - Denne funktion giver mulighed for at vedhæfte dokumenter til opgaver. Den nye / rediger opgaveformular indeholder et træk og slip-område til upload af dokumenter.
  
  Følgende valg "Projektpræferencer" vises kun i projektindstillinger under fanen DMS, når ovenstående afkrydsningsfelt er markeret i plugin-konfigurationen.
  
• Kolonner - Du kan vælge, hvilke kolonner der skal vises i hoveddokumentvisningen. (Alle brugerdefinerede felter er tilgængelige som kolonner)
• Fra - En e-mail-adresse, hvorfra der sendes e-mails med dokumenter.
• Svar til - En e-mail-adresse til svar-felt, når dokumenter sendes via e-mail.
• Kun links - Send kun links i stedet for dokumenter.
• Hold dokumenter låst - Dokumenter holdes låst, når de er godkendt.
• WebDAV [Aktiveret] WebDAV, når den er aktiveret, kan findes på http: //.../dmsf/webdav/ [projektidentifikator]
• Webdav-strategi [Read-only] Gør det muligt for administratoren at beslutte, om WebDAV er en read-only eller read-write platform for slutbrugere.
• Directory, der indeholder Xapian-databaser [files / dmsf_index] En placering af Xapian-fuldtekstsøgningsdatabase.
• Stemming Language [engelsk] Et sprog, der bruges til stemming.
• Stemstrategi [Stem ingen] Dette styrer, hvordan forespørgselsparteren vil anvende stemmealgoritmen. Standardværdien er STEM_NONE. De mulige værdier er:
  • STEM_NONE: Udfør ikke nogen stemming.
  • STEM_SOME: Søg efter stamformer af udtryk bortset fra dem, der starter med en stor bogstav, eller følges af visse tegn, eller bruges med operatører, der har brug for positionsoplysninger. Stammede udtryk er præfixeret med 'Z'.
  • STEM_ALL: Søg efter stemmed form af alle ord (bemærk: ingen 'Z' præfiks tilføjes).
  • Bemærk, at den stammende algoritme kun anvendes til ord i sandsynlige felter - boolske filtertermer stemmes aldrig.

 

Sådan opretter du brugerdefinerede felter

Brugerdefinerede felter kan anvendes på dokumenter og mapper. Der i Easy Project Administration er et felt Custom. Hvis Nyt brugerdefineret felt fra kommandoværktøjslinjen er valgt, er der en ny Easy DMS-type tilgængelig. Derefter er der en fælles ny brugerdefineret feltform, hvor de nye tilpassede feltparametre kan specificeres.

 

Sådan konfigureres dokumentmærkning

For at bruge funktionen til kodning af dokumenter, lad os tilføje et nyt brugerdefineret DMS-felt med navnet Tag som en liste med mulige værdier, der er specificeret i henhold til dine krav.

Når det brugerdefinerede felt gemmes, finder du det i redigeringsfunktion, mens du uploader nyt dokument eller ny revision. Vælg blot mærkets værdi og gem.

 

Sådan konfigureres roller og tilladelser

Roller og tilladelser kan konfigureres i Mere> Administration> Roller og tilladelser. Tilgængelige tilladelser relateret til Easy DMS er som følger:

• Se DMS-filrevisionsadgang
• Se DMS-filrevisioner
• Gennemse dokumenter
• Brugerindstillinger DMS-fanen er aktiveret i projektindstillingerne
• Se dokumenter Dokumenter kan downloades, e-mailes, kopieres og flyttes. Godkendelsesforløb er tilgængeligt.
• Mappemanipulation Mapper kan oprettes, slettes, redigeres, låses, låses op. E-mail-meddelelse kan tændes / slukkes.
• Filmanipulation Dokumenter kan uploades, låses, låses op. E-mail-meddelelse kan tændes / slukkes. Godkendelsesarbejdsgange kan anvendes. Symboliske links kan oprettes / slettes.
• Slet dokumenter Det giver mulighed for at gå ind i papirkurven og slette / gendanne dokumenter.
• Tving oplåsning af filer Et medlem har tilladelse til at låse et dokument op, der er låst af en anden.
• Filgodkendelse Aktivér / deaktiver godkendelse af arbejdsgange til dokumentgodkendelse.
• Administrer arbejdsgange Fanebladet Godkendelsesstrøm er aktiveret i projektindstillingerne. Medlemmer har tilladelse til at definere godkendelsesarbejdsgange for projektet.

 

Sådan aktiveres Easy DMS på et projekt

Jeg bestiller at gøre Easy DMS tilgængelig på et projekt, det er nødvendigt at have kontrolleret det tilsvarende modul i fanen Moduler. For at gøre dette skal du gå til det pågældende projekts indstillinger> moduler> afkrydsningsfeltet "Nem DMS" og klikke på Gem. Umiddelbart efter vises Easy DMS og Approval-arbejdsgange faner i den øverste menu for det pågældende projekt som illustreret nedenfor. Hvert projektmedlem med tilsvarende tilladelser kan indstille e-mail-underretninger relateret til DMS-dokumenter og mapper i projektet.

 

Sådan konfigureres godkendelsesarbejdsgange

Disse indstillinger giver projektledere mulighed for at definere godkendelsesarbejdsprocesser. Godkendelsesprocessen som en del af Easy DMS giver brugerne mulighed for at oprette en godkendelseskæde til godkendelse af dokumenter. En godkendelsesworkflow defineres af et logisk navn og af tildelte brugere - godkendere i en bestemt rækkefølge med en given afhængighed. Hver godkendelsesworkflow består af et eller flere godkendelsestrin. Hvert godkendelsestrin inkluderer en eller flere godkendere og deres afhængighed. Det betyder, at vi kan tildele en ny bruger med en afhængighed OG eller ELLER. Så for at gå videre til et næste godkendelsestrin kræves en godkendelse af en eller alle godkendere. Derfor er vi i stand til at definere seriel eller parallel workflow på denne måde.

Godkendelsesarbejdsprocesser kan konfigureres både på globalt plan og projektniveau. De globale indstillinger er tilgængelige i Mere> Administration> Godkendelsesprocesser. Her kan defineres globale godkendelsesarbejdsprocesser tilgængelige i alle projekter som illustreret nedenfor. Indstillingerne for projektniveau er tilgængelige i den tilsvarende fane på et bestemt projekt med Easy DMS-modul aktiveret som tidligere forklaret.

For at oprette en ny godkendelsesworkflow skal du klikke på den respektive knap i øverste højre hjørne. Derefter forventes det, at du indtaster et navn på den nye godkendelseswokflow. Hvis du allerede har oprettet nogle godkendelsesarbejdsprocesser, kan du kopiere en til den nye ved at vælge den fra "Kopier arbejdsgang fra" i rullemenuen.

Når alt er udfyldt, skal du klikke på knappen Opret. Netop oprettet arbejdsgang vises på listen over arbejdsgange. For at ændre workflownavnet eller definere trin til workflow skal du klikke på workflownavnet. Derefter vises formular til opdatering af workflow. Øverst i formularen kan du opdatere navnet på arbejdsgangen. Rediger navnet der, og klik på knappen Gem.

 

Ved hjælp af knappen Nyt trin kan du vælge en eller flere godkendelser og ved at klikke på knappen AND eller ELLER tilføjer du et nyt godkendelsestrin til slutningen eller ved at vælge et eksisterende trin fra listen til et eksisterende trin.

Eksempler

Tilføjelse af et nyt trin med en enkelt godkender

1. Vælg en bruger på listen.
2. Trinværdi forbliver på sin standardværdi Nyt trin.
3. Tilføj et nyt godkendelsestrin ved at klikke på knappen TILFØJ.

Tilføjelse af et nyt trin med mere end en godkendelse

1. Vælg to eller endnu flere brugere fra listen.
2. Trinværdi forbliver på sin standardværdi Nyt trin.
3. Tilføj et nyt trin ved at klikke på knappen AND eller OR afhængigt af forholdet mellem godkendere i trinnet.

Tilføjelse af en næste godkendelse i et eksisterende trin

1. Vælg en bruger på listen.
2. Skift trinværdi til nummeret på et afsluttende trin.
3. Tilføj et nyt trin ved at klikke på knapperne AND eller OR afhængigt af forholdet mellem den nye godkendte i trinnet.

Senere ved afslutning af godkendelsestrin kan fjernes eller genbestilles ved at klikke på de tilsvarende ikoner ud for tringodkendelserne. Husk, at arbejdsgangen kun er godkendt, når hvert trin er opfyldt. For eksempel, hvis du har et trin med to godkendere med OR-operatør, kræves kun en godkendelse. Tværtimod, hvis du har to trin med en godkender pr. Trin, kræves der to godkendelser.

Godkendelsesforløb begrænser

Sletning af en allerede brugt godkendelsesarbejdsgang medfører, at de berørte dokumenter forbliver i deres sidste godkendelsestilstand: Tildelt, venter på godkendelse, Godkendt eller afvist, men det er umuligt at fortsætte i en uafsluttet arbejdsgang. Godkendelsesloggen er heller ikke tilgængelig. Dokumenter med den ikke afsluttede arbejdsgang forbliver låst. For at tildele arbejdsgangen igen eller på en anden måde at opdatere dokumentet er det nødvendigt først at låse op for dokumentet og derefter oprette en ny revision af dokumentet enten ved at uploade en ny version af dokumentet eller ved at oprette en ny revision i dokumentoplysninger.

I tilfælde af at man fjerner et af trinnene i en bestemt arbejdsgang, forbliver de berørte dokumenter i deres sidste godkendelsestilstand: Tildelt, venter på godkendelse, Godkendt eller afvist. Hvis der ikke er afsluttet godkendelsestrin, er det muligt at fortsætte i godkendelseskæden. Det manglende trin springes over. Hvis dokumentet er i den tilstand, der venter på godkendelse, og det netop fjernede trin var det sidste godkendelsestrin, forbliver dokumentet i den tilstand, der venter på godkendelse, og det er umuligt at fortsætte med godkendelsen.

I tilfælde af at tilføje eller ombestille et eller flere godkendelsestrin i en bestemt arbejdsgang, forbliver de berørte dokumenter i deres sidste godkendelsestilstand: Tildelt, venter på godkendelse, Godkendt eller afvist. De tilføjede trin er ikke inkluderet i allerede tildelte arbejdsgange og har derfor ingen indflydelse på tildelte godkendelsesarbejdsgange. Den opdaterede arbejdsgang afspejles i dokumenter med arbejdsgang, der er tildelt efter opdateringen.

 

Sådan arbejdes med Easy DMS-modul

Dokumenter

Dokumentmodulet giver dig mulighed for at gemme al dokumentation, der er relevant for et projekt, ét sted, sorteret i mapper. Du kan tænde dokumentmodulet ved at gå til fanen Projektindstillinger → Moduler. Marker afkrydsningsfeltet foran DMS-elementet, som er funktionen Dokumenthåndteringssystem.

På skærmen finder du to hovedområder: mappe og filetræ i den øverste del af skærmen og et område til upload af filer i den nederste del af skærmen.

Dokumenthåndtering

Dokumenterne opbevares i mapper, som skal have en sådan struktur, der giver en let orientering inden for emnet. DMS-katalogstrukturen understøtter træk og slip-funktionen til nem og hurtig trækning af dokumenter fra en mappe til en anden eller en undermappe til en anden overordnet mappe.

Ny mappe

Du kan oprette en ny mappe ved at klikke på knappen "Opret mappe" i øverste højre hjørne. Dette fører dig til følgende skærmbillede:

Den nye mappe oprettes som en undermappe til den aktuelle placering i mappetræet. Indtast en titel til den nye mappe. Du kan tilføje en mappebeskrivelse ved hjælp af forskellige typer tekstformatering, f.eks. Overskrifter, lister, links til websider, dokumenter osv. Endelig kan du vælge brugerroller, der kun får adgang til den mappe. Hvis du er tilfreds med indstillingerne, skal du klikke på knappen Gem.

En ny mappe kan også oprettes ved at kopiere en eksisterende mappe. Vis en liste over mapper, og vælg en mappe, der skal kopieres. Vælg Kopi / flyt i højre menu (eller ved at højreklikke på) i denne mappe.

Vælg Målprojekt og Målmappe. Klik på knappen Kopier.

Mappetilladelser

I den nye mappeform eller senere i redigeringsformularen kan du specificere ekstra mappetilladelser. Ved at vælge roller og medlemmer kan du kontrollere adgangen til mappen.

Liste over mapper

Hver linje i mappelisten indeholder:

• mappenavnet
• oprettelsesdato, forfatter
• mappe redigeringsværktøjer
• mulighed for at slette en mappe
• underretningsflag

Redigeringsværktøjet bruger den samme form, som bruges til at oprette en ny mappe. Du kan ændre mappens titel og beskrivelse her. Du kan sortere mapperne i alfabetisk eller omvendt alfabetisk rækkefølge. Du opnår dette ved at klikke på pilens tegn lige fra kolonnens navn (usorteret, alfabetisk rækkefølge, omvendt alfabetisk rækkefølge).

Dokumenthåndteringsværktøjer

Ved at højreklikke på et bestemt dokument i en DMS-mappe vises en kontekstmenu med følgende indstillinger: Rediger, Kopier / flyt, Link til, Lås, Aktivér meddelelser, Tildeling, Download, E-mail, Rediger indhold, Slet. For at redigere dokumentet online i realtid er det nødvendigt at have Microsoft Office installeret, da funktionen ikke er kompatibel med andre kontorapplikationer (inklusive LibreOffice).

Filtrering

Hvis du er usikker på, hvad navnet på mappen er, kan du prøve at anvende et nøgleord. Gå til feltet Filter, der findes i højre øverste hjørne, og begynd at indtaste nøgleordet.

Kun de mapper med titler, der indeholder den givne rækkefølge af bogstaver, vises. Når du fortsætter med at skrive, forbliver færre mapper.

tagging

Der er en foruddefineret liste over tags. Hvis du vælger et tag på listen, vises der kun dokumenter og mapper, der er markeret med dette mærke. For at rydde tagfilteret og for at vise alle dokumenter og mapper igen skal du blot vælge det tomme emne på listen.

Hent

Lad os sige, at du vil downloade alt indholdet af en mappe kaldet "Træning". Marker afkrydsningsfeltet foran mappetitlen, og klik derefter på knappen Download (kan hentes med højre museknap eller over menuen i slutningen af ​​mappelinjen): Hele indholdet af mappen zippes ind i en fil og gemmes på din harddisk.

E-mail

Du kan e-maile mappeindholdet til din partner. Marker afkrydsningsfeltet foran mappetitlen, og klik derefter på knappen E-mail. Alt indhold i mappen vil blive zippet i en fil. Du bliver bedt om at udfylde modtagerens e-mail-adresse, emne, og du kan tilføje et stykke tekst, der forklarer, hvad du sender. De zippede filer inkluderes automatisk. Vær dog forsigtig med at sende hele indholdet i en mappe, da dens størrelse kan overstige grænserne for e-mail, og din e-mail muligvis ikke leveres!

Inden du sender, kan du kontrollere vedhæftningen ved at klikke på URL-linket Documents.zip. Hvis afkrydsningsfeltlinkene kun er markeret, tilføjes URL-links til vedhæftede dokumenter til e-mail-kroppen i stedet.

Slet mappe

Du kan slette en mappe ved at klikke på knappen Slet i højre menu (eller ved at højreklikke). For at slette flere mapper på én gang skal du markere afkrydsningsfelterne foran mappetitlerne og derefter klikke på knappen Slet i genvejsmenuen (ved at højreklikke). Det er også muligt at slette en mappe med dokumenter, dvs. en ikke-tom mappe.

Tilføj dokumenter

Når du har konfigureret din mappestruktur, kan du begynde at udfylde den med filer. Du kan selvfølgelig tilføje en ny mappe når som helst senere.

Nye filer kan tilføjes på to måder:

1. ved hjælp af træk-og-slip-metoden - du trækker og slipper de filer, du vil tilføje til området kaldet Upload; kun for filer med størrelse <100 MB; fungerer ikke for Internet Explorer, det åbner dokumentet i stedet for at føje det til listen
2. klik på knappen "Ny fil" i øverste højre hjørne, og søg derefter efter filen

Du ser en liste over alle filer, der er klar til at blive tilføjet. Hver linje indeholder:

• navnet på filen
• status
• filstørrelse
• mulighed for at fjerne filen fra listen

Du kan tilføje op til 20 filer inden for en upload. For filer over 2GB skal du have en 64b browser. Hvis du ikke har en 64b browser, skal du bruge dit arkiveringsværktøj som ZIP eller RAR og komprimere og derefter dele din originale fil i flere mindre arkiver, før du uploader. Når alle filerne er klar til upload til mappen, skal du klikke på knappen Start upload. Du vil se uploadstatus ændre sig. Om nødvendigt kan du stoppe upload ved at klikke på knappen Stop upload.

Du kan justere arealstørrelsen ved at trække bundlinjen op og ned.

Når filerne uploades, vises en lignende skærm:

Her kan du ændre filtitel, tilføje beskrivelse og kommentere og tildele en passende version. Du kan også vælge et tilsvarende tag fra den foruddefinerede liste. Når du er tilfreds, skal du klikke på knappen Foretag. Hvis der allerede findes et dokument med samme filnavn i den aktuelle mappe, får du automatisk en ny revision af dokumentet.

Ugyldige tegn i dokumentnavne: '\ [\] \ / \ \ \? ": <> #% \ * '

Den maksimale dokumentbilagsstørrelse er begrænset ved at indstille den maksimale vedhæftningsstørrelse i menuen Mere »Administration» Indstillinger »Filer» Maksimal vedhæftningsstørrelse.

Dokumenter link

Det er muligt at oprette et link til et andet dokument eller mappe fra det samme eller en anden mappe til det samme eller et andet projekt. Links opfører sig som om de fungerer direkte på måldokumentet eller mappen. Det betyder for eksempel, at hvis du downloader eller e-mailer et link, sendes den refererede fil til brugeren.

Hvis måldokumentet skal fjernes eller flyttes, advarer brugeren om eksisterende links, og disse links fjernes automatisk.

Opret et link på det aktuelle sted til en anden fil eller mappe

Der er en kommando "Link fra" på kommandoværktøjslinjen i formularen til dokument eller mappe. Efter et klik på det ikon vises en ny form Nyt dokumentlink. Det forventes, at brugeren vælger et kildeprojekt, -mappe og eventuelt et dokument som målet for det netop oprettede link.

Intern

Tillad at oprette links til DMS-objekter.

Ekstern

Tillad at oprette links til eksternt objekt ved hjælp af deres URL.

Opret et link fra den aktuelle fil eller mappe til en anden mappe

Der vil være en ny kommando "Link til" i kommandoværktøjslinjen i hovedvisningen. Efter et klik på det ikon vises en ny form Nyt dokumentlink. Det forventes, at brugeren skal vælge et målprojekt og en mappe, hvor det netop oprettede link vil være placeret.

Liste over dokumenter

Dine filer tilføjes til mappen:

Du ser filtitler og navne, deres størrelse, sidste ændringsdato, version, arbejdsflowtilstand og hvem der tilføjede dem (forfatteren). Desuden kan du låse eller slette filer. En bevægelse af et dokument opretter en ny revision, hvis forfatter er den bruger, der flyttede dokumentet. Derfor ændres dokumentets forfatter til den aktuelle bruger i henhold til den sidste revision.

Symboler og deres betydning:

    filoplysninger

    lås for at forhindre ændringer for andre medlemmer

    lås op for at tillade ændringer for andre medlemmer

    slet fil

    underretninger ikke aktive: aktiver (kun projektleder eller administrator)

    underretninger aktive: deaktivere (kun projektleder eller administrator)

    godkendelsesarbejdsproces

Dokumentoplysninger

Hvis du klikker på symbol, kommer du til siden med detaljerede oplysninger om filen.

Du kan se filhistorikken, dens versioner og arbejdsgang. Du kan downloade ældre revisioner ved at klikke på den tilsvarende skilt. Du kan vise / skjule poster til download og e-mail ved at klikke på ikonet. Du kan slette en bestemt revision ved at klikke på ikonet. Filen kan kopieres eller flyttes til en anden mappe eller endda projekt ved at klikke på ikonet. Derefter forventes det, at du vælger en målmappe og et projekt. Filen kopieres eller flyttes med et klik på en tilsvarende knap Kopier eller flyt.

Som projektleder ser du også statistikker om, hvem, hvornår og hvor mange gange der har downloadet individuelle versioner.

Du kan tilføje ny revision ved at klikke på plus + -tegnet ved siden af ​​titlen Ny revision øverst på siden. Følgende skærmbillede vises:

Du kan ændre titlen, beskrivelsen og tilføje en ny kommentar. Hvis du tilføjer en ny fil (nyt indhold), tildeles en ny version automatisk til den. Det kan enten være en mindre version (hvis den forrige version var x.1, vil den nye version være x.2; normalt ved mindre ændringer i dokumentet), eller en større version (hvis den tidligere version var 1.x, ny version er 2.0; normalt ved omfattende ændringer i dokumentet).

Når du er færdig med alle dokumentindstillinger, skal du klikke på knappen Opret, og en ny revision tilføjes.

underretninger

Det er muligt for projektlederen eller administratoren at aktivere / deaktivere underretninger for hvert dokument eller dokumentmappe. Hvis underretningsflagget er slået, sendes en meddelelses-e-mail til alle e-mail-modtagere, efter at dokumenttilstanden er ændret (oprettelse, ændring, godkendelse). E-mail-modtagere er hentet fra listen over projektmedlemmer. Indstillinger for e-mail-meddelelser fra de enkelte brugere tages i betragtning.

Hvis meddelelsesflaget er indstillet i en mappe, sendes meddelelses-e-mails, hvis en hvilken som helst dokumenttilstand ændres inden for mappeunderhierarkiet.

Bemærk, at alle e-mail-meddelelser relateret til Easy DMS sendes både til planlagte projekter og projekter under realisering. Tværtimod, e-mail-meddelelser relateret til andre enheder i Easy Project sendes ikke til planlagte projekter.

Der er flere måder at aktivere / deaktivere e-mail-meddelelser fra DMS:

1. Plugin-indstillinger - I plugin-indstillingerne kan du angive, om underretningerne er aktiveret eller deaktiveret for nyoprettede mapper. Dette er indstillingen "File default notifications", der kan indstilles til Activated X Deactivated.
2. Projektindstillinger - I projektindstillingerne er der fanen Dokumenter, og inde i den er indstillingen Meddelelser: Standard (ingen ændring) X Aktiveret (Jeg vil have beskeder, selv når de er slukket) X Deaktiveret (Jeg vil ikke modtage meddelelser, selv når de er tændt). Dette er indstillingen for det aktuelt loggede projektmedlem.
3. Indstillinger for adressebog - For hvert bibliotek er der et ikon til henholdsvis aktivering af deaktivering af underretninger.
4. Dokumentindstillinger - For hvert dokument er der et ikon til henholdsvis aktivering af deaktivering af underretninger.
5. Brugerindstillinger - I brugerprofilen kan alle indstille, hvilke underretninger de vil modtage.

Godkendelsesforløb

Godkendelsesarbejdsprocesstilstanden er angivet med arbejdsgangsstatus i kolonnen Arbejdsgang. Den oprindelige tilstand er Ingen, efter tildelingen af ​​godkendelsesarbejdsprocessen ændres status til Tildelt.

For at starte den allerede tildelte godkendelsesworkflow skal du klikke på knappen Start i genvejsmenuen.

I tilfælde af arbejdsgangstilstand vises der næste godkendere.

Godkendelsesproces

Selve processen er klart beskrevet på nedenstående diagram.

Og nu trin for trin:

1. Tildel en eksisterende godkendelsesarbejdsgang til det valgte dokument ved at klikke på ikonet:    

Derefter vises en arbejdsgangsformular:

Alle projekt- og globale godkendelsesarbejdsgange kan vælges. Vælg en arbejdsgang, og klik på knappen Send. Den valgte arbejdsgang er tildelt til dokumentet.

2. I det næste trin skal den tildelte arbejdsgang startes ved at klikke på ikonet:    

3. Når arbejdsgangen startes, forventes alle godkendere i bestemte trin at godkende. Dokumentet er låst for at forhindre alle ændringer.

Hvis du er en af ​​godkendere af det aktuelle godkendelsestrin, er ikonet klikkabelt, og du kan gøre en godkendelse ved at klikke på det. Så vises godkendelsesformularen:

Du har tre muligheder her, enten godkende, afvise eller delegere det aktuelle godkendelsestrin. I tilfælde af afvisning eller delegering er du forpligtet til at kommentere det i tekstfeltet "Din note ...". Kun medlemmer af projektet tilbydes til delegation. Din beslutning vil blive bekræftet ved at klikke på knappen Send.

4. Hvis du netop har godkendt dokumentet, og du er den sidste person i godkendelseskæden. Dokumentet er godkendt som en konsekvens af din godkendelse. Status ændres til “Godkendt”.

5. Hvis du netop har afvist dokumentet. Godkendelseskæden afsluttes øjeblikkeligt, og dokumentet er i tilstanden Afvist.

6. Hvis du godkender den, og du ikke er den sidste godkendelse, eller du delegerer din godkendelse til en anden, fortsætter godkendelsen af ​​arbejdsgangen.

Log

Alle godkendelser af workflow gemmes og er tilgængelige i logvinduet. Du kan åbne vinduet ved at klikke på arbejdsprocesstatusteksten:

Email meddelelser

E-mail-meddelelser sendes i henhold til tabellen som følger:

begivenhed	Modtager (e)
Godkendelsesarbejdsgangen startes	Alle godkendere af det første trin
Et godkendelsestrin er afsluttet	Alle godkendere af næste trin og arbejdsgangsejer
Dokumentet er godkendt	Alle medlemmer af projektet
Dokumentet er blevet afvist	Alle deltagere i workflow og workflow-ejer
Et godkendelsestrin er delegeret	Delegeret
Forfaldsdato er nået	Alle godkendere i det givne trin, der ikke har godkendt endnu. Disse underretninger sendes tilbage hver arbejdsdag.

Skraldespand

Hvis dokumenter eller mapper slettes af en bruger, flyttes de kun i papirkurven og kan gendannes igen eller definitivt fjernes fra papirkurven med tilladelse til at slette dokumenter. Papirkurven er tilgængelig fra hovedmenuen til DMS. Brugergrænsefladen til papirkurven svarer meget til dokumentvisningen undtagen kommandoikoner. Nye kommandoikoner til gendannelse og sletning af en mappe eller et dokument er ved siden af ​​de slettede mapper og dokumenter. Når et dokument eller en mappe er slettet fra papirkurven, er der ingen vej tilbage!

Personlige indstillinger

Hvert projektmedlem har tilladelse til at tilpasse DMS-modulets opførsel som følger:

Der er to muligheder:

Underretninger - Aktiveret (standard), Deaktiveret - Hvis det er deaktiveret, modtager du ingen e-mail-meddelelser relateret til dokumenter og vice versa.

Titelformat - Filnavne på downloadede dokumenter kan formuleres ved hjælp af følgende tags:

% t - dokumenttitel

% d - datoen da dokumentet blev uploadet

% v - version af dokumentationen

% i - ID-nummer for dokumentet

% r - revisionsnummer for dokumentet

Hurtige links - Hvis det vælges, forventes det, at du indtaster et dokuments ID i stedet for at vælge dokumentet fra en valgliste, når du opretter et dokumentlink.

Handle som vedhæftet

            Filer og dokumenter - Du kan vedhæfte filer og dokument til problemer.

            Filer - Du kan kun vedhæfte filer til problemer.

Denne funktion giver mulighed for at vedhæfte dokumenter til opgaver. Den nye / rediger opgaveformular indeholder et træk & slip-område til upload af dokumenter. Det er også muligt at linke eksisterende dokumenter ved hjælp af knappen Link fra. Vedlagte dokumenter gemmes i systemmapper synlige fra brugergrænsefladen afhængigt af tilladelser.

 

Sådan får du vist aktiviteter, der er relateret til Easy DMS

Alle ændringer i forbindelse med en filrevision registreres som aktiviteter.

 

Sådan konfigureres WebDAV

Projektets dokumentmodul kan monteres som en webmappe. I en monteret mappe findes derefter et komplet dokument og mappestruktur. Når en bruger udfører en handling, såsom at downloade / uploade et dokument eller oprette en ny mappe, optages den automatisk i DMS, og det har den samme effekt, som handlingen ville blive udført i webgrænsefladen i DMS.

For at montere et projektdokumenter i MS Windows-system skal du åbne Dokumenter, skal du højreklikke på Computer-emnet i træet og vælge Mount netværksdrev. Udfyld URL-adresse til projektdokumentmodulet i følgende format:

https://[your domain]/dmsf/webdav/[project identifier]

I det næste trin bliver du bedt om at logge ind, og i tilfælde af en vellykket login vises en ny mappe med projektdokumenterne.

 

WebDAV fejlfinding

På trods af at WebDAV-protokollen er en standard, der bruges til at få adgang til netværksplaceringer, kan klienten muligvis have flere problemer, især i MS Windows. Her er et par tip til, hvordan man håndterer fejl, der er rejst under kortlægning af et netværksdrev via WebDAV.

Microsoft Windows

Dette afhænger af, hvilket opdateringsniveau du er på windows. Vær sød at henvise til denne artikel for mere information.

Windows 10, 8.1, 8 og 7

Windows 10, 8.1 og 8 bruger WebClient Services til at oprette forbindelse til en WebDAV-servere. Som standard er WebClient-tjenesten deaktiveret, så vi er nødt til at aktivere den og også ændre tjenesten til at starte automatisk, når Microsoft Windows starter:

Start derefter den, og skift starttype til Automatisk:

Brug af CMD

Kontroller, om WebClient Service kører, og indstil til "Start automatisk". Fra en kommandoprompt kan du starte WebClient Services ved at skrive

netstart webklient

Du skal køre cmd.exe med forhøjede privilegier, hvis du har UAC aktiveret. BasicAuthLevel

 

Fuldtekst DMS-søgning

DMS fuldtekstsøgning er let tilgængelig i dokumenterne ved blot at klikke på afkrydsningsfeltet "Dokumenter DMS" i den avancerede søgemenu.