GDPR-funktioner

GDPR

Sådan arbejder du med GDPR-funktioner

Easy Software tager beskyttelse af personoplysninger alvorligt. Europæisk regulering kendt som den generelle databeskyttelsesforordning (GDPR) bringer en række udfordringer for alle organisationer og blev et af de mest resonerede forretningsemner. Vores mission er at give Easy Project-klienter og dybest set alle projektsamfund med en pålidelig software, der gør det muligt at udføre alle databehandlers pligter effektivt. Easy Project er 100% GDPR-klar fra version 1.3 (maj 2018).

 

Indholdsfortegnelse

Kontakt og bruger anonymisering
Password politik
To-faktor autentificering
Speciel synlighed for brugerdefinerede felter og kontakter
Anmod om og download logfiler
Sessionens udløb
Kontakter synlighed

 

Kontakt og bruger anonymisering

Funktion for kontakt og bruger anonymisering giver dig mulighed for hurtigt at skjule / slette følsomme data, der er gemt i valgte brugerdefinerede felter i enhver type kontakter (personlig, virksomhed, konto) og brugere. Hverken kontakten / brugeren eller noget brugerdefineret felt fjernes efter aktivering af denne funktion, bare deres dataindhold bliver tomt uden muligheden for at gendanne originale data senere. Når et brugerdefineret felt er indstillet til "Krævet", dvs. dets indhold ikke kan være tomt, som navn, efternavn eller e-mail-adresse, erstattes de originale data automatisk med tekststrengen "Anonymiseret" (for en firma / kontokontakt) eller " Anonymiseret kontakt "(for en personlig kontakt) eller" Anonymiseret bruger "(til en brugerprofil). Formålet med funktionen er at tilfredsstille mulige klienters krav til at skjule / slette deres følsomme personoplysninger som pålagt af GDPR. Lovgivningen siger, at du ikke behøver at slette dataene, da du har brug for dem for at forstå dine kunder generelt. Men sådanne data kan ikke knyttes til en bestemt person.

Sådan bruges funktionen

Først og fremmest skal du vælge hvilke brugerdefinerede felter i Kontakter og Brugere, der betragtes som følsomme og vil gennemgå anonymiseringsprocessen, hvis din klient beder om det. Dette gøres temmelig let i Mere »Administration» Tilpassede felter »åben underkategori" Kontakter "eller" Brugere "» redigere et følsomt brugerdefineret felt. Et afkrydsningsfelt kaldet "Ryd ved anonymisering" kan findes i de nederste indstillinger. Når du markerer afkrydsningsfeltet og gemmer indstillingerne, slettes alt dataindhold i dette særlige brugerdefinerede felt straks på de kontakter / brugere, som du senere vælger til anonymisering. Brug derfor funktionen med forsigtighed for at forhindre unødvendigt tab af data.

Sådan ser det ud, når feltet "Kontaktens navn" er blevet betragtet som følsomt og valgte kontakter blev anonymiseret. På den anden side var feltet "adresse" ikke indstillet til at anonymisere, det er derfor synligt.

Anonymiseret kontakt kan genkendes ikke kun fra kontaktliste, men også overalt ellers, f.eks. I salgsaktiviteter.

Sådan ser en anonymiseret kontakt ud i detaljer. Nogle felter er tomme, fordi der var anonymiseret.

For at anonymisere en kontakt eller endnu flere kontakter i bulk, skal du blot vælge dem fra listen og klikke med højre museknap for at åbne kontekstmenuen. Her skal du bare vælge "Anonym" og bekræfte forsikringsdialogen ved at klikke på "OK".

Ud over Kontakter kan brugere også anonymiseres ved at gentage den samme procedure med højreklik på knappen.

Du kan også anonymisere brugeren ved at klikke på den bestemte knap i sidepanelet i brugerprofilen.

Dette er en detaljeret beskrivelse af en anonymiseret brugerprofil. Vær opmærksom på, at for brugerprofiler med anonymiseret e-mail-adresse erstatter en ny tilfældigt genereret e-mail-adresse i form af "... @ anonymized.com" den originale.

 

Password politik

se godkendelsesindstillinger.

 

To-faktor autentificering

se godkendelsesindstillinger.

 

Speciel synlighed for brugerdefinerede felter og kontakter

Disse indstillinger muliggør konfiguration af synligheden af ​​brugerdefinerede felter og standardkontaktfelter for udvalgte brugere, brugertyper og grupper. For brugerdefinerede felter kan disse indstillinger findes i Mere »Administration» Tilpassede felter »redigere ethvert eksisterende brugerdefineret felt eller oprette et nyt. I bunden af ​​skærmen skal du markere afkrydsningsfeltet "Speciel synlighed" for at vise relaterede indstillingsmuligheder som følger:

Brugertyper - vælg hvilke brugertyper, der kan se dette brugerdefinerede felt, eller lad det være tomt for at gøre det synligt for alle brugertyper
Grupper - vælg hvilke grupper, der kan se dette brugerdefinerede felt, eller lad det være tomt for at gøre det synligt for alle grupper
Brugere - vælg, hvilke brugere der kan se dette brugerdefinerede felt, eller lad det være tomt for at gøre det synligt for alle brugere

For Kontakter, gå til Mere »Kontakter» Indstillinger »Feltindstillinger, hvor du kan redigere indstillingerne for standardkontaktfelter, f.eks. Forfatter, sidst opdateret, Fornavn, Efternavn osv.

Dette er et eksempel på feltindstillinger for efternavn. Her vælger du igen brugere, brugertyper og grupper, der har lov til at se dette felt eller lade være tomme for at gøre det synligt for alle. Analogisk er det kun data, der er synlige for en bruger, der kan eksporteres.

 

Anmod om og download logfiler

Gå til Mere »Administration» Nemme logfiler, find den krævede log, og klik på knappen Download ved siden af.

 

Sessionens udløb

Disse indstillinger tillader automatisk at logge ud af en bruger fra sin aktuelle session efter en bestemt periode. Gå til Mere »Administration» Indstillinger »Godkendelse» Udløbsperiode, hvor du kan finde to muligheder:

Maksimal levetid for session - den maksimale tid, en bruger kan logges ind i en session uafhængigt af sin aktivitet
Levetid for session inaktivitet - den maksimale tid, en bruger kan være inaktiv, før han automatisk logges ud fra en session

 

Kontakter synlighed

Kontakter synlighed kan konfigureres til brugertyper såvel som for brugerroller. Gå til Mere »Administration» Brugertyper »vælg brugertype» Synlige kontakttyper for at indstille det til brugertyper. De valgbare indstillinger er Alle, Konto, Personlige kontakter, Partner, leverandør.

Gå til Mere »Administration» Roller og tilladelser »vælg en rolle» synlighed for kontakter for at indstille det til brugertyper. De valgbare indstillinger er Alle kontakter, Kontakter oprettet af eller tildelt brugeren, Kontakter oprettet af bruger, Kontakter tildelt brugeren.

Desuden kan arbejde med kontakter begrænses i mange aspekter blot ved at bruge tilladelserne til hver rolle.

Prøv Easy Project i 30 dages gratis prøveperiode

Fuldstændige funktioner, SSL-beskyttet, daglige backups, i din geolocation