Sådan blev væksten let software Skab et agilt ressourcestyringsværktøj på topniveau

Hvorfor havde vi brug for et værktøj?

Før Agile Resource Management, vi brugte ikke noget værktøj til ressourcestyring. Hvorfor? For os er traditionelle Ressourcestyringssystem var for detaljeret da den arbejder med timer som måleenhed, og den er beregnet til detaljeret styring af menneskelige ressourcer.

Derfor, i vores virksomhed, hvert hold klarede sin arbejdsbyrde individuelt. Det virkede, da vi var 50 eller 60, men så begyndte vi at vokse. Antallet af teammedlemmer steg, antallet af eksterne medlemmer voksede hver dag, og det indså vi, at vi var har desperat brug for et værktøj. Det var vores administrerende direktør, Filip Morávek, der identificerede dette interne behov og kom med ideen om et Agile Resource Management-værktøj.

Forventningerne var høje

Gennem udviklingen af ​​Agile Resource Management-værktøjet var Filip, vores administrerende direktør, i rollen som klienten, der arbejdede tæt sammen med udviklingsteamet og vores produktejer, Jan Pavera. Vi vidste præcis, hvad vi ville have til dette værktøj:

• Ressourcestyring på globalt niveau
• Et krystalklart overblik over ressourceallokering på projekter
• Én enkelt bestyrelse for alle projekter relateret til produktudvikling og produktudgivelse
• Anvendes hovedsageligt af PM'er og teamledere, der tildeler specifikke opgaver til teammedlemmer
• Teammedlemsvisning
• At tilbyde vejkort og porteføljeplanlægning for PM'er, PPM'er og PMO'er
• For at kunne se vi arbejder på forskellige projekter på samme tid (i forhold til RM hvor du kun kan se hvilke opgaver de arbejder på)

Klar til at opfylde kravene

For at skabe et vellykket værktøj, ikke kun for interne Easy Software-teams, men for enhver anden virksomhed, var vi nødt til at opfylde afgørende krav:

• Nemt og visuelt
• Uden barrierer eller kræver tilladelser
• Fokus på scope og tid – du har tid og scope defineret, og du skal gøre det bedste, du kan inden for tidsrammen
• Evne til at tilføje folk til et projekt baseret på færdigheder
• Evne til at tilføje personer til et team eller til et projekt baseret på anciennitetsniveau
• Ressourceenhed ikke kun som individ, men også som team, en Team-visning, der viser, hvem der er inkluderet
• Tildeling af et projekt til et team
• Lån en person fra mit team til et andet projekt, visualiser når én person arbejder på to projekter samtidigt
• Prioritering på PMO-, PM- og PPM-niveauer
• Vis ferie- og sygedage forbundet med vores deltagelsesplugin
• Sprint visualisering

Vi gjorde det, vi bruger det, og det kan du også!

Vi skabte et alsidigt værktøj til ressourcestyring. Vi bruger det hver dag, og nu er vi klar til at vise dig, hvordan det bedst kan hjælpe din virksomhed. Se webinarets optagelse og få alle de bedste tips og tricks til daglig brug!

Se webinaret

Jan Pavera, Product Owner

Implementering, her kommer vi

1. Forberedelse

Dette casestudie er anderledes end de sædvanlige, du måske kender, som det var ikke kun om implementering, Men også om udvikling af nye funktioner. Hvis du kommer fra et softwareudviklingsfirma, behøver vi ikke fortælle dig, hvor udfordrende det kan være.

Når det kommer til test, har klienter normalt en tendens til at teste en ny funktion eller nye versioner på en testapplikation, der kører parallelt med deres almindelige applikation. Nå, vi er lidt forskellige. Også, når vi havde en betaversion klar, vi implementerede det til vores interne Easy Project, kendt som "Esko", med det samme. Dette skete i Maj 2022, da vores PMO og PM'er begyndte at bruge det til det daglige arbejde. Testen var i gang!

2. Indstillinger

I det første trin, a detaljeret struktur af projekter blev defineret sammen med alle typer filtre, visninger og metrics. Det var også afgørende for os at definere forskellige typer teams, hvilket gøres gennem Administration > Kategorier.

Et af vores behov var at skabe teams baseret på teammedlemmernes kompetencer og anciennitet. Så først definerede vi kompetencerne i Administration > Kategorier, hvor vi også definerede anciennitetsniveauer, som begge vises som færdigheder på brugerprofilen. Takket være dette kunne vi hurtigt skabe teams med folk med forskellige færdigheder og anciennitetsniveauer.

Dette blev først gjort for vores scrum-team, det "grønne hold". Da vi var tilfredse med udrulningen, indstillingerne og funktionaliteten, blev den også introduceret til andre scrum-hold. I øjeblikket, fire scrum-teams, plus vores Product Owner og PMO, bruger Agile Resource Management aktivt på daglig basis. Vores marketingteam sluttede sig også til os og bruger effektivt vores værktøj til at planlægge projekter.

Og resultaterne?

Implementeringen af ​​Agile Resource Management bragte os:

• Globalt overblik over ressourceallokering
• Klart overblik over tildelingskonflikter og sammenstød
• Evne til at skabe teams baseret på kompetencer og anciennitet
• Evne til at reagere hurtigt på manglende ressourcer på grund af ferier

Vores foretrukne funktioner i Agile Resource Management

1. Færdighedsstyring – tildeling af teammedlemmer til et projekt baseret på kompetencer og anciennitet
2. Team skabelse – teammedlemmer kan sættes sammen til ét team, hvor forskellige kompetencer og anciennitet kombineres
3. Projekttildeling til teams – tildeling af teams til projekter
4. Overblik over konflikter & parallelt arbejde – alle ser nemt konflikter og sammenstød
5. Events – du vil altid se de vigtigste begivenheder, globale for alle porteføljer eller pr. projekt