Pannon Solar Boat Team: Fra Excel til komplet projekt- og opgavegennemsigtighed
Solar Boat konstruktion, Universitetsprojekt
Veszprém, Ungarn
Januar 2023
25
On-board og support IT, On-board elektronik, Power electronics, Mekanisk teknik, Sociale medier og PR
Pannon Solar Boat Team havde brug for bedre gennemsigtighed af projekter og opgaver, da de kun brugte Excel til at uddelegere opgaver. Dette fællesskab af studerende, der konstruerer et solcelledrevet skib støttet af universitetet, havde brug for at klare opgaverne for hver afdeling i det samme rum. De implementerede Easy Project med en brugervenlig grænseflade og med ungarsk support. Nu bruger de primært Kanban og Gantt til bedre samarbejde.
Kæmper før du skifter til Easy Project
Softwaren de tidligere brugte var ikke tilstrækkeligt forståeligt og det gav ikke tilstrækkelig support til at lære grænsefladen bedre at kende. Forud definitionen og delegeringen af opgaverne foregik i Excel. Dette tillod ikke dynamiske ændringer og de kunne ikke overvåge arbejdsbyrden af institutterne, hvilket er vigtigt for dem på grund af universitetsstipendiesystemet, da de på denne baggrund fastsætter institutternes aflønning. De havde meget brug for bedre gennemsigtighed af projekter og opgaver.
Opgaven
Forventning til at mødes
- Veltilrettelagte opgaver i hver afdeling
- Arbejdsbyrde for teammedlemmer i deres opgaver
- Teamledere kan se, hvor projektet er på vej hen
Tid til at implementere
Preparation (Forberedelse)
I løbet af den en-måneds prøveperiode forsøgte de at kortlægge de muligheder, softwaren tilbyder, så de kan udarbejde tidsplanen i fremtiden. Det er essentielt at kunne styre hver afdelings opgaver i ét rum.
Efter forsøget introducerede de i første omgang brugen af softwaren til en af deres afdelinger, så de sammen med brugerne kan se, hvordan man administrerer siden, og på baggrund af erfaringerne herfra har de udvidet den til andre også hold.
Kurser
Primært teamlederne deltog i software præsentation. Herefter forberedte et af deres medlemmer for første gang opgaver til deres team, hvilket resulterede i introduktionen af softwaren. Så blev det efterhånden tilgængelig for andre teammedlemmer.
Hvad med nogle resultater?
Implementeringen af Easy Project bragte:
- Et værktøj til håndtering af opgaver i hver afdeling
- En brugervenlig grænseflade
- Støtte (ved at yde assistance på ungarsk)
- Forskellige visninger tilgængelige (Gantt og Kanban er de mest nyttige)
Szendi-Joó Inez
hovedårsagen til at vi valgte Easy Project er tilpasningsevne. Det er svært at bruge et system, der kan håndtere komplekse og varierede ingeniøropgaver og stadigt skiftende behov – alt fra timingen af deres markedsføringsoptrædener til arbejdsbyrden af deres teammedlemmer kan nemt administreres i softwaren.
De mest anvendte funktioner
- Kanban og projektoversigt - hvad opgaven er og hvilken proces den er i, kan lederdiskussioner dermed optimeres og processer gøres overskuelige
- Gantt-kort og sporing af opgaverne - skibsbygning består af mange små opgaver og delopgaver, de kan dele disse op i små gøremål ved hjælp af delprojekter og delopgaver.
Hvem er Pannon Solar Boat Team
Pannon Solar Boat Team er en samfund af universitetsstuderende, der konstruerer en solcelledrevet skib. Holdet består af omkring 25 medlemmer, som består af medlemmer af Pannon University. Der er en tendens til at være flere forskellige sektioner såsom On-board og support IT, On-board elektronik, Power electronics, Mechanical engineering, Social Media og PR. Hovedsponsor af konstruktionen er universitetet, ikke kun økonomisk, men også instruktører deltager og hjælper projektet med at blive opfyldt.
