Standardiseret projektledelse i it -servicesektoren Seidor Consulting Casestudie

Seidor Consulting er et multinationalt teknologikonsulentfirma, der leverer en bred vifte af tjenester, herunder applikationsudvikling og vedligeholdelse, infrastrukturer og IT-outsourcing.

Seidor opererer i 38 lande og har 81 kontorer i Europa, LATAM, USA, Mellemøsten, Afrika og Asien. Med mere end 5400 fagfolk og mere end 8500 kunder, i det 6. IT -serviceselskab i Spanien* og det første med 1% spansk privat kapital. (*Kilde: Ranking Empresas sektor TIC, ChannelPartner 100)

Tidligere tilstand

Tidligere for at have Easy Project brugte Seidor MS Project og andre forskellige værktøjer. Den brede vifte af tilgængelige værktøjer skaber et problem for at have et fælles og klart billede af projektets status. På den anden side var licensomkostningerne høje på grund af de månedlige omkostninger for en bruger og antallet af brugere.

Hovedpunkterne i udbudsdokumentationen, hvad der forventes af løsningen, hvilke udfordringer der skal løses:

Forventning

  • Standardisering af projektledelsesarbejdet med kun ét værktøj
  • Standardisering af projektarbejdet ved hjælp af projektskabeloner
  • Mere kontrol over status for projekterne, inklusive estimeret og brugt tid
  • Omkostningsreduktion
  • Tilgængeligheden af ​​oplysningerne til alle teammedlemmer
  • Bedre kommunikation
  • Bedre risikokontrol
  • Bedre rapportering om projektets status
  • Ressourcestyring

Krav

  • Værktøjet skal tillade forskellige projekt-, opgave- og milepælstyper, da vi dækker en bred vifte af løsninger.
  • Teammedlemmer skal være i stand til at opdatere opgavens status og fremskridt, men ikke planificeringen.
  • Kunder skal være i stand til at interagere med kontrollerede tilladelser.
  • Vi skal være i stand til at definere forskellige tilladelser efter rolle i hvert projekt og have arbejdsgange.
  • Al adfærd, som et projektstyringsværktøj skal have: afhængigheder, opgaver, kalender, rapportering, være i stand til at eksportere projektet.
  • LDAP-godkendelse
  • Når en opgave opdateres, skal den give en meddelelse.
  • Synkronisering med SAP

5400+ fagfolk og 8500+ kunder i det sjette it-serviceselskab i Spanien

Applikationsudvikling og vedligeholdelse, infrastrukturer og IT-outsourcing

38 lande, 81 kontorer i Europa, LATAM, USA, Mellemøsten, Afrika og Asien

Marcos Florido

Project Manager og Easy Project administrator
"Easy Project er det værktøj, der løser alle vores problemer med projektledelse: du kan se / kontrollere hele billedet og derefter gå ind i detaljerne i projekterne, du kan styre og se grafisk projektet, tid, brugt tid ... og du kan gøre det, uanset hvor du er (inklusive mobil). På den anden side, da alle firmaer kan se og opdatere deres opgaver / information, er de alle mere engagerede, hvis dette kunne være muligt. "

Forberedelse

Dato for gennemførelse - 2019 / 2020

Før implementeringen fandt en pilotfase sted, hvor de grundlæggende krav blev defineret, som blev indarbejdet i Easy Project-miljøet og derefter præsenteret for virksomhedens ledelse. Godkendelsen blev efterfulgt af en detaljeret implementering, hvor nøglebrugere af applikationen fra projektkontorafdelingen deltog aktivt. For at kontrollere levedygtigheden og for at indstille alle kravene blev et ægte projekt styret ved hjælp af Easy Project.

Indstillinger

I det første trin blev en detaljeret struktur af projekter defineret sammen med alle typer brugere og parametrene for brugernes personlige sider. Der er oprettet projektskabeloner, hvor det er muligt hurtigt og effektivt at oprette projekter med standardiserede parametre. Samtidig blev roller, opgavetyper, status og arbejdsgange defineret og justeret. Alle konsulentbrugere blev oprettet i systemet, og virksomhedshierarkiet blev defineret (mere end 1100 brugere).

Yderligere udviklinger gør det muligt at synkronisere opgaver og brugt tid mellem SAP og Easy Project.

Server / cloud-løsning

Baseret på interne sikkerhedskrav valgte Seidor Consulting en serverløsning. Vi oprettede systemmiljøet på en midlertidig sky og først derefter migrerede vi hele systemet til klientens egen server. Yderligere ændringer af applikationen blev allerede udført ved hjælp af fjernadgang til serveren.

Uddannelse

Vi uddannede nøglebrugere og administratorer under implementeringen og andre brugere af applikationen desuden i bølger, når de nye projekter starter. Det blev oprettet en videoundervisning, der er specifik for teammedlemmerne og yderligere dokumentation i Easy Project-vidensbasen.

Test

Klienten bruger produktionsmiljøet med ægte data, hvor kun implementeringsteamet er involveret. Dette gør det muligt for nøgleholdet at styre projekter i det virkelige liv og derefter identificere de nye krav og funktioner, inden værktøjet implementeres i hele virksomheden.

De vigtigste fordele ved Easy Project i Seidor Consulting

Implementeringen af ​​Easy Project bragte:

  • Standardisering af projektledelsesværktøjer og projektstrukturer
  • Højere kontrol med projekterne (status, teammedlemmer, indsats, ...)
  • Mere engagement for hele teamet i planlægning af projektet og vedligeholdelse af projektplanen
  • Omkostningsreduktion
  • Bedre projektstatusrapport
  • Højere ledelsesniveau har større synlighed om status for projekterne (global Gantt, rapportering)

De mest anvendte funktioner


Projekt Gantt

Hele teamet bruger Gantt til at se planen og til at opdatere opgaverne.

Brugt tid

Her kan vi styre holdets og gruppernes brugte tid.

Resource Management

At kontrollere arbejdsbyrden for teammedlemmerne.

Prøv Easy Project i 30 dages gratis prøveperiode

Fuldstændige funktioner, SSL-beskyttet, daglige backups, i din geolocation