Vidensbase - dokumentationssystem

Sådan bruges videnbase

Knowledge Base er en kompleks løsning til at inkorporere videnstyring ind i dit Easy Project. Videnbasen giver dig mulighed for at fange viden fra opgaver og projekter, kategorisere og gemme den, dele den blandt brugerne og bruge den i fremtidige projekter. Det hjælper dig yderligere oprette projektdokumentation meget let.

 

Indholdsfortegnelse

Oversigt

Sådan (de) aktiveres plugin

Roller og tilladelser

Sådan bruges plugin på globalt plan

Sådan bruges plugin på projektniveau

Synkroniser videnbase med andre systemer

 

Oversigt

Tror du, at Knowledge Management er afgørende for en sund forretning i dag? Det gør vi, og vi har således skabt Knowledge base-plugin til Easy Project-brugere. Det er en nem måde at indsamle, styre og dele viden i virksomheden. Det hjælper både videneksternalisering og internalisering. Enkelt sagt - distribuer viden fra vidensarbejdere og lever den til arbejdere, der har brug for at lære den. Du opretter vidensindlæg, når du opdaterer en opgave - enhver separat opdatering eller hel opgave kan gemmes som et vidensindlæg eller direkte i vidensbasen.

Videnindlæg er kategoriseret, tagget med metadata og kan have gensidige relationer. Hver bruger har en personlig videnmappe. Du kan anbefale viden til andre brugere, sende den til dem via e-mail og endda kræve, at videnpost læses. Det er meget nyttigt at oprette projektdokumentation - enhver gyldig projektinformation, der gennemgår en opgave, kan gemmes til fremtidig brug - således bliver information viden. Is er velegnet til gennemgange til nye medarbejdere, manualer til en bestemt software, skabeloner til kommunikation med kunder eller arbejdsgange eller projektdokumentation.

Nøglefunktioner

  • Nem oprettelse af viden indlæg fra opgaver - indfangning af viden
  • Videnkategorier + personlige / projektkategorier - til deling af viden
  • Vedhæftning af videnposter til projekter / opgaver
  • Anbefaling af viden til brugerne
  • Hurtig adgang til viden base fra rigtige service panel
  • Fuldtekstsøgning i vidensbase

 

Sådan (de) aktiveres plugin

På projektniveau kan plugin aktiveres eller deaktiveres i projektets indstilling: Moduler: Vidensbase. Når du har markeret afkrydsningsfeltet, skal du klikke på den grønne "Gem" -knap nedenfor for at få vist fanebladet Videnbase i projektmenuen øverst.

 

Roller og tilladelser

In Mere: Administration: Roller og tilladelser: Vidensbase Du kan bestemme, hvilke brugerroller der har tilladelser som følger.

 

Sådan bruges plugin på globalt plan

Videnindlæg kan grundlæggende oprettes som ukategoriseret eller tilføjet til en kategori, som muligvis oprettes på globalt plan eller projektniveau. Et indlæg kan være en del af ingen, en eller flere kategorier på én gang, uanset deres niveau (globalt, projekt).

Det globale niveau betyder, at alle videnindlæg, der oprettes deri, automatisk tilføjes til den globale database, hvilket gør dem let tilgængelige for alle Easy Project-brugere uanset deres projektmedlemskab og roller. For at bruge vidensbase på globalt plan, gå til menuen "Mere" (øverste højre hjørne) og klik på videnbase ikon.

Nu er du på en side, der kan tilpasses fuldt ud, som kan justeres til din smag efter at have klikket på "Tilpas denne side"-knappen nede. Du kan vælge mellem forskellige moduler, der skal tilføjes, f.eks. filtrerede lister med videnindlæg, mest anvendte tags på videnindlæg, 10 seneste indlæg osv. I øvrigt tilføjes de to sidste moduler til siden som standard .

Den filtrerede liste over indlæg kan se sådan ud. Som standard består det af postnavnet, videnskategorien og tags. Yderligere kolonner kan tilføjes i Listeindstillingerne, når du redigerer modulet. Listen kan fjernes eller redigeres ved at klikke på papirkurven og blyantikonerne i øverste højre hjørne. Valgmulighederne i sidefeltmenuen giver dig mulighed for at oprette et nyt indlæg, oprette en ny global eller personlig kategori, se alle indlæg i Easy Project uanset deres kategori, administrere kategorier, vise yndlingsindlæg og personlige kategorier. De personlige kategorier er dem, der kun er synlige for dig, men individuelle videnposter i kategorien har dog ikke en sådan begrænset adgang.

Lad os se, hvordan et vidensindlæg ser ud. Ethvert indlæg oprettes og redigeres ved hjælp af en standard WYSIWYG / HTML-editor. Hvis du vil redigere den eksisterende eller oprette en ny, skal du blot klikke på de bestemte knapper i sidefeltmenuen. Når et bestemt indlæg åbnes, indeholder sidebaremenuen nogle specifikke indstillinger, såsom tilføj til favoritter, tilføj til den globale database, personlig database eller projektdatabase, anbefale til brugere eller brugergrupper samt tildele den til en opgave eller fjerne den ( slet). Desuden kan du tilføje eller fjerne tags for indlægget for senere at være i stand til at finde specifikke indlæg efter deres tags. I nederste højre hjørne er listen over kategorier, indlægget tilføjes i. Du kan ændre kategorien når som helst indlægget redigeres.

Hver viden post indeholder yderligere oplysninger i bunden:

  • Kommentarer - Muligt at kommentere et indlæg.
  • Historie - Alle ændringer af indlægget, herunder et Diff-resumé af, hvad der er ændret, og hvilken bruger, der foretog den sidste ændring, samt muligheden for at vende tilbage til en tidligere version. Forfatteren af ​​den nuværende version vises som en og viser slet ikke andre mulige forfattere.
  • Læsere - Afsnit, hvor du kan se alle anbefalede brugere, og om de har læst indlægget.

 

Sådan bruges plugin på projektniveau

Projektniveau betyder, at alle videnindlæg, der oprettes deri, automatisk tilføjes til projektdatabasen, der er knyttet til det bestemte projekt. Kun projektmedlemmerne kan gennemse projektdatabasen. Ikke-medlemmer, der har tilladelse til at se videnbase, er dog også i stand til at åbne et bestemt projektindlæg, hvis de:

  • åbn den globale liste over alle videnindlæg (uanset kategori)
  • har direkte URL-link til indlægget
  • søg efter indlægget ved at indtaste dets navn i søgefeltet, som kan findes under pæreikonet i servicepanelet (helt til højre)

For at bruge vidensbase på projektniveau, gå til det valgte projekt med modulet aktiveret og klik på fanen Videnbase i topmenuen. Her skal du se projektdatabasen bestående af projektvidenskategorier og stillinger. Valgmulighederne i sidefeltmenuen giver dig mulighed for at oprette ny projektkategori eller nyt indlæg, administrere projektkategorier eller se alle indlæg i Easy Project uanset deres kategori.

 

Synkroniser videnbase med andre systemer

Eksempler på brug:

  • offentlig videnbase på nettet
  • webbaseret billetsystem - løsning suggester
  • viden indsendelse af kunder - forum baseret self support
  • REST API til vidensbase

Prøv Easy Project i en 30-dages gratis prøveperiode

Fuldt udstyret, SSL-beskyttet, Daglige sikkerhedskopier, i din Geo