De 6 ting, der stresser projektledere (og hvad man skal gøre ved dem)

At håndtere stress er en del af dit arbejde

Da du først trådte ind i projektledelsens verden, følte du helt sikkert 'en stress fra det nye' på dine skuldre. Var det unødvendigt dårligt? Det kunne meget vel have hjulpet dig med at være mere årvågen og absorbere så meget information som muligt. Senere, da du voksede som PM, forblev kernen af ​​dit job den samme, men du ændrede dig – du fik mere erfaring, herunder evnen til at håndtere stress lettere.

Du vil helt sikkert være enig i, at det at være projektleder ikke er en rosenhave, men samtidig det med effektive værktøjer, funktioner og processer du kan styre ikke kun dit projekt, men også den stress, det medfører. Rundt omkring på nettet kan du læse om, hvordan du fjerner stress fra dit arbejdsliv, men det er ikke det, vi tror på – vores råd er at håndtere stress i stedet for at opfatte det som en fjende, du skal bekæmpe.

Der er mange teknikker og råd til, hvordan du kan håndtere stress på arbejdet. Fra at komme på arbejde en time tidligere, når kontorerne står tomme eller at have boksetræning midt på dagen til at holde et 'friår'. I dette blogindlæg vil vi dog fokusere på PM-praksis. Kombiner dem med de bløde råd (såsom at løbe), og du vil slukke din stress.

Når stress opstår, og hvad du kan gøre ved det

Som projektleder har du højst sandsynligt oplevet stress af flere årsager – lad det være det unikke ved det aktuelle projekt, en negativ stemning i virksomheden eller en forværret situation i teammedlemmernes privatliv. Lad os tage et kig på de tilbagevendende situationer, hvor stress kommer ind i projektledelsen. Igen, i stedet for at 'dræbe stress', vil vi gerne vise dig, hvordan du håndterer det.

”Projektledelsesstress er det ikke
ødelæggeligt – det er overskueligt."

1. Budgetter, økonomi

Der er altid et vist niveau af stress, når du beder om flere penge til dit projekt. For at forsvare dine budgetideer over for interessenterne, brug derfor korrekt omkostningsfordelingsstruktur. Det vil give dig et overblik over alle projektomkostninger (inklusive arbejder udført af underleverandører). Dens visualitet og tilpasningsmuligheder vil også fungere til din fordel - de gør dataene nemme at forstå. Så, når du står foran din klient og fremlægger dine krav til budgetforhøjelsen, du behøver ikke at gætte, men bringe så præcise skøn som muligt.

For at gøre det endnu mere effektivt, kombinere CBS med holde skarpt øje med din økonomi ved brug af Easy Project Alerts. Fastlæg, hvad og hvornår du vil have besked, og få en advarsel, når grænsen nærmer sig.

2. Ansvarskaos

Projektledere oplever ofte ubehag, når de begynder at modtage halvfærdige opgaver fra teammedlemmerne, forkert behandlede opgaver og for mange spørgsmål, som bremser arbejdets fremdrift. Disse typer problemer opstår normalt, når din teammedlemmer kan ikke se og forstå deres del af jobbet i det større – projektbillede.

På dine regelmæssige møder med teamet, præsentere den aktuelle status for projektet via Gantt-diagrammet. På denne måde kan du nemt forklare 1) hvorfor tingene sker, som de gør, 2) hvordan teammedlemmernes arbejde er gensidigt påvirket, og 3) hvad og hvorfor der skal gøres først. Når hele dit hold er på rette spor, hele arbejdsmiljøet bliver bedre og din usikkerhed omkring resultater forsvinder.

3. Dårlig beslutningstagning

At træffe et forkert valg er normalt, at træffe en række forkerte valg inden for et enkelt projekt er et tegn på et problem med beslutningstagning. Selvom beslutninger i sagens natur er modstridende, er det godt sæt agile værktøjer for projektledelse giver dig mulighed for at få dem til at være baseret på og understøttet af skudsikre fakta. På den måde eliminerer du markant risikoen for at få beslutningsrelaterede konflikter på dit team.

4. Ressourcerelaterede konflikter med andre projekter

At være projektleder går desværre ofte hånd i hånd med at blive peget på, når det kommer til 'kilden til alt ondt'. Dit job er nemlig at organisere alle så arbejdet skrider frem i retning af det ønskede resultat. Det inkluderer nogle gange at skabe en konflikt på flere projektniveau – især hvis dine teammedlemmer arbejder på andre projekter i virksomheden (hvilket slet ikke er sjældent). For at se den aktuelle situation for alle virksomhedens projekter på tværs af teams – og teammedlemmernes realistiske kapacitet, – brug Global Gantt funktion.

5. Upassende projektstyringssoftware

Hundredvis af overkommelige værktøjer til projektstyring, og alligevel bliver det ikke automatisk nemmere at styre projekter med dem. Hvorfor så? På trods af kvaliteten kan du vælge det forkerte værktøj eller software – det passer ikke til din virksomhed, arbejdsgang, arbejdsstil eller hele teamatmosfæren.

For eksempel, hvis du er en lille virksomhed med flere projekter kørende på samme tid (f.eks. 'Ny hjemmeside', 'Skabelon for forretningsforslag', 'Ansættelseskampagne på sociale medier'), i stedet for at styre dine medarbejdere via et chatværktøj (!) eller e-mails, så overvej at bruge delbare Kanban-tavler hvor du direkte kan tilføje og tildele opgaver.

Hvis du er en projektleder med flere projekter under kontrol – eller en teamleder af projektledere i mellemstor eller stor virksomhed, brug Projektportefølje funktioner. De vil hjælpe dig med at planlægge projekter centralt og se deres pengestrømme plus den nuværende vs. den planlagte ydeevne takket være den populære Global Gantt-funktion.

Selvom der er mange gode PM-funktioner, skal du ikke begå den fejl at få hver enkelt af dem fra en anden udbyder/software/værktøj. Hvis du vil geGå efter et alt-i-et-værktøj, som ikke er seriøst med at styre projekter som giver dig mulighed for effektivt at gøre alt fra ét sted – finanser, Work Breakdown Structure, planlægning, og mange andre uundgåelige jobs.

Til sidst, hvis der er noget, der med sikkerhed øger PMs stressniveau, så er det et værktøj, der fryser, når det skal køre. Med det nyeste, 11+ version af Easy Project, kan du regne med en hurtig, klar software, der kører på Rails 6 og Ruby 3.0. Fordi PM-softwaren skal være intet mindre end din partner du kan regne med. Så simpelt som det.

"Vil du vinde over stress? Forene psykologiske
taktik til at reducere stress med smarte PM-funktioner."

6. At blive naglet til kontorstolen

Presset ved at være projektleder er ofte tungt, og du mærker det måske endnu mere, når der er andre projekter i dit privatliv, du skal styre. Med den rigtige PM-app behøver du i hvert fald ikke at blive sømmet til din kontorstol. Alt, der giver dig mulighed for at være 'geografisk fleksibel' og samtidig flytte dit projekt fremad, er uvurderligt. Få derfor software, der kommer sammen med en praktisk, nem at bruge og handy projektstyringsapp.

Konklusion

At prøve at bekæmpe eller ignorere den stress, dit arbejde medfører, vil ikke gøre dig tilfreds. Du bør lære at håndtere det. For at gøre det kan du prøve adskillige stressreducerende aktiviteter på det personlige plan, men glem ikke at kombinere dem med implementeringen af ​​at bruge de rigtige PM-funktioner i dit daglige arbejdsliv. En god PM-software vil gøre dig – og dit team – i stand til at se og organisere tingene klarere. Det overblik, du får, vil være en perfekt start på mindre stressede dage i din projektledelse.