Sådan overvåges udgifter og styring af projektbudgetter korrekt

En projektleder væsentlige færdigheder inkluderer projektets økonomistyring og sørge for, at projektet forbliver inden for det sendte budget. I sidste ende er overholdelse af den økonomiske plan ofte også en af ​​de hyppigste kriterier for vurdering af projektets succes.

Individuelle udgifter "spiser gradvist" fra det samlede beløb, du har til rådighed til projektet. Overvågning af indtægter, udgifter og samlet pengestrøm er derfor afgørende for en korrekt administration af hele projektbudgettet. Hvis du har ansvaret for flere projekter samtidigt, inkl. deres budgetter, så er det nødvendigt at overvåge den økonomiske status for hele projektporteføljen.

5 trin til projektets økonomiske planlægning

For at undgå at spilde dit projektbudget og i sidste ende få projektet til at mislykkes, har vi forberedt trin til dit projekts økonomiske planlægning.

Valg af værktøjer

Først og fremmest er det nødvendigt at identificere et værktøj som vil tjene i centrum af dit projekts økonomistyring. Ikke kun i lyset af begivenhederne i 2020, men du ønsker også at have online adgang til dette værktøj, så du og dit team kan tilføj udgifter i realtid hvor som helstog ikke glemme noget. Det ideelle scenario er at bruge direkte den software, som du allerede bruger, til at styre selve projektet. For eksempel har du i Easy Project direkte adgang til dedikerede paneler til budget, løn og fakturaer eller cash flow.

Identifikation af udgifter

Imidlertid er softwaren alene ikke tilstrækkelig, hvis du ikke grundigt identificerer alle de poster, der hører til dit budget. For at gøre dette anbefaler vi at bruge CBS eller Cost Breakdown Structure, at hjælpe dig kortlæg alle komponenter i dit budget. Ingen omkostninger eller omkostninger mangler muligvis fra CBSEllers står du over for risikoen for fejl, der kan påvirke hele projektplanlægningen væsentligt.

Budget Oprettelse

Når du har en oversigt over forventede indtægter og udgifter, kan du fortsætte med den egentlige planlægning, dvs. Når faktisk alle faste og variable omkostninger identificeres, vil du få en idé om projektet's omtrentlige værdi og summer, som du måske eller måske ikke når.

Overvåg fremskridt

Under projektet skal du eller den autoriserede person overvåge den reelle udvikling af økonomi og sammenlign dem med det oprindelige budget. Du skal derfor arbejde med resultatopgørelser og overvåge din pengestrøm. Derudover har vi i tilfælde, hvor du bruger separate regnskabsværktøjer til overvågning og registrering, forenklet dit arbejde via integration af disse værktøjer i Easy Project.

Vigtigst er det, husk at du kun kan forhindre potentiel budgetoverskridelse ved at overvåge udviklingen i dine omkostninger, og du ved straks, om en del af projektet er ude af kontrol.

Evaluer

Som sædvanlig, glem ikke at lave en retrospektiv, når dit projekt er afsluttet. Sammenligning af de resulterende udgifter med den oprindelige plan vil give dig en idé om nøjagtigheden af ​​din planlægning, som du kan forbedre i andre projekter. Du kan også spore, hvilke dele af projektet der afviger mest fra planen og afgøre, om dette sker gentagne gange. Kort sagt, udnytte de indsamlede data maksimalt.