3 ultimative PM-værktøjer, du skal mestre for at blive en rigtig senior projektleder

WBS (Work Breakdown Structure): Drage fordel af at se dit projekt som en mindmap

Du kan ikke undgå de dage, hvor der er for meget af alt. Men du kan håndtere dette elegant med WBS - en slags terapi for en projektleder.

Det handler om at bruge en mindmap til at udfolde et stort projekt i håndterbare dele - leverancer. Når det er gjort ordentligt, er prioriteterne klare, og du er sikker på at fokusere på, hvad der virkelig er vigtigt. Plus, du er klar til at planlægge projektets opgaver (Gantt-diagram) og ressourcer (i Ressourcehåndtering).

Tip 1: Nedbryd projektet ved hjælp af alle involverede, så du undgår pludselige huller i arbejdsgangen. Så snart din WBS er klar, skal alle teammedlemmer have adgang til den og være enige i, hvad den siger.

Tip 2: Projektledelse kan nogle gange blive til en støjende markedsplads for opgaver. Men hvis du undgår at gå for meget i detaljer, når du dekomponerer dit projekt, får du en klar liste over leverancer. Følgende delopgaver skal derefter planlægges i Gantt-diagrammet.

Ressourcehåndtering: Få folk til at elske deres job

Hvad er den mest almindelige fejl, som gennemsnitlige projektledere gør? Det ignorerer simpelthen et vigtigt PM-værktøj - Resource Management.

Og det er her, problemer begynder - kapacitet er ikke planlagt men gættet, og leverancer handler mere om "håb" end "at være sikker". Arbejde med ressourcehåndtering betyder optimering af kapacitet, så de rigtige ressourcer (personer) er planlagt til at levere specifikke resultater på en gennemførlig tid. Når du er klar med det, kan du begynde at planlægge opgaver i Gantt-diagrammet.

Tip 1: Tag individualitet i betragtning! Uden at kende dine teammedlemmers arbejdsstil, kan du ikke planlægge deres tid ordentligt. Men hvis du gør det, undgår du unødvendige huller eller forfaldne tider.

Tip 2: Giv folk plads! Planlæg ikke dine ressourcer til fuldtidsopgaver (f.eks. 8 timer om dagen). Ellers kan du ende med, at alle er udmattede og udbrændte. Hvis du reserverer lidt ekstra tid, kan du senere bruge den til at løse et uventet problem, som, lad os være ærlige, er en del af vores arbejde.

Nye ressourcerapporter i Easy Project

Gantt-diagram: Få det store billede af, hvad og hvornår der skal gøres

Nogle gange er du nødt til at gå væk fra projekterne for at få et klart kig på, hvordan det går - det er tid til Gantt-diagrammet.

Det hjælper dig med at visualisere forholdet mellem projektets opgaver og den tid, du har til at afslutte det. Og hvor fantastisk det er at se tydeligt, hvilke opgaver der skal udføres nu, og hvad der kan vente!

Tip 1: Bliv først bekendt med de store opgaver dit projekt består af, og den omtrentlige tid det tager at gennemføre dem. Brug derefter Gantt-diagrammet til at visualisere workflow-processen. Som en ekstra bonus vil du se risici og mulige sammenstød, så du kan prioritere bedre.

Tip 2: Involver alle! Da Gantt-diagrammet viser både tidsestimatet og vigtigheden af ​​visse opgaver, så lad dit team logge ind og se det. Det er så nemmere for teammedlemmerne at forstå hinandens rolle i projektet.

Konklusion

For virkelig at spare tid og energi og gøre hele projektets arbejdsgang jævnere, anbefaler vi at bruge de bedste PM-værktøjer – WBS, Resource Managementog Gantt kort – sammen i én platform. Du vil bare have det så meget bedre uden at skulle åbne nye og nye programmer og vinduer. Se, vores Easy Project er nu gratis de første 30 dage, og det giver dig mulighed for at:

➔ Opdel dit projekt i mindre trin ved hjælp af WBS Tool og gør alle leverancerne så visuelle som muligt;

➔ Placer alle de nødvendige opgaver og den estimerede tid, det tager at udføre dem ved siden af ​​hinanden ved hjælp af Gantt-diagrammet;

Planlæg din kapacitet realistisk og undgå sammenstød, forsinkede og uhyggelige udseende hos dine teammedlemmer;

➔ Vær fri for manuelle ændringer og tilpasninger – hvad du gør i Ressourcestyring afspejler sig i Gantt og omvendt;

➔ Se hvad du virkelig har brug for at arbejde med, og skjul det, der ikke er nødvendigt for dig i øjeblikket (f.eks. Milepæle, højdepunkter).

Held og lykke med at vælge den rigtige software til dit projekt!