Overvind udfordringerne ved ressourcestyring

Ligesom i ørkenen, selv i projektledelse, bliver du nødt til at møde forhindringer hver dag. Bliv ikke overrumplet og lær, hvordan du håndterer hver enkelt af dem effektivt.

Kender du faldgruberne ved projektledelse?

Forhindring 1: Balancering af ressourcer på tværs af flere projekter

I projektledelsesjunglen skal du ofte håndtere flere projekter på én gang. Derfor er det vigtigt at prioritere og effektivt allokere teamtid mellem forskellige kunder eller projekter.

Hvordan man tackler forhindringen

• Begynd at prioritere: Brug en Agilt ressourcestyringsværktøj for at se antallet af dine projekter til enhver tid.

• Lær at sige ''nej'': Kom du i en situation, hvor dit teams kapacitet er brugt op, og pludselig dukker et andet projekt op? Hvis du ved, at dette projekt ikke kan gennemføres, så vær ærlig og sig det med det samme. På denne måde kan problemet løses hurtigere, og dit team vil takke dig.

• Tildel de rigtige personer til projekter: Det er afgørende at være opmærksom på dine teams færdigheder og kapaciteter. Og det bringer os til den næste forhindring...

Forhindring 2: Manglende tydeligt kapacitetsoverblik

Uden et komplet billede af, hvem der arbejder med hvad og hvor travlt teammedlemmerne har, kan du ikke bruge dine ressourcer til deres fulde potentiale. Så kan du opleve, at du ikke længere kan overholde deadlines, eller at nogle hold har markant mere travlt end andre, hvilket øger deres stressniveau.

Hvordan man tackler forhindringen

• Få et overblik over dit teams arbejdsbyrde: Fordel arbejdet jævnt, enkelt og hurtigt med Agile ressourcestyring. Det giver dig et overblik over, hvem der arbejder med hvad, hvor én person overlapper på flere projekter på én gang, og hvem der er på ferie.

• Gem alle dine oplysninger i ét værktøj: Hvis du og dit team arbejder sammen med kun ét værktøj, sparer det tid for alle. Ikke mere skift! Prøve Easy Project, hvor du finder alt, hvad du har brug for på ét sted.

• Få dit team involveret: Dit team skal arbejde sammen for at holde tingene kørende. Sørg for, at de regelmæssigt opdaterer status for projekter og registrerer tid brugt på at arbejde på specifikke opgaver.

Hindring 3: Urealistiske deadlines

At sætte en uoverskuelig deadline kan være farligere, end det ser ud til. Dine teams føler sig straks under pres, de er ude af stand til at arbejde kreativt, hele arbejdet er forhastet, og det mister kvalitet. Det er simpelthen aldrig en god idé at forhaste et projekt.

Hvordan man tackler forhindringen

• Hav altid en ''buffer'': Når du planlægger projekter, så glem ikke buffertiden. Du bør regne med forsinkelser, feedback eller uventede hændelser.

• Opret en tjekliste: Brug et værktøj, der giver dig mulighed for at oprette tjeklister. På denne måde kan du få en tjekliste over alle de leverancer, du har brug for, plus du kan bruge den til andre projekter.

• Planlæg en standup med dit team: Du kan aldrig helt vide, hvordan projekter skrider frem, når du ikke arbejder direkte på dem. Planlæg en standup med holdet for at opsummere, hvad der er færdigt, og hvad der kræver mere tid.

Agile ressourcestyring

Forhindring 4: Tildeling af den rigtige person til hvert projekt

At vælge den rigtige person til at arbejde på et projekt er nøglen til en vellykket projektafslutning, og det er derfor, det er vigtigt at kende kompetencerne hos hvert medlem af dit team.

Hvordan man tackler forhindringen

• Få et overblik over teammedlemmernes færdigheder: I Agilt ressourcestyringsværktøj, finder du en ''Skills Management''-funktion, hvor du kan se, hvem der har hvilke færdigheder.

• Træn dine teammedlemmer: Tillad teammedlemmer at forbedre deres færdigheder. Dette vil forhindre en situation, hvor kun ét specifikt teammedlem har færdighederne til at udføre en bestemt opgave.

Forhindring 5: Dårlig kommunikation

Alle er stødt på fejlkommunikation på arbejdet. Nogle gange er det en lille ting, andre gange kan det føre til projektforsinkelser eller endda tab af en klient. Det er derfor, du skal lære

at kommunikere effektivt – ikke kun vil du undgå unødvendige fejl, men du vil også styrke relationerne på din arbejdsplads.

Hvordan man tackler forhindringen

• Har professionel projektstyringssoftware: Det første skridt til bedre kommunikation er at have et værktøj, der giver dig mulighed for at styre alt dit arbejde fra projekter over tidsregistrering til ressourceallokering. Prøve Easy Project, som vil hjælpe dig med at kommunikere effektivt.

• Tal med dit team: Nogle gange er der intet som at tale med hinanden personligt, uanset om det er ved en almindelig standup eller et andet møde. Prøv at finde ud af, hvad der førte til den sidste kommunikationsfejl, og tænk på måder, hvorpå du kan forbedre din kommunikation.

Klar til enhver udfordring!

At klare alle faldgruberne ved ressourcestyring kan være meget. Heldigvis behøver vi ikke at møde dem alene! Med det rigtige ressourcestyringsværktøj vil du være i stand til at kommunikere problemfrit, fordele kapaciteter effektivt og spore projektforløb. Med Easy Project vil ingen forhindringer længere overraske dig. Få mere at vide om Agile og traditionel ressourcestyring på vores hjemmeside.