Projektfinansiering forbundet via Zapier til Xero og andre regnskabssystemer

Nem projektbudget

Det er den bedste måde at planlægge dine budgetter og sammenligne dem med de reelle indtægter og udgifter ved hjælp af Easy Project Budgets kontrollere din projektøkonomi. Med dette modul er du i stand til at overvåge indtægter, omkostninger, lønomkostninger og den endelige fortjeneste for hvert projekt.

Det giver dig også mulighed for at overvåge poster med rigtige penge i sammenhæng med den definerede plan og giver resultatopgørelse for projekterne, forudsigelse af pengestrømme og pengestrømshistorik.

Oversigt over projektbudget

Data til Easy Project-budgettet

Der er mange måder, hvordan du får økonomiske data til budgettet for dine projekter, du vil overvåge projektets økonomi på. Især udgifter fra modtagne regninger og indkomster fra udstedte fakturaer administreret i a separat regnskabssystem være overført , distribueret korrekt i hvert projektbudget.

Du kan indsæt det manuelt efter at en faktura eller en faktura er betalt i dit regnskabssystem, men det er meget ineffektivt og der er en høj risiko for menneskelige fejl. En anden måde er at eksportere og importer data i batches efter udgangen af ​​en dag eller en uge, men der er også problemet med ikke ajourførte data i dine projektbudgetter.

Oversigt over reelle udgifter

Integrationsløsning

Den bedste løsning er en integration med regnskabssystemet, som tillader automatisk overførsel af data og adskillelse af økonomiske data for hvert projektbudget. De data, der er udarbejdet i regnskabssystemet, skal overføres så hurtigt som muligt for at sikre dig ajourført status for dit projektbudget.

Alt hvad du behøver at vide er, hvilke data der skal overføres, og hvilke projekter du vil overvåge økonomien til. Naturligvis skal du analysere datavirkning og vælge teknologi til integration.

Zapier teknologi

Fantastisk teknologiløsning er Zapier. Integrationsplatformen forbinder API fra mere end 1000-systemer og tillader overførsel af nye data fra et system til et andet. Du kan nemt konfigurere automatisk arbejdsgang kaldet ZAP, som er forbindelsen mellem to systemer lavet af en trigger og en handling.

Når ZAP kører, og udløser begivenhed sker i regnskabssystemet (faktura eller faktura betales), Zapier foretager handlingen automatisk begivenhed i Easy Project (oprette udgifter eller indtægtsindtastning i projektbudgettet).

Eksempler på ZAP-workflow

Fordele ved Zapier-integration

Hvis din regnskabssystem er klar til brug på Zapier platform, du let integrere dette system med Easy Project uden yderligere udvikling til en bestemt integration af hvert system er alt forbundet og håndteret af Zapier.

De fleste fordele er ingen manuel eksport / import, men regelmæssig dataoverførsel hvert 5 minut sikre faktiske økonomiske data i projektbudgettet og automatisk distribution af data for hvert projekt.

Denne integration giver dig næsten mulighed kontrol i realtid af dine projektbudgetter. Selvfølgelig hjælper automatisering af kedelige og manuelle arbejdsgange dit team med at spare tid og gøre deres arbejde mere effektivt også.

Casestudie af integreret regnskabssystem XERO

Den reelle præsentative case study af integration er med XERO-regnskabssystem, som er klar til brug på Zapier-platformen https://zapier.com/apps/xero/integrations. Alt hvad du behøver at specificere er:

• Data-workflow-analyse til integration

• Passende triggere og handlinger

• Zapier-konto med en passende plan

• XERO-konto for at tillade Zapiers forbindelse til API

• Nem projektkonto for at tillade Zapiers forbindelse til API

• Regler for distributionsdata til det rigtige projektbudget 

Data-workflow-analyse til integration

Det første trin er at definere, hvilke arbejdsgange vi ønsker at integrere via Zapier-platformen, og derefter hvad der udløste data fra XERO skal tildeles de krævede felter til handling begivenhed i Easy Project for at oprette udgifter eller indtægtsindtastning i projektbudgettet. I vores casestudie definerede vi denne data-workflow: Opret Easy Project-reelle udgifter fra nye XERO-betalte regninger

Det betyder, at hver ny regning med en status, der er ændret til betalt, skaber en trigger, og gennem Zapier oprettes en reel udgiftspost i projektbudgettet. Nødvendige Easy Project-data er:

• Projekt-id til distribution af økonomiske data til det rigtige projektbudget

• Navn på udgiftsopføringen, for vores casestudie består den af ​​regningsnummer og regningsudsteder

• Et samlet beløb af en betalt regning

• Valutakode for en betalt regning

• Dato for en modtaget regning

Triggerede data fra XERO tildelt til krævede Easy Project-felter

Passende triggere og handlinger

Fra tilgængelige XERO-triggerbegivenheder og Easy Project-handlingsbegivenheder er disse passende til en overførsel af økonomiske data.

XERO udløser

• Ny regning - udløses, når du tilføjer en ny regning, eller status for den nye regning ændres (betales til konti)

• Ny salgsfaktura - udløses, når du tilføjer en ny salgsfaktura eller status for den nye faktura ændres (tilgodehavende konti)

Easy Project-handlinger

• Opret projektbudget-udgift - handling skaber en ny planlagt eller reel udgiftsindgang for projektbudgettet

• Opret projektbudgetindkomst - handling skaber en ny planlagt eller reel indkomstindgang i projektbudgettet

For vores case study-arbejdsgang: Opret reelle udgifter til Easy Project fra nye XERO-betalte regninger, vi valgte en XERO-trigger: Ny regningog Easy Project-handling: Opret projektbudget (med mulighed ægte).

Trigger og handling, der bruges til case-studiens arbejdsgang

Zapier-konto med en passende plan

For at køre ZAP'er på Zapier-platformen, er vi nødt til at oprette en konto og vælge en passende prisplan afhængigt af et antal Zapier transaktioner om måneden.

Zapier-transaktion betyder en vellykket automatisering af noget ved hjælp af en ZAP. En transaktion tælles hver gang din Zap overførte data med succes fra en app til en anden.

Prisplan	Grænse for succesfulde transaktioner pr. Måned	Månedlig pris	Pris for ekstra transaktion over grænsen
Small	1 000	€ 16	€ 0.016
Medium	3 000	€ 40	€ 0.0128
Large	10 000	€ 100	€ 0.01

Prisplaner for kørsel af ZAP'er 

For vores casestudie betyder Zapier-transaktioner, hvor mange betalte regninger pr. Måned overføres til vores projektbudgetter.

XERO-konto for at lade Zapier oprette forbindelse til API

Xero-kontoen skal have enten Standard- eller Advisor-niveau rettigheder for at bruge Xero API, som kræves for at oprette forbindelse til Zapier. Skrivebeskyttet, kun faktura og Cashbook-klientroller har ikke muligheden for at bruge API.

Nem projektkonto for at lade Zapier oprette forbindelse til API

Easy Project-kontoen skal have tildelt rolle med tilladelser til at administrere budgettet for at bruge Easy Project API, som kræves for at oprette forbindelse til Zapier. Easy Project-konto skal også være medlem af projektet, hvor vi vil distribuere de økonomiske data til projektbudgettet.

Easy Project-konto tilladelser til budget

Regler for datadistribution til det rigtige projektbudget

Hvis du vil finansiere data, der distribueres til det rigtige projektbudget, skal du være i stand til det opsæt en liste over overvågede projekt-id'er i dit regnskabssystem, tildele dette projekt-id til faktura / faktura og udløse disse data til Zapier for en handling i Easy Project.

I XERO er det muligt at konfigurere Sporingskategori med navnet Project. Denne kategori er en del af en regning / faktura linje. En bestemt kategoriindstilling tildelt faktura / faktura linje repræsenterer ID for projektet i Easy Project, hvor vi ønsker at overføre regnskabsdata til det rigtige projektbudget.

Andre regnskabssystemer mulige integrationer via Zapier

Hvis du har et af disse regnskabssystemer, er projektfinansieringskontrol stykke kage til dig med Easy Project.

Zoho Books

https://zapier.com/apps/zoho-books/integrations

Integreret til udgifter og indtægter finansielle data.

Ny udgift

• Udløses, når der oprettes en udgift.

Ny salgsfaktura

• Udløses, når der oprettes en ny salgsfaktura med en betalt status.

Liste over projekt-id'er

• Rapportering af tags (for en udgift og en fakturapost)
• Brugerdefineret felt med en drop-down værdi (kun for fakturaer)

FreshBooks Nyt

https://zapier.com/apps/freshbooks-new/integrations

Integreret til udgifter og indtægter finansielle data.

Ny udgift

• Udløses, når der oprettes en ny udgift.

Ny faktura

• Udløses, når der oprettes en ny faktura.

Liste over projekt-id'er

• Ikke understøttet, er det muligt at bruge note til udgift eller faktura.

QuickBooks online

https://zapier.com/apps/quickbooks/integrations

Integreret kun for indkomster finansielle data understøttes ikke triggere til udgiftsdata.

Ny salgsfaktura

• Udløses, når der oprettes en ny salgsfaktura.

Ny betaling

• Udløses, når en betaling modtages.

Liste over projekt-id'er

• Projekter sporing https://community.intuit.com/articles/1549960-quickbooks-online-projects