Tag større kontrol over din projektstyring gennem Workflow

Dato:4 / 21 / 2021
Længde:6 minutter
Forfatter:Lukáš Beňa
Del:

En arbejdsgang kan ses som en af ​​de grundlæggende byggesten i projektledelse. Ved hjælp af workflowindstillingerne i Easy Project kan du kontrollere statusovergange og felttilladelser til opgaver på en meget enkel måde. Funktionen er tilgængelig fra administrationen og kan derfor kun administreres af en administrator.

Workflow giver dig mulighed for at konfigurere, hvilken roller har tilladelse til at ændre bestemte opgavestatusser, eller hvilke felter der skal vises under en bestemt opgavetype. Dette er især nyttig i softwareudvikling men finder brug praktisk talt andre steder også. Arbejdsgang i Easy Project har to grundlæggende funktioner.

Statusovergange på opgaver

Her kan du vælge en kombination af brugerrolle og en opgavetype (eller tjek alle roller / opgavetyper for at anvende ændringen for alle mulige kombinationer) og indstil derefter, hvilke opgavestatusændringer der er tilladt at foretage af denne rolle på denne opgavetype. Kolonnen til venstre repræsenterer opgavens aktuelle status, og kolonnerne til højre repræsenterer mulige statusændringer at vælge imellem.

For eksempel kan en bruger konfigurere, at ingen kan ændre en opgavestatus til "Udført", medmindre det har været kontrolleres først af en vejleder eller CTO. For at opnå dette skal du vælge en kombination af den passende opgavetype og brugerrollen (såsom opgavetypen "opgave" og "porteføljeadministrator" -rollen) og fjerne markeringen i det relevante felt for at definere tilladelse til at ændre status for den valgte kombination.

Feltilladelser til opgaver

Endnu en gang skal du bare vælge kombinationen af ​​en rolle og en opgavetype (eller vælg alt). Den venstre kolonne repræsenterer de standardfelter og brugerdefinerede felter, som du har oprettet. Til højre kan du vælge, om feltet skal være tilgængeligt i standardtilstand (blanke felter - intet er valgt), skrivebeskyttet tilstand eller ønsket tilstand.

  • Skrivebeskyttet - en bruger kan ikke ændre dette felt, når opgaven er indstillet i "skrivebeskyttet" -tilstand. For eksempel kan du ikke ændre en opgavetype, medmindre opgaven er klar til inspektion (status er indstillet til "at kontrollere")
  • påkrævet - feltet i denne tilstand skal udfyldes, ellers kan opgaven ikke gemmes

Man skal være forsigtig, når man konfigurerer de skrivebeskyttede eller krævede felter. Især med hensyn til ikke at forhindre dine brugere i at arbejde. I et tidligere tilfælde behandlede vi f.eks. Et problem, når vores kunde konfigurerede standardfelterne "Emne" og "beskrivelse" som skrivebeskyttet, når status er "Ny", hvilket også gælder oprettelsen af ​​en ny opgave. Da brugerne ikke fik lov til at redigere disse felter, kunne de ikke oprette en ny opgave, fordi en opgave ikke kan oprettes uden et emne.


Nemt projekt - Workflow - Opgavestatusovergange

Tips og tricks til Workflow

Når en status ikke er beregnet til at blive brugt under nogen opgavetype, skal du sørge for at fravælge respekterede afkrydsningsfelter i en krydsformation.

Brugssag 1 - Opret en godkendelseskæde

Dette er et eksempel på, hvordan en godkendelseskæde fungerer. Hver rolle (f.eks. Repræsentant, manager, tekniker osv.) Kan kun ændre status for en opgave på en bestemt måde, der sikrer, at processen er glat, og der ikke er interne konflikter. F.eks. Er det kun repræsentanten, der er i direkte kontakt med kunden, der kan ændre status til "Udført", når hele processen er afsluttet, og når klienten er blevet informeret. Mens den eneste manager kan godkende eller afvise bestemte anmodninger initieret af klienten.

Klienten initierer en ny anmodning (opgave), repræsentanten svarer derefter til klienten, at anmodningen er blevet videresendt til yderligere godkendelse og markerer den med statusen "Venter på godkendelse". Lederen har en liste over alle anmodninger (opgaver), som er markeret som "venter på godkendelse". Når han først beslutter, om den pågældende anmodning skal godkendes for yderligere handlinger, ændrer han status for anmodningen (opgaven) i overensstemmelse hermed til enten "Godkendt" eller "Afvist".

Teknikeren har en liste, hvor alle de "godkendte" forespørgsler vises. Han arbejder løbende på disse, og når han er færdig med nogen, ændrer han sin status til "For at kontrollere og fakturere". På nuværende tidspunkt er anmodningen (opgave) vist på repræsentantens liste, som dobbeltkontroller teknikerens arbejde. Hvis alle klientens krav er opfyldt, markerer han opgaven som "færdig" og informerer klienten herom.


Let projekt - Workflow - Tilladelser til opgavefelter

Brug case 2 - Få brugere til at indtaste vigtige data - krævet

Når du har brug for at få bestemte data, der er vigtige for dig, skal du bare gøre visse felter obligatoriske, hvilket kan gøres ved blot at indstille et sådant felt til "Påkrævet" status. For eksempel, når du har brug for fødselsdatoen for din klient (f.eks. For at fastslå, om klienten er myndig), kan du indstille "Fødselsdato" -feltet som "Påkrævet", så klienten måske ikke fortsætter uden behørigt udfylde et sådant felt først.

Brug sag 3 - Forhindre uautoriserede brugere i at ændre vigtige data - skrivebeskyttet

Vær forsigtig som emne, og beskrivelse skal være aktiveret i en ny opgave. Visse brugere må kun udføre visse handlinger, og de må muligvis ikke redigere eller fjerne vigtige oplysninger. Dette kan opnås ved at aktivere tilstanden "Read-only".

For eksempel, hvis en kunde udfylder sin fødselsdato, kan et sådant felt indstilles til en skrivebeskyttet tilstand for at forhindre et utilsigtet tab af sådanne data. Alternativt er det kun en manager (eller enhver anden passende person), der kan aktivere at ændre / fjerne disse data, mens andre ikke kan.

Lær at styre projekter takket være virkelig nyttige tip? Let.

Få alle kraftfulde værktøjer til perfekt projektplanlægning, styring og kontrol i en software.

Brug sag 4 - Deaktiver unødvendige opgavestatusser

Status "kode anmeldelse" er vigtig for it-afdelingen, men ikke for andre afdelinger. IT-specialister vil kunne bruge "Code review" statusen, men brugere fra andre afdelinger har ikke adgang til det.

Prøv Easy Project i en 30-dages gratis prøveperiode

Fuldt udstyret, SSL-beskyttet, Daglige sikkerhedskopier, i din Geo