Casestudie - Nemt projekt: Centraliseret projektstyringssystem fra Kasakhstans regering

Kundeoversigt 

Kasakhstan er 9. største land i verden, beliggende i Centralasien, og opdelt i 17 regioner og 3 byer med særlig status. At styre et land så stort og forskelligartet som Kasakhstan kræver meget kompleks koordinering mellem forskellige regeringsniveauer og magtgrene.  

National Project Management System Concept i 2011.Det unikke ved den kasakhstanske oplevelse ligger i udviklingen af ​​det nationale projektledelsessystemkoncept i 2011. Konceptet sigtede mod den omfattende integration af projektledelse i projektstyringssystemet gennem udvikling af tre nøglekomponenter: 

1. Uddannelse af embedsmænd og udvikling af deres kompetencer inden for projektledelse; 
2. Dannelse af den nødvendige juridiske ramme for institutionalisering af projektledelse på lovgivningsniveau; 
3. Centraliseret informationssystem til projektledelse. 

Hvilke udfordringer stod Kasakhstans regering over for?

Den kasakhiske regering, der prioriterede økonomisk vækst og modernisering, koordinerede forskellige projekter på tværs af sektorer som infrastruktur, sundhedspleje, uddannelse og meget mere. Det enorme territorium, forskelligartede befolkning og økonomiske udfordringer tilføjer endnu mere kompleksitet til styring og administration. 

For at strømline styring og projektimplementering blev et centraliseret styringssystem på tværs af platforme bydende nødvendigt. Udfordringerne omfattede at navigere i komplekse regeringsstrukturer, eliminere reserverapporteringspraksis og fremme sammenhængende samarbejde på tværs af alle niveauer. For at nå de strategiske mål for Kasakhstans socioøkonomiske udvikling, nødvendigheden af ​​et centraliseret og tværplatforms projektledelsessystem indsat på landsplan blev uundværlig for at sikre effektiv styring og en vellykket gennemførelse af projekter på både nationalt og lokalt plan. 

Kompleksiteten i at udvikle og implementere et sådant projektstyringssystem for Kasakhstans regering involverede flere aspekter: 

1. Et komplekst hierarkisk system af statsadministration kræver overvejelse af alle strukturer og inkorporering af en kompleks matrix af interaktioner. 
2. Den løbende praksis med at generere adskillige typer rapporter fører til dobbeltarbejde og negative reaktioner blandt offentlige enheder på grund af manglen på klare instruktioner om at styre alle projekter direkte i ét system. 

Hvordan valgte Kasakhstan sit projektstyringssoftware? 

At vælge den ideelle projektstyringssoftware til landsdækkende implementering er en kritisk beslutning, der kræver den yderste omhyggelige overvejelse. For at strømline arbejdsgange og fremme samarbejdet på tværs af regeringsniveauer blev der gennemført en omhyggelig vurdering af skalerbarhed, omkostninger, tilpasning, integration og brugervenlighed. Denne strenge proces sikrer, at den valgte løsning passer problemfrit med landets styringsstruktur og behov for projektledelse.

Den tekniske specifikation omfattede en bred vifte af krav, såsom evnen til at:

• Dann tværfunktionelle projektteams for at integrere projektaktiviteter vertikalt og horisontalt blandt deltagerne.
• Administrer statslige programmer, territoriale udviklingsstrategier og dokumenter inden for det offentlige planlægningssystem.
• Facilitere samarbejde mellem adskillige deltagere for at administrere omfattende program- og projektporteføljer under hensyntagen til branche- og regionale specificiteter.
• Indsaml, bearbejd, gem og visualiser data om planlagte og faktiske KPI'er for branchespecifikke og regionale udviklingsprogrammer, der tager højde for hvert projekts bidrag.
• Naviger problemfrit fra indikatorer på landeniveau til specifikke projektfremskridt uden overdreven rapportering eller bureaukrati.
• Overvåge udgifter, især statsbudgettildelinger, til projektgennemførelse.

Desuden var systemlokalisering en afgørende faktor for Kasakhstans regering, hvilket sikrede muligheden for fuldt ud at anvende det centraliserede projektstyringssystem på både nationalt og lokalt niveau. 

Krav:

• Opgavestyring + tidslinje
• Brugervenlig grænseflade
• WBS, Gantt, dashboards & KPI
• Mobil app
• Cloud og open source

Hvilke løsninger blev overvejet? 

På dette tidspunkt gennemførte "Yevniy Consulting Group" en sammenlignende multifaktoranalyse af flere dusin forskellige projektledelsesinformationssystemer baseret på forskellige kriterier (abonnementsomkostninger, brugervenlig grænseflade, hurtig tilpasningsevne, skalerbarhed og tilpasning til Kasakhstans behov. regering osv.).

Baseret på resultaterne af den store og grundige analyse, som omfattede alle relevante projektstyringssystemer på markedet, favoriserede beslutningen i overvejende grad Easy Project som den bedst egnede løsning for Kasakhstans regering.  

Beslutningsudvalget konkluderede, at der bortset fra Easy Project ikke er andre projektledelsesprodukter på markedet, der effektivt kan skaleres til at administrere megaporteføljen i et helt land, samtidig med at de tilbyder næsten ubegrænset tilpasning, lokal support og systemlokalisering for Kasakhstan samtidigt. 

Nøglefunktioner i Easy Project 

Easy Project indeholder nøglefunktioner, der er afgørende for Kasakhstans regering:

• Dannelse og interaktion med tværgående projektteams via den forenede projektpartnerskabsmatrix.
• En omfattende tilgang til udnyttelse af menneskelige ressourcer til fælles porteføljestyring af offentlige sektorprogrammer og projekter på alle livscyklusstadier.
• Tilpasning og integration af ledelsesteknologier, værktøjer og bedste praksis i Forandringsledelse, Projektledelse, Agile, SCRUM, Kanbanog informationsanalytiske projektstyringssystemer.
• Oprettelse af et samlet økosystem og tilpasning af moderne standarder, metoder og bedste praksis for projektaktiviteter for at reducere dokumentomsætning og bureaukrati. Dette opnås gennem direkte fælles aktiviteter af tværfunktionelle projektteams, rettidig informationsudveksling og accelereret beslutningstagning.

Høj tilpasningsevne af Easy Project 

Easy Project blev skræddersyet til at imødekomme den kasakhstanske regerings forskellige krav, hvilket muliggør styring af omfattende program- og projektporteføljer. Denne tilpasning fremmede samarbejdet mellem interessenter involveret i alle aspekter af implementeringen under hensyntagen til industriens og regionale behov.

Desuden gjorde systemet det muligt for landeledere, embedsmænd, enheder og investorvirksomheder at navigere ubesværet fra strategiske indikatorer til individuelle projektspecifikationer inden for lokationer med blot et par klik. Denne evne lettede projektsporing i realtid, hvilket øger effektiviteten og gennemsigtigheden på tværs af styringsniveauer.

Dyb integration af Easy Project med Microsoft Power BI

Integration af Easy Project med den analytiske platform Microsoft Power BI gav brugerne mulighed for ikke kun at styre deres projekter i fællesskab, men også at spore, i realtid, fremskridtene for adskillige nøglepræstationsindikatorer og indikatorer for deres programmer. 

Integrationen med Microsoft Power BI muliggør dannelsen af ​​interaktiv rapportering om projekter/programmer og porteføljer i en automatiseret tilstand. Det giver også mulighed for at skabe interaktive online dashboards til programmer og porteføljer med al den nødvendige information til operationel beslutningstagning. 

• Indlejret algoritme til beregning af effektivitet, risikovurdering og identifikation af specifikke projekter, der påvirker disse indikatorer. 
• Multilevel kaskadevisualisering af opnåelse af planlagte målindikatorer i sammenhæng med komponenter (programmer, projekter, regioner, industrier osv.). 
• Rangordninger af strukturelle enheder baseret på KPI-ydelse. 
• Geoinformationsanalyse af opnåelse af målindikatorer og projektudførelse af regioner og distrikter. 
• Tildeling af personligt ansvar til kunstnere gennem præcis nedbrydning af indikatorer og afhængige projekter. 
• Automatiske dataopdateringer, eliminerer behovet for manuel udvikling af præsentationer og opdateringer. 

Implementeringsfaser:

Implementeringen af ​​Easy Project i Kasakhstans regering blev omhyggeligt planlagt og udført for at sikre problemfri integration og effektiv udnyttelse på landsdækkende niveau. Implementeringen af ​​Easy Project begyndte med implementeringen af ​​en pilotplatform til styring af projekter og programmer i en af ​​de 20 regioner i Kasakhstan. Efterfølgende blev adgangen til pilotplatformen udvidet til at omfatte centrale sektorministerier, herunder ministerier for turisme, sundhed og undervisning, hvilket giver mulighed for samarbejdsprojektledelse. 

Med tiden blev pilotprojektet Easy Project-platformen skaleret op til en delt instans for alle offentlige myndigheder, kombineret med dyb integration med Microsoft Power BI for forbedret forretningsanalyse. For at sikre, at systemet fungerer korrekt og yde support til brugerne, en omfattende teknisk support på tre niveauer systemet blev etableret. 

1. Analyse og kravspecifikation

På det første niveau af teknisk support hjalp specialister slutbrugere – ansatte i statslige agenturer og projektdeltagere – med at løse operationelle problemer relateret til brugen af ​​platformen. 

2. Test miljøbygning

Det andet niveau af teknisk support involverede specialister, der ydede metodisk og funktionel support, herunder systemkonfiguration, integration med andre informationssystemer og samarbejde med første og tredje supportlinje. 

3. Produktionsmiljø Byg

Det tredje niveau af teknisk support omfattede specialister, der var ansvarlige for systemets kildekode og infrastruktursupport, sikring af serversoftwarekomponenters stabilitet, netværksinfrastruktursikkerhed og systemovervågning. 

Dette tekniske supportsystem på flere niveauer bidrog til en uafbrudt drift af systemet og sikrede brugertilfredshed med Easy Project. 

Derudover blev der etableret en vidensbase med korte instruktionsvideoer og undervisningsindhold i længere format for at lette brugeradoption og tilvejebringe uddannelsesmæssige ressourcer.  

Implementeringen af ​​Easy Redmine bragte:

Fra i dag har alle offentlige myndigheder i Kasakhstan, det 9. største land i verden, bruge Easy Project som deres centraliserede projektstyringssystem at styre projekter og teams effektivt og strategisk på tværs af hele landet. Denne bemærkelsesværdige projektledelsessucces er ikke gået ubemærket hen. I 2023 den IInternational Project Management Association (IPMA) tildelt Kasakhstan guldet ved Global Project Management Professionals Forum i Spanien. 

Mulighederne og værktøjerne i Easy Project har muliggjort en landsdækkende organiseret arbejdsgang, hvor alle ansvarlige og involverede parter såsom statslige myndigheder, lokale udøvende myndigheder, byggefirmaer, tekniske ingeniører, tilsynseksperter og mange andre samarbejder i realtid. Nu kan hver af dem indstille og overvåge opgaver uden bureaukrati, generere rapporter og omgående adressere opståede problemer direkte i det forenede informationssystem. 

nyt interaktivt online dashboard giver interessenter mulighed for problemfrit at navigere fra indikatorer på nationalt niveau (regeringsniveau) til visuelt at observere og få adgang til opgaver og dokumentere arkiver af specifikke objekter (skoler) med mindre end 3 klik. 

Realtidsovervågning af alle KPI'er er tilgængelig i et plan-/faktaformat. Implementeringen af ​​online rapportering gennem interaktive dashboards har reduceret traditionelle papirrapporter, referencer og præsentationer markant.