Nem projektopgradering: opnå mere effektiv drift på eNET

Kæmper før du skifter til Easy Project

Screening af alle funktioner i det gamle system, fjernelse af redundante funktioner, gør vigtige funktioner mere anvendelige, vanskeligheder med cloud-løsningen og problemet med rapporteringsfunktionsdatabasen. Hos eNET Hungary Ltd. begyndte rejsen mod at finde et effektivt projektstyringsværktøj i 2017, drevet af behovet for tilpasningsdygtige løsninger for at lette ressourceeffektivt arbejde. 

Efter grundig markedsundersøgelse og med tanke på omkostningseffektivitet, Easy Project dukkede op som den valgte software på trods af indledende udfordringer under introduktionen som et internt projekt. De primære mål var at estimere og spore projektomkostninger og ressourcer, give ajourførte oplysninger, især tidsrapportering, og støtte salgsaktiviteter.

I 2023 besluttede eNET at gå over til en skybaseret miljø, hvilket giver anledning til en evaluering af alternative softwaremuligheder. På trods af stærk konkurrence fra Wrike.com fremstod Easy Project som det foretrukne valg på grund af dets omfattende funktioner, herunder tidsregistrering og CRM-moduler, der er afgørende for den daglige drift. I november 2023 konkluderede eNET, at opgradering til Easy Project var afgørende for deres fortsatte succes.

Hvorfor nemt projekt

For eNET var robuste rapporteringsfunktioner afgørende. Mens adgangen til tilpassede rapporter var ligetil med den tidligere lokale løsning, gav overgangen til skyen udfordringer. Easy Project løste dette ved at skabe et privat cloudmiljø til eNET, der sikrede fortsat adgang til databasen for tilpassede rapporteringsbehov. Cloud-operationer introducerede imidlertid en ny udfordring: sletning af data kan ikke fortrydes som ved serveroperationer. Derfor måtte medarbejdere hos eNET Hungary udvise forsigtighed for at forhindre tab af data.

Opgaven

For eNET var rapporteringsfunktionen et afgørende aspekt. Virksomheden kunne kun forespørge tilpassede rapporter, hvis kolleger med ekspertise inden for BI-området havde adgang til databasen internt. Dette var let opnåeligt med den tidligere on-premises licenserede løsning, men det udgjorde en betydelig udfordring i den nye sky version. Problemet blev løst ved at Easy Project-teamet skabte et privat cloudmiljø til eNET, giver virksomheden adgang til databasen og adresserer tilpasset rapportering.

Forventninger til at indfri: Tidsrapportering , CRM modul, overvågning af allokering af ressourcer til projekter, brugervenligt system og overskuelig funktionalitet, tilpasningsmuligheder, fleksibilitet, mulighed for oprettelse af roller, kapacitetsplanlægning, projektdashboards, overvågning af projektomkostninger, WBS oversigter.

Tid til at implementere

1. Forberedelse

I december 2023 indledte eNET Hungary forberedelserne til implementering af Easy Project Upgrade efter seks års softwarebrug. Med et væld af lagrede data blev der truffet beslutninger om overførsel til det nye system under hensyntagen til elementer fra lukkede projekter, gamle kundedata og historiske tidsrapporter. 

Det forberedende team gennemgik omhyggeligt eksisterende funktioner og moduler og indsamlede ændringsanmodninger fra projektledere og salgsteamet. Med fokus på medarbejdernes behov havde de til formål at strømline systemet ved at eliminere unødvendige funktioner og samtidig bevare væsentlige operationelle elementer. Dette indebar en omfattende undersøgelse, oprydning og kontinuerlig koordinering, idet man anerkendte de betydelige ressourcekrav, som en sådan overgang stiller.

2. Træning    

I februar 2024 gennemførte eNET trænings- og præsentationssessioner for det nye Easy Project-system. Da alle medarbejdere i virksomheden er Easy Project-brugere, kunne alle allerede bruge systemet før præsentationen. Under præsentationen lagde oplægsholderne primært vægt på at forklare ændringerne og gøre opmærksom på de nyttige moduler i den nye grænseflade. På grund af udforskningen af ​​potentielle mangler blev der under uddannelsen rejst adskillige spørgsmål, som medarbejderne skulle besvare, hvilket bragte andre behov op til overfladen. 

Det professionelle forberedende team undersøgte disse nye unikke krav i dagene efter præsentationen, og der blev truffet beslutninger om deres fastholdelse eller udelukkelse. Det blev overvejet, hvor kritisk efterspørgslen var set fra et workflow-perspektiv, hvor let det kunne erstattes, og hvor meget det lettede eller komplicerede det daglige arbejde.

3. Testning

Easy Project supportteamet leverede en testgrænseflade til virksomheden for at styre forberedelserne før introduktionen så effektivt som muligt. Testgrænsefladen viste virksomhedens nye system med data fra før november 2023. Dette gav dem mulighed for at gennemgå grænseflader og moduler for forskellige roller, og derudover testede flere medarbejdere samtidigt det nye system og undersøgte den korrekte funktion af funktioner, der er relevante for deres arbejde. Med bistand fra projektledere, praktikanter og key account managers kunne teamet lettere imødekomme individuelle behov. I løbet af testperioden blev fejlrapporter indsamlet og løst med hjælp fra Easy Project supportteamet.

Evaluering

Mål og fordele

For organisationen var et af de ultimative mål at forbedre tidseffektiviteten. Dobbelt administration har tæret en betydelig mængde energi og tid fra medarbejderne i årevis. Med introduktionen af ​​det nye Easy Project-system er denne byrde blevet løftet fra skuldrene af virksomhedens fagfolk og medarbejdere. Derudover havde det gamle system mange fejl og mangler, som hverken projektlederne eller eNET Easy Project-administratoren kunne løse. Disse problemer er blevet løst, og systemet understøtter nu eNET-teamet med en ny, gennemsigtig og brugervenlig grænseflade. Under introduktionen af ​​den nye software måtte virksomheden genoverveje den omfattende brug af projektstyringsværktøjer, herunder deres nyttige og mindre nyttige funktioner. 

Denne proces kastede til en vis grad lys over driften og førte til rensning af seks års virksomhedsdata. En stor fordel ved den nye løsning er dens understøttelse af cloud-drift, hvilket eliminerer behovet for, at virksomheden skal bære omkostningerne ved en serverparkinfrastruktur. Cloudversionen er tilgængelig fra medarbejdernes hjem, selv via mobiltelefoner gennem en mobilapplikation. Dette giver mulighed for ændring af registrerede arbejdstimer fra hvor som helst i uventede situationer, og virksomhedens praktikanter kan også spore de timer, der er godkendt eller skal godkendes af projektledere hjemmefra.

Muligheden for at integrere det nye Easy Project med virksomhedens SharePoint-system er en enorm fordel for virksomheden. Bortset fra at eliminere dobbelt administration var en succesfuld undgåelse af dobbelt dokumentlagring en anden præstation med introduktionen af ​​det nye system. Introduktionen af ​​et nyt projektstyringsværktøj i en virksomhed er altid en langvarig og udfordrende proces. Men som det ses i tilfældet med Easy Project Upgrade, betalte den investerede tid og energi sig.

Ud over tids- og omkostningsbesparelser, tilpasser det nye Easy Project-system sig nu meget tættere på behovene hos fagfolk og medarbejdere. Det viser sig at være meget mere nyttigt til planlægning og styring af projekter, og derved øge effektiviteten af ​​projektteams og sikre korrekt opnåelse af mål. Systemet blev skræddersyet med assistance fra Easy Project supportteamet, tilpasset de specifikke behov, der påvirker eNETs drift, som defineret af virksomhedens medarbejdere, og vurderet som relevant af det professionelle forberedelsesteam efter verifikation.

Hvad med nogle resultater?

Implementeringen af ​​Easy Project bragte:

• Et værktøj til håndtering af opgaver i hver afdeling
• En brugervenlig grænseflade
• Support (hjælp på ungarsk)