Forfølgende ledelsesstil og værktøjer

Projekterne blev tidligere styret i Redmine, som blev forbedret lidt af klienten med et par nyttige ændringer. Andre afdelinger i virksomheden bruger Microsoft Dynamics NAV til at organisere, at de arbejder og opbevare dataene der, systemerne (Redmine og NAV) blev sammenkoblet for at aktivere og automatisere kommunikationen mellem afdelingerne.

Teknisk fungerede det på følgende måde: Når et nyt projekt blev oprettet og defineret i NAV, var der en mulighed for at overføre disse data til Redmine og skabe således et nyt projekt med bestemte attributter der.

Redmine er blevet et nyttigt værktøj, der var med til at organisere arbejde i dette firma. Projekterne, som JIRI-modeller arbejder på, er meget ens, og projektstrukturen i Redmine blev holdt enkel. Projekter blev tidligere opdelt i 4- eller 5-opgaver, og disse var identiske eller lignende for hvert projekt. En opgave, der plejede at blive bestået mellem flere assignees i løbet af dens livscyklus, afhængigt af hvis tur det var at tage en handling på det delarbejde, der er pakket i denne opgave. Ligesom dette blev en opgave kun bemærket og overvåget af dens nuværende ansøger. For at holde styr på opgaver blev standard “mine opgaver” -filteret i Redmine personal dashboard brugt.

Selvom systemet plejede at fungere godt i nogen tid, viste det sig at være utilstrækkeligt til at følge med de innovative planer og strategier for virksomhedens ledelse. Disse strategier har især været fokuseret på at bringe mere gennemsigtighed og klarhed i hele processen, evnen til at forudsige eller få øje på årsagerne til forsinkelser i projektet og adressere de ansvarlige mennesker samt at implementere en effektiv ressourceforvaltningsplanlægning osv. Det forventede fordelene ville helt sikkert være en hurtigere og mere jævn leveringsproces og få solide data til at udvikle andre interne værktøjer og mekanismer til at øge medarbejdernes motivation og tilfredshed.

Inden implementeringen var startet, havde lederne af JIRI-modeller allerede haft en klar idé om den nye proces, de var ved at implementere, og hvordan arbejdsgangen ideelt set skulle se ud. Først og fremmest fokuserede vi på at implementere disse processer til systemet ved at skabe en struktur af opgaver og at definere dets flow og tilladelser samt brugergrænsefladen for hver gruppe af brugere for at sikre, at de rigtige oplysninger kommer til rette mennesker i tid. Under implementeringen samarbejdede vi også med forskellige eksterne partnere af JIRI-modeller for at oprette og forbedre forbindelsen mellem Easy Project og Microsoft Dynamics NAV. Implementeringen krævede meget planlægning og design på forhånd. Dette skyldtes, at al produktionsprocessen kørte i Redmine, som skulle erstattes af Easy Project lige efter installationen for ikke at ødelægge datakontinuiteten. 

Projektskabeloner og API-integration

Alle projekter har en lignende struktur. I modsætning til Redmine Easy Project gør det muligt at oprette projektskabeloner, der bruges som base for et nyt projektopsætning. I dette tilfælde er den mest betydningsfulde fordel ved at bruge skabeloner muligheden for at holde opgavernes struktur, dens forhold og beskrivelse af hver opgave der. Vi har oprettet en forbindelse mellem let projekt og Microsoft Dynamics NAV. Når der oprettes et nyt projekt i NAV, vælges den relevante ”projekttype” i et brugerdefineret felt. Denne information sendes til Easy Project, der automatisk vælger projektskabelonen til den nye opsætning, dataene fra NAV overføres der.

Easy Project kernefunktioner og personlige dashboards

Vi har draget fordel af kernefunktionerne, som Easy Project tilbyder og opsat forskellige typer opgaver med forskellige arbejdsgange. Det betyder, at de mulige status for en opgave er forskellige fra typen af ​​denne opgave. Statusens sekvens defineres også for at hjælpe brugerne med at identificere det næste trin, og statusene kan bruges forskelligt afhængigt af brugerens rolle, da de har forskellige opgaver. Statusene såvel som trackere (typer opgaver) blev brugt til indstillingen af ​​det personlige dashboard til at filtrere relevante opgaver for hver bruger. For eksempel kan en vejleder overvåge status for de opgaver, der skal udføres, for at spore hver for sig disse opgaver, hvor der var behov for en feedback eller godkendelse fra hans / hendes side, til at identificere dem, der forsinkes osv.