Helpdesk-kommunikation og DMARC-politikker
På grund af stadigt skærpede sikkerhedsstandarder over hele IT, er der logiske konsekvenser for Easy-applikationer. Denne artikel handler om e-mail-kommunikation via Helpdesk på Easy Project Cloud.
Stramning af e-mailbekræftelse
En af hovedfunktionerne i Helpdesk er e-mail-kommunikation med dine kunder via billetter i Easy Project. Den del, der vedrører e-mail-kommunikation på Easy Cloud-applikationer, administreres af Easy Softwares SMTP-servere. Det er her en konflikt kan opstå...
En populær e-mail-valideringsmekanisme kaldet DMARC, bliver bredt implementeret i mange virksomheder og e-mail-tjenester (med rette). Denne mekanisme kontrollerer (blandt andre), om den indgående e-mail ikke er forfalsket. Nogle Helpdesk-funktioner bruger mail-spoofing (ikke til spamming, men til regelmæssig kommunikation med dine kunder).
Her er et eksempel
Applikationen kører på Easy Cloud, http://mycompany.easyproject.com. Denne Cloud-applikation bruger en Easy SMTP-server til mailmeddelelser smtp2.easyproject.com. Der er en bruger i applikationen, der arbejder som supportagent - marky.mark@mycompany.com. Helpdesk er konfigureret på følgende måde:
Marky vil skrive en besked til en kunde via Helpdesk. Baseret på indstillingen ovenfor indtastes han automatisk som afsender.
Julias modtagende e-mailserver har DMARC-bekræftelse. Den sammenligner SMTP-serveren (smtp2.easyproject.com) og den proklamerede mailafsender (marky.mark@mycompany.com). Da disse to domæner er forskellige, betragtes e-mailen som usikker, DMARC blokerer e-mailen før den når Julia (og hun står uden svar).
Hvad betyder det
Gratis e-mail-tjenester såsom Gmail har allerede DMARC aktiveret. Også flere og flere virksomheder implementerer gradvist DMARC. Som følge heraf kan nogle e-mails fra din Easy Project Helpdesk på Cloud muligvis ikke nå dine kunder.
Sådan løses det på Easy Cloud
Der er hurtige løsninger og langsigtede løsninger.
Hurtigst - Skift Helpdesk-indstilling
Gå til Mere >> Helpdesk >> Helpdesk-indstillinger og skift mailafsender til "Standard fra mailnotifikation"
Gå derefter til Administration >> Indstillinger >> E-mail-meddelelser - Notifikations-e-mailadresse (FRA). Adressen skal være på formen @notifications.easysoftware.com. Hvis du allerede har ændret underretningsadresse til et tilpasset domæne, skal du gå videre til næste løsning.
Enkel og stabil - konfigurer Sender Policy Framework (SPF)
Den mest effektive løsning med hensyn til indsats og belønning er at tilføje via SPF. Vi har allerede beskrevet det i en forrige artikel.
Som i vores eksempel ovenfor, vil du tilføje til din SPF-record:
include:spf.mailing.easy.cz
Dette giver praktisk talt Easy Cloud SMTP mulighed for at placere dit domæne som afsender af e-mails uden at blive betragtet som mistænkelig. Som et resultat vil DMARC fra din klient Julia (fra vores eksempel) acceptere e-mailen fra Helpdesk (Marky).
Ultimativ løsning - egen SMTP
Hvis din Cloud-applikation bruger din egen SMTP-server, vil der ikke være nogen konflikt i de tilladte domæner. Når du bruger et sæt flere domæner, bør du have dem alle tilladt.
Egen SMTP på Easy Cloud er opnåelig, men den mest komplicerede af de tilgængelige løsninger. Det kan forårsage nogle begrænsninger, f.eks. automatisk levering af applikationsopdateringer.
Sådan løses det på serverløsning
Bare for at have denne artikel komplet, nævner vi, at løsningen på din egen server allerede kræver, at du konfigurerer din egen SMTP. Derfor har du højst sandsynligt allerede undgået dette problem. For en sikkerheds skyld vil du måske gerne bekræfte dine SPF-registreringer, at alle dine relevante domæner er tilladt.
