Sådan overvåger du dine teammedlemmers ydeevne i hjemmekontorets æra

Spørgsmål til at besvare dine behov og tvivl

Med folk, der arbejder hjemmefra behovet for et værktøj til at overvåge deres præstationer kan være legitimt. Ikke kun for dig selv at indsamle relevant information, der kan hjælpe dig med at komme med 'team-voksende' løsninger. Det er også dine kunder, der kan sætte spørgsmålstegn ved estimater, brugt budget og arbejdstimer for dine ressourcer. Det skal du være klar til understøtte dine udsagn med data.

På den anden side, folk nyder ikke at blive set under deres arbejde – både personligt og via digitale teknologier. Denne komplekse situation er udfordrende for projektledere – højst sandsynligt bliver du nødt til at finde på en løsning til præstationssporing.

Inden da, besvar disse spørgsmål for dig selv:

1. Ved jeg hvorfor og præcis hvilke data jeg vil spore?
2. Har jeg en 'implementeringsplan' for sporingsløsning – ved jeg, hvordan jeg skal forklare behovet for det til mine teammedlemmer?
3. Har jeg virkelig brug for et unikt overvågningsværktøj, eller er overvågningsfunktioner allerede en del af den PM-software, jeg bruger i øjeblikket med mit hold?

Vi mener, at en god løsning i de fleste tilfælde ville være at bruge robust projektstyringssoftware, der gør det muligt for alle, der arbejder på projektet, at spore deres timer.

"Den værste idé ville være at overvåge
dine medarbejdere uden deres viden."

Har du lyst til at være storebror? Vær forsigtig

Selvom overvågning af dine holdkammerater har noget at gøre med deres daglige aktivitet, handler det ikke om at installere CCTV i deres hjem og følge alle deres trin. Du skal tage hensyn til dataoverholdelse (og sund fornuft) – én ting er overvågning, og en anden er spionage. Så når du tilføjer et eksternt værktøj til at overvåge dit team, sørg for, at det er en GDPR-kompatibel.

Professionelle og etiske værktøjer fungerer normalt efter princippet om at overvåge tid, dine medarbejdere bruger på at bruge apps, der er relevante for deres arbejde mens de ikke graver i historien om deres internetbrowser.

En særlig dårlig idé ville da være overvåge dine folk uden deres viden. Følelserne af mistillid og paranoia vil alligevel opstå, men sådan her ville de også være legitime.

Et par ting at tænke på, når du implementerer et overvågningsværktøj:

• Gennemsigtighed – vær åben over for dine eksterne medarbejdere, og fortæl dem, at overvågningsaktiviteter kører.
• Underskrivelse af dokumenter – få dine overvågede medarbejdere en fuldt ud GDPR-kompatibel overvågningspolitik, og lad dem underskrive den, hvis de er enige
• Test og forklar – værktøjer er der ikke kun for at se, men også til at indsamle data, som du kan bruge til at flytte dit team i den rigtige retning. Vis resultaterne af overvågningen til dine holdkammerater regelmæssigt, fremlæg læringerne
• Optimer – Det kan også ske, at du ikke længere skal overvåge dit hold, eller at du skal ændre overvågningsindstillingerne. Sørg for, at de data, du indsamler, er relevante og giver mening for udviklingen af ​​dit team og projektleverance

"Sørg for, at du har et tilstrækkeligt projekt
administrationsfunktioner i din PM
software, der hjælper dig med at implementere
lære af overvågningsresultaterne."

Hvor meget tid bruger vi på selve arbejdet?

En typisk arbejdsdag er 8 timer lang. Men ved du, hvor mange timer du egentlig brugte på at udføre dit arbejde – på at arbejde med dine opgaver? Ifølge en nylig undersøgelse i Storbritannien, er en gennemsnitlig kontormedarbejder kun produktiv i mindre end tre timer af hans/hendes arbejdsdag. En anden studie fra USA viser, at det kun er en lille smule mere end fire timer. Når du arbejder hjemmefra, ville du forvente, at dette tal endda ville falde, da det for mange af os er et bijob at tage sig af husholdningen.

På den anden side vil mange teknikere og it-professionelle fortælle dig, at de nemt arbejder mere end 40 timer om ugen. Det skyldes ikke kun deadlines, men også fordi folk kan lide at udvikle nye løsninger – hvilket helt sikkert tager mere end din gennemsnitlige arbejdstid. At elske det, du laver, er en vigtig faktor.

Også med fjernarbejde er arbejdstiden ofte spredt ud over hele dagen og svarer ikke altid til '9 til 18' tidsplanen. Tænk på det, når du gennemgår resultaterne.

Værktøjer, færdigheder og fakta til at hjælpe med overvågning

For nylig har vi evalueret vores store undersøgelse* blandt projektledere og teamledere. Resultater? Tillid og ansvar viste sig at være de vigtigste elementer ved fjernstyring af projekter. Så for at overvåge dit team meningsfuldt og uden at være invasiv, er du nødt til det trin for trin, vind dine teammedlemmers tillid.

(*Bed om undersøgelsens komplette undersøgelsesrapport, vi sender det til din e-mail.)

En del af at opnå tillid er ved hjælp af visuelle PM-værktøjer til Forklar nemt dine holdkammerater, hvordan deres individuelle arbejde påvirker hele projektets fremskridt og hinandens opgaver. Her er tre konkrete råd:

1. Gør møder regelmæssige, tal om milepæle
   Intet som en god gammel intuition baseret på øje-til-øje kommunikation vel? Tal med dit team ikke kun for at få information om opgavernes udvikling, men også for at holde dine kolleger på sporet. Hold disse onlinemøder fokuseret på at nå dine milepæle (her er en lille hjælper) og giv dine medlemmer plads til at præsentere de fremskridt, de har nået siden sidste møde. På denne måde er dit team motiveret til at bruge tid mere effektivt.
2. Spor tid, få målrettet indsigt
   Sporingstid er afgørende, men uden en evaluering har den ingen merværdi. Men med en sæt af tidsregistreringsværktøjer (såsom tidsrapportdashboard eller timesedler til ugentlig rapportering) inde i din PM-software, får du relevante data, der gør dig i stand til at planlægge bedre, skabe mere nøjagtige pris- og tidsestimater for dine kunder og også optimere tiden for dit team.
3. Kontrol og rapportering
   Da du ikke ønsker at være bundet til din skærm og følge dine teammedlemmers præstationer i realtid, så brug projektledelse funktioner, der gør arbejdet for dig , advare dig, hvis noget går galt (eller særdeles godt). Visualiser tilgængelige statistikker i form af grafer og diagrammer ved hjælp af rapporteringsværktøjerne, så det er nemmere at forstå produktivitetstoppene og hullerne.

Afslutningsvis

Overvågning af dit teams produktivitet er en legitime skridt, ikke kun i post-COVID-æraen. Men du skal bruge professionelle, GDPR-kompatible værktøjer frem for invasive apps. Også da tillid og ansvar viste sig at være de vigtigste elementer i fjernstyring af projekter, skal du fortælle dine kolleger om overvågningen. Dette vil fjerne deres potentiale frygt for overvågning og forklar fordelene for dem, mens de holder deres privatliv 100 % sikkert. Overvågning uden opfølgning på resultaterne har dog ingen merværdi få mest muligt ud af overvågningsresultaterne, skal du forbinde de udgående data med et sæt af dine projektstyringssoftwareværktøjer.