Projektbeslutningstagning: Sådan gør du det bedre

Her er en masse ideer til, hvordan du afdækker fakta bag den vanskelige situation, du kan komme i, og hvordan du kan bruge dem til din fordel. Og endelig, hvordan man træffer en god beslutning.

Først skal du køle ned. For det andet, få data

At træffe en beslutning er ofte nervepirrende og kan nemt lede dig ud i overtænkning og "negativ zooming", så på et tidspunkt begynder alle beslutninger at virke dårlige, og du mister evnen til at vurdere dem objektivt. Sandheden er anderledes – når først du har taget beslutningen, kan du trække vejret igen og organisere de trin, der følger. Der er altid en risiko forbundet med beslutningen, og som – vi gerne sige – risikostyring er en del af god projektledelse. Men uanset om det er dit team, projektøkonomi eller fremskridt i arbejdet med projektet, så tænk altid på disse fire:

1. Definer og præsentere situationen

Saml alle oplysninger om dit problem. Giv dine interessenter og teamet et klart overblik over, hvad der foregår med dit projekt. Forklar, hvad der har ført dig – og projektet – til denne situation, og hvad du planlægger at gøre ved det.

2. Definer evalueringsteamet

Skab et team, der vil udforske og udvikle dine løsningsforslag. Forklar hvert medlem af dette team, hvad hans/hendes rolle er i denne proces – nogen vil vurdere dine ideer i form af ressourcer, andre fra et økonomisk synspunkt osv.

“Et uvurderligt råd – forbedre din
Evalueringsteam med en projektleder
som har været i en lignende situation før."

3. Vurder dine muligheder

Med et tilstrækkeligt udbud af data fra individuelle medlemmer af evalueringsteamet kan du derefter anvende en af ​​evalueringsmodellerne til at vælge den endelige beslutning (f.eks. SWOT-analyse, Maslows pyramide eller Pareto-princip 80/20).

4. Sæt vinderløsningen ud i livet

Bare fortsæt, som om du startede et helt nyt projekt. Brug WBS-værktøjet, tildel opgaver direkte, og projicer individuelle opgaver i et Gantt-diagram. Hold styr på, hvordan den kritiske situation har ændret sig og udviklet sig som følge af din beslutning.

Typiske situationer, når der skal træffes en beslutning, er afgørende

De mest indflydelsesrige - og ofte de sværeste beslutninger er gentagne gange relateret til en af ​​følgende: ressourcer (menneskelige, materielle eller begge dele), projektøkonomi (budget) og omfanget af arbejdet. Du vil højst sandsynligt følge ovennævnte proces i dem alle, men du har muligvis brug for forskellige værktøjer i de enkelte trin. Her er oversigten.

1. Beslutningstagning relateret til ressourcer

Ressourcer er nøglen. Derfor er der bag (næsten) ethvert mislykket projekt mangel på kompetencer og ressourcer. Du kan ikke læse dette i mange blogs på tværs af nettet, men nogle gange – især når man lider af mangel på ressourcer – er det endnu bedre ikke at starte et projekt end at begynde det arbejde, der kun vil føre til skuffelse. Men hvordan træffer man JA eller NEJ beslutningen?

Uanset hvor stor din virksomhed eller teamet er, skal du først tage en overblik over ressourcerne og udnyttelsen af ​​deres tid i den nærmeste fremtid. Så snart du ser arbejdsgangen for dine potentielle ressourcer, bliver det meget lettere at tage beslutningen om at hoppe ind eller forlade et nyt projekt. Det samme gælder for situationen, hvis en eller flere af dine ressourcer forlader teamet – hvilket alle projektledere før eller siden vil opleve. Det vigtigste er at tage en hurtig beslutning om, hvordan man kommer videre.

Med den omfattende Ressourcestyringsoversigt i Easy Project ser du hurtigt en farvebaseret visualisering af hvor mange og hvilke ressourcer der er tilgængelige på tværs af virksomheden (eller hold), med hvilken kompetence, og i hvilken periode.

“Et anstændigt projektstyringsværktøj hjælper dig
ikke kun med at organisere dit arbejde. Det vil
også afdække vejen til en god beslutning."

2. Beslutningstagning relateret til projektøkonomi

Penge er helt klart en stor forskel. For at se, om projektet betaler sig, skal du se grundigt på dets data. En gruppe af økonomistyringsværktøjer vil komme i hånden – som f.eks Gant-diagrammets cashflow-visualisering. At holde sig til data er også det, du vil gøre, når der opstår en situation, uanset om du skal fortsætte i projektet eller ej. Til dette er omkostningsfordelingsstrukturen (CBS) vil hjælpe dig enormt.

3. Beslutningstagning i forhold til arbejdets omfang

Hvad de fleste projektledere finder nyttigt, er at komme tilbage til det grundlæggende ved at at nedbryde projektet i mindre dele. Det skyldes, at hvert projekt er en levende organisme og består af små projekter for sig selv. Så hvis der er en specifik situation i din projektledelse, som kræver en solid beslutning, så tøv ikke med at a) gå tilbage til din allerførste arbejdsnedbrydningsstruktur (WBS) af projektet for at se, om du kan trække ideer frem fra det første mindmap og b) Gentag WBS i henhold til den aktuelle situation. Du ville blive overrasket over, hvordan det pludselig kan ændre dit synspunkt på perspektivet af værker, der venter forude.

Konklusion

Gode ​​beslutninger er baseret på erfaring, intuition og data. Og gode projektledere tager ikke kun beslutningen, men også ansvaret for den. Der er tid til at tage en beslutning under og endda før start af et nyt projekt – Skal jeg/mit team/min virksomhed deltage i dette projekt, eller ej? For at svare rigtigt skal du bruge et sæt projektstyringsværktøjer til kontrol som vil føre dig til bedre beslutningstagning. Undervurder ikke kommunikationens kraft og forklar din beslutning til dit team med hver eneste beslutning om projektet.