Projektledelsestrekant i praksis: Sådan balancerer du det

Teorien er fin, men lad os se på praksis

Jeg har lavet en masse projekter i min karriere, og så ved jeg, at teorien om triple-imperativ er én ting, men i praksis, det ofte ser meget anderledes ud. Hvis du ikke kender teorien om omfang, tid og ressourcer (omkostninger), så tag et hurtigt kig link..

Men lad os nu gå til øvelsen! Det er her, jeg konstant skal stille spørgsmål som: hvordan balancerer jeg dette, hvad skal jeg bakke ud af, hvad og hvornår jeg skal prioritere noget, hvilke projekter skal jeg være opmærksom på for hver parameter, og hjælper et værktøj mig med at gøre det her? Det afhænger altid af projektfasen.

En projektleder er som en vippe

Projektledere har til opgave at afbalancere projekt trekant, Også kendt som tredobbelt begrænsning, som består af rækkevidde, tid og ressourcer . Projekttrekanten danner grundlag for ethvert projekt, og en projektleders opgave er at sikre, at projektet bliver i dem.

Der er dog ikke mange projekter, der ender til tiden, inden for budgettet og inden for det planlagte omfang. For at være ærlig, hvor ofte gør du det formår at vedligeholde alle disse tre komponenter på én gang? Det skyldes, at der er mange faktorer, der kan påvirke et projekt. 

For at sikre, at projektet forbliver på sporet, skal projektlederne prioritere afhængig af projektets fase. Jeg går oftest frem som følger:

• Under planlægningsfasen , rækkevidde af projektet er hovedfokus. Projektledere skal sikre, at projektets mål, målsætninger og leverancer er veldefinerede og stemmer overens med interessenternes forventninger.
• I gennemførelsesfase, hovedfokus flyttes til budgettet. Penge er livsnerven i ethvert projekt, og projektledere skal sikre, at projektet holder sig inden for budgetmæssige begrænsninger. Det betyder nøje at overvåge udgifter, identificere omkostningsbesparende tiltag og sikre, at ressourcerne bruges effektivt.
• Som deadline nærmer sig, kan projektledere blive nødt til at bakke op om projektets omfang for at sikre, at det bliver gjort til tiden. Dette kan involvere at træffe svære beslutninger, såsom at prioritere visse opgaver frem for andre eller omfordele ressourcer.

Et praktisk eksempel fra Easy Software

Sidste år havde vi mulighed for at arbejde på et nyt applikationsdesignprojekt. Vi startede med at opsætte projektets omfang, som hjalp os med at definere grænserne. Det er altid vanskeligt, fordi dit hoved begynder at løbe og tænker "Vi kan også gøre denne ekstra ting", men du skal være realistisk. Sjov oplevelse: som en tommelfingerregel, IT-projekter er normalt 2 til 5 gange større end oprindeligt forventet.

Under udførelse fase, vi avancerede emne efter emne, mens vi var tæt på overvågning af tidsforbruget da vores ressourcer var interne. Men mod slutningen af ​​projektet, vi stod over for en hård beslutning omkring omfanget som vi nødvendig for at afslutte projektet til tiden på grund af andre projekter på køreplanen. Til sidst fik vi lavet de nødvendige tilpasninger, og projektet blev en succes. Jeg håber! 

Øvelse gør mestre

Det er vigtigt at huske, at projektledelse er en balancegang. Der er ingen ensartet tilgangog projektledere skal være fleksibel og omstillingsparat til skiftende omstændigheder. De skal have en dyb forståelse af projekttrekanten og være i stand til at træffe informerede beslutninger baseret på projektets nuværende fase.

I sidste ende, projektledelse er en færdighed der kræver en kombination af teknisk viden, lederevner og evnen til at balancere konkurrerende prioriteter. En god projektleder kan navigere i projekttrekanten og levere et vellykket projekt, selv når han står over for uventede udfordringer. 

Hvordan Easy Project kan hjælpe dig

Her er nogle tips til, hvordan et projektstyringsværktøj kan hjælpe dig med at balancere tid, omfang og ressourcer: 

• Work breakout structure (WBS) – Det viser opdelingen til de mindst mulige opgaver og leverancer og hjælper dig med at holde alt i syne. I planlægningsfasen kan du se omfanget, og i løbet af udførelse, Kan du ændre hver leverance.
• Budgettering – Projektteamet kan spore deres timer, mens de arbejder på projektet, i Easy Project kan du ikke kun se antallet af timer brugt på projektet, men også konverteringen til penge. Denne funktion hjælper dig med at holde styr på budgettet.
• Gantt kort – Her kan du se status for opgaver, hvad der går godt, og hvad er det ikke bliver leveret til tiden. Ud fra det kan du se hele basislinjen. Dette er vigtigt under implementeringen og især når deadline nærmer sig.