Sådan implementerer du en PM-software: tips fra vores seniorkonsulent

Hvilke situationer vil du møde?

Gennem de seneste 16 år er vi stødt på mange situationer, som virksomheder oplever, når de implementerer et projektstyringsværktøj. Vores seniorkonsulent Dalibor Vasek har sammensat de 8 mest almindelige situationer for dig, så du kan eliminere dem lige fra starten!

Forstå hvad du har brug for

Ikke at vide, hvad du har brug for – Vores kunder ønsker ofte et projektstyringsværktøj, men tænk ikke om hvilket firma afdelinger vil bruge det, Hvilket funktioner er nødvendige, om man skal have en ansøgning på deres server eller på offentligheden Cloud og meget mere. Overvej dit teams specifikke behov og de typer projekter, du skal styre. Glem heller ikke andre afdelinger som marketing, økonomi eller salg, hvis du ønsker at styre alle processer i ét værktøj. Dette vil hjælpe dig med at bestemme hvilken software vil passe bedst til din virksomhed. Hvis du ikke er sikker, så fortvivl ikke, vi er her for at hjælpe.

Undersøg fordelene ved værktøjet

Forstår ikke fordelene ved værktøjet – Det sker ofte, at en topchef køber værktøjet, men administratoren er en anden. Dette fører til en ufuldstændig forståelse for behovene. Sørg altid for, at din administrator kender fordelene og funktionerne ved dit værktøj. Easy Project kan hjælpe dig med bedre kommunikation, gennemsigtighed, øget produktivitet og bedre organisation. Det er et tilpasningsdygtigt værktøj med mange tilpasningsmuligheder, men hvis din administrator ved det ikke om disse fordele, så er det dig vil ikke bruge værktøjet til sin potentiale.

Udhold forandringen

Modstand mod forandring – Medarbejdere føler ofte usikker når noget ændrer sig. De ved, at de skal lære en ny arbejdsgang og have træning til det, og nogle af dem har en vis tilknytning til gamle redskaber eller måder at arbejde på. Forandring er vigtig for at komme videre, men først, glem ikke at forberede dine medarbejdere på det. Forklar, motiver og vis dem, hvordan det nye værktøj kan være til gavn for dem.

Inddrag nøgleinteressenter

Manglende involvering af centrale interessenter og alle brugere – Situationen er altid anderledes, alt efter om ideen kommer fra den administrerende direktør, PMO, eller en anden. Men i alle tilfælde skal du involvere alle interessenter, ledelse, projektledelseskontor og projektledere, og glem ikke de mennesker, der træffer finansierings- og investeringsbeslutningerne (CFO eller økonomichef), og dem, der vil hjælpe dig med den tekniske opsætning (CTO eller administratorer). Igen taler vi om kommunikation og forklaring af fordelene, men også den risici og muligheder. Når du beslutter dig for det implementere et nyt værktøj, det er vigtigt at kommunikere det til alle brugere. De skal forstå fordelene ved det nye værktøj, og hvordan det vil påvirke deres arbejde. Klar kommunikation om årsagen og implementeringsprocessen kan hjælpe med at afhjælpe bekymringer. Denne kommunikation bør være styret ligesom et projekt. Så du kan bruge Easy Project for allerførste gang.

Tænk realistisk

Urealistiske ønsker og forventninger – Intet værktøj kan alt. Det er godt at lave research på, hvilket værktøj der vil opfylde dine behov bedst muligt og ved hvad den er i stand til.

Forbered dig på en langsigtet implementering

Den indledende entusiasme svinder – Implementering er ikke en sprint, det er mere et maraton. Alle er spændte fra starten, men efter et par uger forsvinder det, og implementeringsprocessen bliver muligvis aldrig afsluttet. Vores anbefaling er at styre det som et projekt. Indstil timings og milepæle, og opdel arbejdsmængden i separate opgaver i WBS. På denne måde kan du beholde både din energi og entusiasme og balancere den med andre virksomhedsprioriteter.

Vær ikke bange for datamigrering

Frygt for datamigrering – Hvis du allerede bruger et projektstyringsværktøj eller andre systemer, er denne del noget for dig. Du kan være bekymret for, at data vil gå tabt eller blive ødelagt under migreringen, hvilket fører til potentielle forsinkelser og tilbageslag i projektet, eller at dataoverførslen ikke vil blive fuldført. Men er det den rigtige løsning at fortsætte med at bruge et værktøj, der ikke tjener dig? Det kan betale sig at prøve et nyt værktøj – især når vi er her for at guide dig igennem det hele data migration behandle for at sikre alt går glat.

Inddrag også fagfolk

Problemer med opsætning af værktøjet uden professionel hjælp – Ofte er der en entusiast i virksomheden, der har lyst implementere alt af sig selv. Efter vores erfaring er dette fint i store virksomheder, hvor der er særlige afdelinger for det. Men hvis du arbejder i en lille virksomhed, hvor du har andre dagsordener, tager det meget tid, og når du løber ind i et problem, kan du blive hængende. Kunder vil normalt gerne spare penge på denne måde, men i sidste ende kan de nemt miste dem, hvis implementeringen går galt. Det er altid bedre at få rådgivning fra fagfolk for at spare din tid og nerver.

Læs implementeringshistorierne

Sådan fungerer implementeringen

Vores team af konsulenter hjælper dig med at opsætte værktøjet, hvilket sparer dig tid og ressourcer, så du kan komme i gang med det samme. Vi tilpasser Easy Project til strukturen i din organisation og din arbejdsgang og gør din virksomhed mere effektiv.

Vi anbefaler omfanget af implementeringen afhængig af kompleksiteten af ​​din løsning. Dette kan være alt fra værktøjsopsætning og procesrådgivning til slutbrugertræning og integrationsanalyse.

Opdag mere

Konklusion

Implementering af projektstyringssoftware i en virksomhed kan i høj grad forbedre effektiviteten og effektiviteten af ​​dit team. Træn dit team ved at vælge den rigtige software, overvågning og vedligeholdelse af softwaren, kan din virksomhed opleve en betydelig stigning i produktivitet og samarbejde. Husk, det er vigtigt ikke at undervurdere implementeringen, bevar din entusiasme hele vejen igennem og anbring eksperter for at spare virksomhedens penge og tid.