Start det projekt eller ej? Sådan finder du ud af et projekts økonomiske potentiale takket være omkostningsanalyse

For at gøre det umagen værd at investere tid og energi i et projekt, skal du være sikker på, at det ikke kun bliver rart, men også giver overskud. Og en omkostningsanalyse hjælper dig med at sikre det lige fra starten.

Hvad er en omkostningsanalyse, og hvorfor du bør gøre det

For at sige det kort er det en sammenligning af projektomkostninger og indtægter, som projektet vil tilføre virksomheden efter dens succesfulde levering. Det vil være nyttigt, især til små og mellemstore projekter, som ikke tager for lang tid at gennemføre.

For at sikre, at du vedligeholder sund pengestrøm, skal du tænke både på indtjeningen og den returperiode. (For at undgå at gå konkurs, mens du venter på, at fakturaerne bliver betalt - vær omhyggelig med at sætte forfaldsdatoen rigtigt!)

For at sige det kort: den største fordel ved omkostningsanalyse i projektledelse er det du får en systemisk tilgang hvormed du kan bestemme:

• Hvorvidt et projekt er økonomisk sundt, forsvarligt og gennemførligt og under hvilke betingelser,
• Gensidig sammenligning af projekters økonomiske potentiale, som vil hjælpe dig med at træffe beslutninger om projektportefølje.

Hvornår skal man udføre omkostningsanalyse

Naturligvis før du giver holdet grønt lys. Men pas på - da projektet er i konstant udvikling, du bør opdatere analysen regelmæssigt. Især hvis du styrer projektet ved hjælp af agile metode og nye opgaver og output står i kø på vejen til det endelige produkt.

I dette tilfælde er det meget muligt, at resultatet af analysen vil svinge. Sæt derfor en grænse (i procent) for at definere, hvad der blot er en afvigelse i beregningerne under det almindelige tjek, og hvornår det allerede er et advarselstegn på, at der er noget galt.

For at sikre, at dit projekt er så økonomisk sundt som muligt allerede i forberedelsesfasen, skal du bruge økonomiske styringsværktøjer – fortsæt i henhold til disse fem trin, inkl. omkostningsanalyse.

1. Forbered en arbejdsnedbrydningsstruktur – for at forberede en meningsfuld økonomisk planlægning for dit projekt, du skal først vide, hvad projektet består af. Indkald derfor dit hold, lave en fair WBS (Work Breakdown Structure) og opdel det store projekt i flere mindre leverancer.
2. Forbered en omkostningsfordelingsstruktur - tak til CBS (Omkostningsopdelingsstruktur), kan du se og administrere projektfinansiering i Easy Projects, inkl. specifikke opgaver, direkte fra perspektivet af det mindmap, du oprettede i det foregående trin.
   
3. Udarbejd projektbudgettet – her kan du se detaljeret forhold mellem og potentielle indtægter, takket være hvilket du enten kan indsende budgettet til ledelsen til godkendelse, eller diskutere dine bekymringer om værkernes tilbagevenden og ændre/afvise projektet.
4. Har din projektanalyse fungeret fremragende? Tillykke! Du kan nu starte forberede pristilbuddet til kunden.
5. Når prisen er godkendt, kan du begynde at arbejde på projektet. Så kommer løbende gradvis overvågning af projektfinansiering og efterfølgende opdatering af analyse i løbet af spurter.

Hvad med undtagelserne?

Der er nogle. For nogle projekter er det klart i begyndelsen af finansiel planlægning at udgifter vil overstige indtægterne væsentligt. Men i virkeligheden selv et tabsgivende projekt kan ses som en investering - især hvis vi ser det ud fra en langsigtet strategi.

For eksempel arbejder kreative bureauer normalt for forskellige non-profit organisationer eller velgørende organisationer for en symbolsk sum eller pro bono, men projekterne kan hjælpe med at forbedre billedet og skabe en mindeværdig og kraftfuld kreativ. Dette kan så bringe nye kunder til bureauet.

Udbud er et godt eksempel – kunden sætter ofte meget stramme deadlines. Som kompetent projektleder skal du find ressourcer hurtigt og lav et flashprojekt. Belønningen for at deltage i udbuddet er normalt symbolsk (eller endda ingen), og selve "udbuddet" er således meget ufordelagtigt set ud fra en omkostningsanalyse.

Men når du slår konkurrenterne med dine ideer og løsninger, får du ikke kun en ny finansieringskilde, men også muligheder for virksomhedsvækst og alle teammedlemmer.

Resumé

En cost-benefit-analyse bør være en af ​​de fem nødvendige trin for projektets økonomiske sundhed. En dygtig projektleder er ikke kun "opgavens udfører", men tænker på de økonomiske og strategiske fordele ved projektet allerede inden arbejdet går i gang.

For at udarbejde en ærlig, databaseret analyse er det nemmest og mest effektivt at bruge sammenkoblede projektstyringsværktøjer - især WBS og CBS. Selvom analysen viser sig godt for dit projekt, skal den gentages og opdateres, især for projekter, der styres ved hjælp af den agile metode.